طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية ليس بالأمر الصعب على الإطلاق، ويحتاج الكثير من الأشخاص دائمًا إلى كتابة خطاب رسمي إلى جهة رسمية أو جهة حكومية معينة، لإنجاز أمر معين أو تقديم شكوى أو طلب.

وفي هذا المقال على موقعنا نشرح بالتفصيل كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، بالإضافة إلى عرض كل ما يتعلق بالخطابات الرسمية مثل أنواعها وأهميتها، لتعم الفائدة والفائدة لجميع القائمين على الموقع. متابعون.

أقدم لك أيضًا: كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية

كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية

لكي تتمكن من معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية، عليك أولاً معرفة ما هو الخطاب الرسمي وما هي أنواعه، كما يلي:

تعريف الخطاب

الرسالة بشكل عام هي رسالة أو إجابة يرسلها شخص إلى شخص آخر أو جهة معينة. هناك أنواع متعددة من الرسائل، ويختلف أسلوب كتابة الرسالة حسب المناسبة والغرض منها.

الخطابات الحكومية الرسمية

الخطاب هو خطاب مكتوب يقدمه الشخص إلى جهة أو شركة حكومية رسمية للحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب محدد. يتم اتباع بعض الخطوات الأساسية لكتابة المقال بشكل صحيح. كما يفضل اتباع شكل محدد في كتابة الرسالة، وخاصة الرسائل الرسمية المرسلة إلى جهة رسمية.

أحيانًا يحاول الشخص كتابة الرسالة الرسمية بنفسه، لذلك يجب أن يكون على دراية بأكثر من صيغة للكتابة، وفي أحيان أخرى يبحث عن شخص متخصص لتقديم المساعدة له، مثل المحامين وكتاب العدل وغيرهم.

هل تعلم: كيفية كتابة السيرة الذاتية للخريجين الجدد

تنسيق الرسالة الرسمية

1. يجب عليك إحضار ورق عادي أبيض أو أصفر، أو ورقة تحتوي على شعار الجهة الحكومية أو الشركة المرسل إليها الخطاب.
2. يمنع منعا باتا وضع أي رسومات أو أشكال في محتوى الرسالة.
3. من الأفضل أن يكون الخطاب الرسمي مكتوباً ببرنامج Word، وأن يستخدم خط Arial مقاس 16.
4. إذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد، فيجب كتابتها باللون الأزرق، وتجنب استخدام القلم الأسود، لتسهيل التمييز بين الرسالة الأصلية والصور.
5. ويجب أن يكون التباعد بين كل نقطة والتي تليها بين نصف سطر وسطر واحد.
6. يجب أن يبدأ الشخص بالكتابة من منتصف الورقة العادية، دون إضافة أي إطارات أو إطارات، للحفاظ على الشكل الشكلي للرسالة.
7. ويجب أن تبدأ الرسالة بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وتنتهي بجملة شكر، مثل: جزيل الشكر والتقدير لك. ويجب بعد ذلك إضافة التوقيع وتاريخ كتابة الرسالة.

لا تفوت التعرف على: كيفية كتابة الخبرات العملية في سيرتك الذاتية

كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية

هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية للجهات الحكومية، وهي:

رأس

يجب كتابة عنوان الشخص الذي يرسل الرسالة في أعلى الورقة، مع مراعاة الترتيب، حيث يتم كتابة اسم الشارع أولاً، ثم في السطر التالي يتم كتابة اسم المدينة، ثم الرمز البريدي.

أما إذا كان الشخص الذي يرسل الرسالة الرسمية يسكن في الريف فيجب ذكر القرية، ثم المدينة التي تنتمي إليها، ثم يكتب تاريخ كتابة الرسالة على اليسار في أسفل الصفحة، حيث يجب كتابة التاريخ كاملاً (اليوم، الشهر، السنة).

العنوان الداخلي

يتم كتابة عنوان المرسل إليه مع مراعاة ترك مسافة كافية بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويتم كتابة اسم الشارع، مع ضرورة ذكر اسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها الشخص المرسل للرسالة.

تحيات

ويجب كتابة تحية افتتاحية أسفل العنوان تقريباً بسطرين مثل السيد المدير، تحياتي، وبعد… وغيرها من الكلمات التي تعبر عن التحية والسعادة والتقدير أثناء كتابة الرسالة الرسمية.

محتوى الخطاب

محتوى الرسالة هو المحتوى الذي يرغب المرسل في توضيحه للجهة الرسمية أو المؤسسة الحكومية مثل الشكاوى وغيرها، ويتم كتابة نص الرسالة بعد التحية بسطرين.

يجب أن يكون الخطاب مكتوباً بطريقة سهلة وبسيطة، ويجب أن تكون الأفكار واضحة وتسلسلية، بالإضافة إلى الحرص على كتابة الخطاب بشكل مقنع وغير مفترض، بالإضافة إلى الوضوح في الكتابة، وترك مسافة بين الجملتين. كلمات لتسهيل القراءة.

