نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات

نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات متوفر من المختصين في الشركات. خطة العمل هي ورقة تتضمن تعريفاً لطبيعة العمل الذي تقوم به المنظمة والعاملون فيها، والأهداف المطلوب تحقيقها. ويتوافق ذلك مع جدول زمني محدد، ويتم كتابته على شكل مهام مع ذكر الموارد المتاحة لتنفيذها. هنا، يشرح صانعو الأموال نموذجًا لخطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات في هذه السطور.

نموذج لخطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات

يعتبر نموذج خطة العمل بمثابة إعادة صياغة لتذكيرك بالأهداف التي تسعى إليها الشركة بكافة فئاتها للوصول إلى هدف محدد لتطوير الأداء العام للشركة. نموذج خطة العمل لقسم تكنولوجيا المعلومات هو كما يلي:

أولاً: أهداف الخطة

هناك العديد من الأهداف التي تساعد الشركات من خلال تطوير قسم التكنولوجيا والمعلومات لديها ليتمكن من تمثيل خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات مما يساعد على تطوير الأداء العام للشركة ورفع كفاءة الموظفين. ويتم توضيح هذه الأهداف على النحو التالي:

أهداف ‫يتم إنجازه من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات

تحتوي هذه الخطة على العديد من النقاط التي يسعى قسم تكنولوجيا المعلومات في أي شركة إلى تحسين الأداء العام للموظفين داخل الشركة. إنشاء نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات على النحو التالي:

• القدرة على تحليل الأدوات وتطوير البرامج المساعدة التي تعمل داخليا إلكترونيا، ولا تحتاج إلى تثبيت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين، وتقدم خدمات سهلة للموظفين.
• تقديم الدعم الفني بطريقة آمنة وسريعة مع توفير أرشيف إلكتروني مباشر يربط بين جميع أقسام الشركة.
• التحكم في إدارة العهد (تسجيله، استلامه، تسليمه، ومراقبة حركاته) إلكترونياً.
• إرسال البريد الإلكتروني مباشرة وبسرعة.
• إدارة طلبات العمل إلكترونياً، بحيث يتم إرسال الطلبات في مواعيد محددة من قبل الرئيس المباشر أو من قبل الموظف نفسه للمتابعة في الوقت المحدد. ‫
• إنشاء واجهة خدمات لكل حاسوب في الشركة ليتمكن الموظف من استخدامها لطلب المساعدة أو البحث في الهواتف الداخلية وبرامج المساعدة الأخرى.
• إنشاء شبكة إلكترونية داخلية سريعة بين كافة الإدارات والأقسام مما يعمل على توفير مساحة تخزين مركزية أكبر للموظفين.
• تفعيل خدمة النسخ الاحتياطي لمعلومات القسم بطريقة آمنة ومجدولة في عدة أماكن آمنة داخل وخارج الشركة.

ثانياً: نقاط الضعف في قسم تكنولوجيا المعلومات

يوجد في كل منظمة العديد من نقاط الضعف التي تهدد الأنظمة التشغيلية المتوفرة داخل الشركة، وتظهر الضعف الموجود لدى موظفيها، ولإنشاء نموذج لخطوات العمل لقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة، تظهر هذه النقاط كما يلي:

• عدم وجود مبرمجين ذوي كفاءة عالية للقيام بمهام قسم البرمجة داخل الشركة. ‫‪
• – انخفاض عدد العاملين في قسم الدعم الفني وخاصة مشرفي الأقسام.
• – قلة الخبرة المطلوبة لدى العديد من الموظفين في الإدارات المختلفة.
• كثرة الموظفين في المكاتب لعدم وجود مساحة كافية لهم مما لا يحقق الراحة الجسدية والنفسية للموظفين، مع الإشارة إلى أن هناك موظفين ليس لديهم مكاتب للجلوس عليها.
• الانقطاع المستمر والمفاجئ للكهرباء وعدم وجود حلول بديلة لحفظ الأجهزة الرئيسية مما يؤدي إلى انقطاع الخدمات الإلكترونية للعملاء.
• هناك العديد من أجهزة الخادم العاملة في الشركة.
• عدم وجود مدير لقسم الشبكات يعمل على وضع الخطط والتحسين الدوري بالشكل المطلوب.

ثالثاً: تحسين الأداء

هناك العديد من الأساليب المستخدمة لتحسين وتطوير عمل الموظفين وخدمات الشركة لتوفير كل ما يطلبه العملاء من أقسام الشركة المختلفة. وهذه التحسينات هي كما يلي:

1- تحسين الأداء في قسم تكنولوجيا المعلومات

هناك العديد من الطرق والوسائل التي يمكن من خلالها تحسين العمل داخل الشركة مما يزيد من كفاءة الشركة بشكل عام. لتطبيق نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات للتحسين نتبع ما يلي:

• توفير فريق عمل قسم برمجة ذو كفاءة عالية للقيام بالتطوير في الشركة من خلال توفير مبرمجين متخصصين وتوظيف عدد من المتدربين المهتمين بهذا التخصص.
• إيجاد حلول بديلة لتوفير طاقة كهربائية مستقرة وغير متقلبة للخوادم وأجهزة الشبكات المتوفرة.
• تنظيم العديد من الدورات المتخصصة لعدد من الموظفين في مجال عملهم لتبادل الخبرات بين قطاعات الشركة المختلفة.
• يقوم بإخفاء عدد الخوادم المستخدمة واستبدالها بأخرى جديدة وتعمل بجودة أفضل. يمكّنك هذا من دمج أكثر من خادم قديم في خادم واحد جديد.
• استغلال شبكة الألياف الضوئية التي تربط جميع المباني في الشركة بالإمكانيات الجديدة التي تم توفيرها من المحولات والخوادم الجديدة للقيام بمزيد من التطوير داخل الشركة.
• البدء بإنشاء شبكات داخلية تربط بين الإدارات لتنظيم ومراقبة شبكة الشركة بالشكل المطلوب.
• استخدام التكنولوجيا الحديثة المتطورة في عملية تبادل الملفات وتوفير النسخ الاحتياطية مما يزيد من المركزية في إدارة الملفات.

