نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية

نموذج رسالة رسمية إلى جهة حكومية ونصائح لكتابة الرسائل بالصيغة الرسمية. حديث الرحلة اليوم على موقعنا هو نموذج لخطاب رسمي لجهة حكومية، أين على الرغم من التطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم كل يوم، إلا أن الرسائل تمكنت من الحفاظ على أهميتها ومكانتها في مختلف شؤون الحياة، حيث لا تزال كتابة الرسائل وسيلة تواصل بين الناس بالإضافة إلى الاعتماد عليها بشكل كامل من قبل الجهات الحكومية.

وأقدم لك اليوم أيضًا: كيفية كتابة الرؤية والرسالة والأهداف والفرق بينهما

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

قبل أن تقوم بكتابة خطاب رسمي إلى إحدى الجهات الحكومية، يجب عليك أولاً معرفة بعض المعلومات حول الرسائل بشكل عام. يمكن تعريف الحروف على النحو التالي:

• الرسالة هي وسيلة من وسائل التواصل الإنساني، ويمكن القول إنها مجموعة من الحروف والكلمات المرتبطة ببعضها البعض في المعنى من أجل تكوين معنى محدد.
• الرسالة هي رسالة أو محادثة مكتوبة بين طرفين أو أكثر. قديماً كانت الرسالة هي وسيلة التواصل الوحيدة بين الأفراد قبل ظهور التكنولوجيا الحديثة.
• حيث تم كتابة الرسالة أو طباعتها على الورق ومن ثم إرسالها إلى الشخص المراد إرسال الرسالة إليه عبر البريد.
• مع التطور الهائل في عالم التكنولوجيا ظهر ما يعرف بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من الأساليب التكنولوجية التي ظهرت مؤخرا من أجل التواصل مع الآخرين، مما أدى إلى تغيير طريقة كتابة الرسائل .
• ومع ذلك، لا يمكننا أن نتجاهل أهمية كتابة الرسالة، حيث ستظل لها أهمية كبيرة في العديد من مجالات الاتصال اليومي، مثل الرسائل التي يتم إرسالها إلى الجهات الحكومية، والرسائل التي يرسلها البنك للعملاء، والرسائل المتعلقة قبول وظيفة جديدة، وغيرها من الرسائل.

أنواع الرسائل

هناك العديد من أنواع الرسائل المختلفة، ويمكننا أن نذكر أهم أنواع الرسائل كما يلي:

:1: الرسائل الرسمية

في اللغة الإنجليزية، يطلق عليه خطاب رسمي. ويتميز هذا النوع من الرسائل باتباع أسلوب وشكل محددين. تشمل الأمثلة رسائل العمل، بالإضافة إلى الرسائل الموجهة إلى أصحاب السلطة.

:2: الرسائل غير الرسمية

ويطلق عليها اسم الرسالة غير الرسمية باللغة الإنجليزية، ويتميز هذا النوع من الرسائل بعدم اتباع نمط أو شكل معين، حيث تحتوي هذه الرسائل على معلومات شخصية أو محادثة بين طرفين، ومن الأمثلة عليها الرسائل الموجهة إلى الأصدقاء والمعارف وغيرهم .

:3: رسائل الأعمال

في اللغة الإنجليزية، يطلق عليه خطاب الأعمال. ويتميز هذا النوع من الرسائل بإتباع أسلوب وشكل محدد، حيث تعتبر رسالة رسمية. تكون هذه الرسائل بين التجار أو رجال الأعمال وتحتوي على عرض أسعار لمنتج أو منتجات مختلفة.

:4: الكتاب الرسمي

ويسمى باللغة الإنجليزية بالخطاب الرسمي، ويتميز هذا النوع من الخطابات باتباع أسلوب وشكل محدد، كما يعتبر أيضًا خطابًا رسميًا، حيث يتم الاعتماد على هذا النوع من الخطابات لإبلاغ جميع الشركات بالمعلومات الرسمية.

تتضمن هذه المعلومات الرسمية قواعد وأنظمة الشركة وجميع الإجراءات المتبعة في الشركة، بالإضافة إلى أي معلومات أخرى تتعلق بالشركة.

:5: الرسائل الاجتماعية

في اللغة الإنجليزية يطلق عليها اسم Social Letter، وهي عبارة عن رسالة شخصية تكتب لمناسبة معينة. ومن الأمثلة على ذلك رسائل التهنئة، ورسائل التعزية، ورسائل الدعوة، وغيرها.

:6: الرسائل الدائرية

ويطلق عليها باللغة الإنجليزية Circular Letter، ويتم إرسال هذا النوع من الرسائل إلى عدد كبير من الأشخاص بغرض إعلامهم بمعلومة معينة ليكون الجميع على علم بنفس المعلومات، مثل تغيير العنوان، تغيير الإدارة، الخ.

:7: خطابات التوظيف

باللغة الإنجليزية، ويسمى خطاب التوظيف. يرتبط هذا النوع من الرسائل بالتوظيف، ومن الأمثلة عليها رسائل الترقية، وخطابات طلب الإجازة، وما إلى ذلك.