خاتمة

ويجب إضافة جملة ختامية تشير إلى نهاية الرسالة. ويجب أن تتضمن الخاتمة بعض كلمات الشكر والتقدير لمتلقي الرسالة الرسمية، مثل: جزيل الشكر والتقدير لك، أو لك خالص الشكر، وغيرها من عبارات الشكر التي توضح للقارئ أن الرسالة قد انتهت.

التوقيع أو الختم

يتم كتابة توقيع مرسل الرسالة الرسمية أو وضع الأختام الرسمية بعد الخاتمة بحوالي ثلاثة أسطر، حيث يكتب المرسل اسمه الكامل، ثم يقوم بوضع التوقيع.

التاريخ

يجب كتابة تاريخ إرسال الرسالة بالتفصيل (اليوم، الشهر، السنة).

نموذج خطاب رسمي لشركة

• السلام عليكم ورحمة الله وبركاته إلى حين…
• إلى السيد …
• بعد التحية،
• محتوى الرسالة الرسمية.
• ولكم جزيل الشكر والتقدير.
• ارسلتها لك…
• ضع توقيعك أو ختمك في الأسفل.
• التاريخ الكامل مع اليوم والشهر والسنة.

إقرأ أيضاً: نموذج رسالة اعتذار للمدير

أهمية الرسائل الرسمية

• للخطابات بشكل عام أهمية كبيرة في حياتنا اليومية سواء على المستوى الوظيفي أو المستوى الاجتماعي على حد سواء.
• يعد الكلام أحد أهم وسائل التواصل بين الأشخاص والمنظمات.
• وتعتبر الرسالة الوسيلة المثالية للتعامل الرسمي بين المؤسسات الحكومية، أو التعامل بين الفرد والمؤسسة التي يعمل بها، خاصة عند تقديم طلب أو شكوى محددة.
• تساعد الرسالة الرسمية على توفير المزيد من الجهد والوقت وتقريب المسافات.
• يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من المستندات التي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
• الكلام هو وسيلة للإعلان عن شيء ما، وهذا واضح جدًا في الرسائل التجارية.

أنواع الرسائل الرسمية

تنقسم الرسائل الرسمية إلى نوعين فقط، وهما كما يلي:

خطاب تجاري

• يستخدم الخطاب التجاري في بعض الأغراض التجارية، مثل الإعلان عن منتج أو سلعة معينة. ويتميز هذا النوع من الكلام بأنه يستخدم في الأمور الإعلانية للمؤسسات والشركات.
• يحتوي الخطاب التجاري أعلاه على “الترويسة” التي تتضمن جميع المعلومات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة، مثل الاسم والموقع ونوع النشاط التجاري ورقم السجل التجاري ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وصندوق البريد وشعار الشركة .

خطاب إداري رسمي

• أما الرسالة الإدارية الرسمية فهي رسالة تتعلق بالأمور الوظيفية داخل المؤسسة أو صاحب العمل، وتتضمن التعليمات العامة والمعارض والقرارات الصادرة عن الإدارة وغيرها من الأمور.

اقرأ هنا عن: كيفية كتابة تقرير بشكل صحيح، خطوة بخطوة

نصائح لصانعي المال عند كتابة خطاب رسمي

• يجب اتباع صياغة واضحة ودقيقة أثناء كتابة خطاب رسمي.
• ويجب أن تكون المعلومات الواردة في نص الخطاب صادقة، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
• يجب على مؤلف الخطاب الرسمي أن يلتزم بالموضوعية ويتجنب تمامًا المصطلحات الأدبية والزخارف الفاخرة.
• يجب اتباع أسلوب مختصر عند كتابة الرسالة الرسمية، بشرط ألا يؤدي ذلك إلى تشويه المعنى العام للرسالة.
• يجب أن تكون الرسالة الرسمية مكتوبة بأسلوب مقنع، مع تجنب إظهار العواطف والمشاعر كتابياً.
• في حالة كتابة خطاب رسمي كرد على رسالة سابقة، يجب على الكاتب أن يذكر بإيجاز رقم تلك الرسالة وتاريخها ومحتواها.
• ويجب ترتيب الأفكار وتنسيقها بشكل واضح، مع الأخذ في الاعتبار أن يتم الانتهاء من الفكرة الأولى أولاً وشرحها جيداً، ثم الانتقال إلى الفكرة الثانية، وهكذا.
• في حالة الرد على رسالة رسمية تحتوي على أفكار متعددة، يجب الرد على الرسالة عن طريق تسلل الأفكار حسب التسلل الموجود في الرسالة الرئيسية.
• يجب عدم إضافة أي إطارات أو إطارات عند كتابة خطاب رسمي في برنامج Word.
• يجب وضع الأختام أو التوقيع الشخصي في أسفل يمين الورقة، لإعطاء الرسالة مظهراً رسمياً.

وفي نهاية المقال عن كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية بحيث يؤخذ بعين الاعتبار، نود أن نكون قد وفقنا في تقديم موضوع مميز وشامل، حيث استعرضنا الخطوات التي يمكن اتباعها للكتابة خطاب رسمي إلى جهة رسمية محددة، وانتظروا مقالات جديدة قريباً، كما يمكنكم المشاركة معنا في المقال من خلال التعليقات. .