2- معوقات تطوير قسم تكنولوجيا المعلومات

تواجه إدارة تقنية المعلومات العديد من المعوقات التي قد تقلل من كفاءة العمل والموظفين داخل الدائرة، لذا عند إنشاء نموذج لخطة عمل لقسم تقنية المعلومات لا بد من ذكر هذه المعوقات وهي كما يلي:

• الفشل في العثور على معدات الغرفة. مركز البيانات
• عدم تنفيذ الخطة الخاصة بمصادر الطاقة البديلة المتاحة.
• زيادة الطلب على تواجد الموظفين في الجانب الفني والبشري لتطوير العمل في قسم تكنولوجيا المعلومات.
• عدم إنشاء الدورات التخصصية المطلوبة للموظفين وعدم رغبتهم في الالتحاق بها.
• عدم حل مشكلة الحاجة إلى العمالة المطلوبة في الأماكن ذات الكفاءة الضعيفة.
• أجهزة الخادم المطلوبة غير متوفرة خلال الفترة المطلوبة في الخطة.

3- حلول لتحسين أداء قسم تكنولوجيا المعلومات

هناك العديد من الأهداف التي يسعى قسم تكنولوجيا المعلومات إلى تحقيقها، لذا لكي نتمكن من إنشاء نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات لا بد من توضيح الأهداف المطلوبة وهي كما يلي:

• زيادة المساحة المخصصة للإدارات لحل مشكلة الأعداد الكبيرة من الموظفين وجعل الموظفين يقومون بمهامهم بالشكل المطلوب خلال اليوم.
• العمل على استخدام الطاقة الشمسية في الشركة لتوفير مصدر بديل للطاقة وخاصة لأجهزة قسم تكنولوجيا المعلومات الحاسوبية الرئيسية لإنهاء مشكلة انقطاع الخدمة (الإنترنت والموقع الإلكتروني) عند انقطاع التيار الكهربائي.
• تحسين الأداء الوظيفي من خلال تقديم دورات متخصصة في مجال عملهم في كل قسم على حدة.
• توفير عدد 2 مبرمجين في قسم البرمجة ومهندس في قسم الشبكات و 3 مشرفين مختبر في قسم الدعم الفني داخل القسم.
• إجراء دراسة جدوى لشراء منتجات من شركة لديها القدرة على تحليل الشبكة الداخلية وتقييم المخاطر القادمة من الخارج. ‪
• تحويل جميع مواقع فروع الشركة إلى خادم ويب خاص داخل الشركة الأم بدلاً من وضعها على الإنترنت وتعرضها للاختراق.
• تجهيز غرفة خادم مركز البيانات بمواصفات عالمية وأنظمة أمن ومراقبة وإطفاء متخصصة لهذا النوع من الأجهزة.
• استخدام تقنية Hyper-V لتقليل عدد الخوادم المستخدمة في الشركة.
• جلب سيرفر جديد يضم كافة السيرفرات الحالية بداخله مما سيقلل عدد السيرفرات من 12 سيرفر إلى 4 سيرفرات بالإضافة إلى دعم الخدمة المستمرة حتى في حالة حدوث عطل في أحد السيرفرات العاملة بالشركة.
• مع مراعاة تحديث الأنظمة التكنولوجية باستخدام أحدث التقنيات في عملية زيادة المساحة التخزينية على الشبكة للموظفين والنسخ الاحتياطية.
• توفير خدمة الإنترنت للعملاء بشكل آمن بحيث يتم وضع العميل على الشبكة الداخلية فور الدخول.
• تطوير شبكة الشركة من خلال بناء نظام الشبكة الداخلية الافتراضية (VLAN) وتقسيم الشبكة إلى أربع شبكات افتراضية (شبكة الموظف، الشبكة اللاسلكية، شبكة الهاتف الأرضي) وأمن المعلومات.

رابعاً: استخدام التكنولوجيا لحل المشكلات

هناك العديد من التقنيات المتاحة التي يستطيع قسم تكنولوجيا المعلومات من خلالها وضع بعض الحلول للعديد من المشاكل التي تواجه الشركة وإداراتها. وتعتبر هذه التقنيات أحد عناصر نموذج خطة العمل لقسم تكنولوجيا المعلومات، وهي كما يلي:

تقنية حل المشكلات عن بعد

تستخدم هذه التقنية للتعامل مع قسم تكنولوجيا المعلومات، وإمكانية جعله مسيطراً على ربط جميع مباني الشركة ببعضها البعض دون الانتقال من مكان إلى آخر، حيث يكون الموظف متصلاً بكل ما يحتاجه…