اقرأ أيضًا عن: نموذج سيرة ذاتية جاهزة لطلب وظيفة

نموذج رسالة رسمية إلى جهة حكومية والنقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسالة

يجب عليك التركيز على الأمور التالية عند كتابة خطاب رسمي:

• ركز على هدف الرسالة وأذكره في الفقرة الأولى من الرسالة.
• لا تحيد عن الموضوع الرئيسي للرسالة ولا تدرج مواضيع أخرى.
• ابتعد عن اللغة العامية.
• الاعتماد على الجمل القصيرة ذات المعنى القوي.
• تأكد من أن الرسائل قصيرة قدر الإمكان.
• التأكد من خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والنحوية.

لمزيد من المعلومات، تعرف على: قالب مفردات DOC وWord قابل للتحرير

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

أهم ما يجب اتباعه عند كتابة رسالة رسمية هو معرفة كيفية عرض الأفكار بشكل صحيح من خلال تنسيق الرسالة بشكل صحيح. يمكن اتباع الخطوات التالية لمعرفة كيفية إنشاء تنسيق جيد للرسالة الرسمية:

:1: العنوان

في اللغة الإنجليزية يطلق عليه عنوان (Heading)، ويحتوي على عنوان المرسل في الزاوية اليسرى أعلى الرسالة. كما أنها تحتوي على تاريخ إرسالها مع مراعاة عدم كتابة الاسم ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

:2: العنوان الداخلي

في اللغة الإنجليزية، يطلق عليه العنوان الداخلي. يحتوي العنوان الداخلي للرسالة على اسم وعنوان الشخص الذي يتلقى الرسالة. يمكن استخدام عنوان الشخص الذي يتم إرسال الرسالة إليه إذا كان اسم الشخص غير معروف.

يقع العنوان الداخلي للرسالة أسفل العنوان بحوالي أربعة أسطر، وذلك باستخدام برنامج كتابة النصوص.

:3: تحياتي

وفي اللغة الإنجليزية يطلق عليه التحية. موقع التحية في الرسالة هو سطر واحد أسفل العنوان الداخلي. ويتم اختيار التحية المناسبة بناء على معرفة الشخص الذي توجه إليه الرسالة.

عادة يتم كتابة عزيزي، ثم يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه الرسالة، ثم يتم وضع فاصلة (،).

:4: هيكل الرسالة

في اللغة الإنجليزية، ويسمى الجسم. نص الرسالة هو الجزء الرئيسي من الرسالة، وموقعه في الرسالة أسفل التحية بعد ترك سطر فارغ.

:5: الخاتمة والتوقيع

في اللغة الإنجليزية، يطلق عليه الإغلاق والتوقيع. خاتمة الرسالة هي نهاية الرسالة، وموقعها في الرسالة بعد ترك سطر فارغ بعد بنية الرسالة.

مع مراعاة كتابة جملة “تقبلوا فائق الاحترام والتقدير” تليها فاصلة (،)، أو كتابة جملة “أتمنى لكم أطيب التمنيات”، أو “تحياتي لكم”، ومن ثم المغادرة عدة أسطر فارغة وكتابة التوقيع.

لا تفوت التعرف على: كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية

أهمية كتابة الرسالة

• كانت كتابة الرسائل أمراً مهماً وأساسياً في كثير من البلدان، وخاصة في أوروبا وإمبراطورياتها، في القرن التاسع عشر، حيث ساعدت كتابة الرسائل على تأسيس نوع من التواصل العائلي والتجاري والدبلوماسي.
• أدى الإفراط في استخدام الحروف مع مرور الوقت إلى زيادة أهميتها في مختلف جوانب الحياة، خاصة بعد ظهور ظاهرة محو الأمية من خلال المدارس الاستعمارية، حيث أصبحت الحروف في ذلك الوقت شيئا لا غنى عنه.
• يمكن القول أن الرسائل أصبحت في وقت من الأوقات الوسيلة الوحيدة للتواصل مع مختلف الأشخاص والقادة. وكانت أيضًا وسيلة لطلب المساعدة الطبية وكانت وسيلة لتوضيح الأفكار الأيديولوجية وغيرها.

فوائد كتابة الرسالة

لكتابة الرسالة فوائد عديدة، ويمكن توضيح أهم هذه الفوائد فيما يلي:

• العمل على تنمية مهارات التفكير والإبداع ومعالجة الأفكار.
• تنمية مهارات الخط.
• الحفاظ على الكثير من الذكريات الملموسة للأفراد.

نصائح لصانعي المال يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية

• الوضوح والدقة في اختيار أفكار الكلام والكلمات.
• مع مراعاة مصداقية المعلومات المذكورة في الرسالة.
• الابتعاد عن الكلمات الأدبية والزخارف الشعرية والصور والحرص على الالتزام بالموضوعية.
• الإيجاز في الكلام بما لا يخالف المعنى.
• الاعتماد على الأسلوب الإقناعي والابتعاد عن الانفعالات الشخصية.
• في حالة الرد على خطاب رسمي يجب الإشارة إلى الكتاب بتاريخه ورقمه وموضوعه.
• ويجب اختيار أفكار الرسالة بعناية، مع مراعاة تسلسل الأفكار، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الفكرة الأولى مباشرة.

لقد تحدثنا عن كيفية إعداد نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية. بعد قراءة هذا المقال يمكنك كتابة رسالة إلى أي جهة حكومية بسهولة كبيرة، ونتطلع إلى متابعتك لنا في مقالات أخرى.