نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة

قالب خطاب رسمي جاهز للطباعة له عدة نماذج وشكل محدد للكتابة نقدمه لكم في هذا الموضوع عبر موقعنا، حيث يحتاج الكثير من المتقدمين للشركات والمؤسسات حالياً إلى كتابة خطاب رسمي للشركة، ورسمي الرسالة هي رسالة موجهة إلى جهة حكومية محددة. هناك تنسيقات متعددة. للرسائل الرسمية التي تحقق الهدف المنشود بإرسالها إلى الجهات الحكومية.

الخطابات الحكومية الرسمية

الرسائل الرسمية نوعان، النوع الأول هو الرسالة الرسمية الموجهة من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى، والنوع الثاني هو الرسالة الرسمية الموجهة من الأشخاص إلى الجهات الحكومية.

كما يختلف محتوى الخطاب الرسمي، حيث أن هناك خطابات رسمية تكون لغرض تقديم شكوى، وهناك خطابات أخرى تكون لغرض استكمال الإجراءات الرسمية لإنجاز مهمة محددة.

أما بالنسبة لشكل الرسالة الرسمية فلا يختلف سواء كانت موجهة من جهة حكومية إلى أخرى، أو من شخص إلى جهة حكومية، حيث تتضمن الرسالة الرسمية في جميع حالاتها عناصر معينة يجب توافرها لتحقيقها الغرض من الرسالة.

لذلك يلجأ بعض الأشخاص إلى الأشخاص المتخصصين في كتابة الرسائل الرسمية بطريقة احترافية وصحيحة، مثل المحامين ذوي الخبرة في المجال، حيث أن عدم العثور على الشخص المناسب للمساعدة في كتابة رسالة احترافية، يؤدي إلى لجوء الشخص إلى الارتجال، مما يجعل الرسالة غير مناسبة ويفتقر إلى عناصر الاحتراف. ولا يعتبر في الدوائر الحكومية.

قالب خطاب رسمي قابل للطباعة

ونعرض في الفقرات التالية نموذج وشكل احترافي للرسالة الرسمية، حيث أن عدم احتوائها على بعض العناصر وعدم كتابتها بشكل رسمي معين قد يؤدي إلى عدم الاعتراف بها من قبل بعض الجهات الحكومية. وفيما يلي نقدم نموذج لرسالة رسمية جاهزة للطباعة.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أما بعد:

السيد مدير الشركة…

بعد التحية…

تعريف بك/…الوظيفة/…

أود أن أوضح لك عدة نقاط وهي ما يلي:

أرجو منكم النظر في النقاط المذكورة أعلاه، وتصحيح النقاط التي تحتاج إلى تعديل.

أرجو أن تتقبلوا فائق احترامي.

مقدمة لك

الاسم/…

التاريخ/…

توقيع مرسل الرسالة/…

كتابة الرسالة الرسمية

هناك بعض الأمور التي يجب اتباعها عند كتابة رسالة رسمية موجهة إلى أي جهة رسمية سواء كانت حكومية أو خاصة، ومن هذه الأمور ما يلي:

1- نوع الرسالة الرسمية

هناك أنواع مختلفة من الرسائل الرسمية، تتشابه في الشكل العام، ولكن يختلف المحتوى حسب نوع الرسالة، حيث توجد رسائل موجهة من شخص إلى جهة حكومية، بغرض تقديم شكوى أو استكمال إجراءات رسمية معينة. ومن الممكن أن يعمل هذا الشخص أيضًا في الجهة نفسها، أو يستفيد بطريقة أو بأخرى من الخدمات التي تقدمها.

كما أن هناك رسائل رسمية موجهة من جهة حكومية إلى أخرى، وهناك أيضًا رسائل رسمية موجهة من جهة رسمية إلى شخص معين، تبلغه بأمر معين. وبشكل عام تختلف هذه الحروف عن بعضها البعض قليلاً، ولكن يجب التعرف على كافة جوانب هذا الاختلاف. ، حتى تصبح الرسالة احترافية ومعترف بها رسميًا.

2- شكل الرسالة الرسمية

لا يوجد فرق كبير في أشكال جميع أنواع الرسائل الرسمية. ويقتصر الاختلاف فقط على المحتوى، حيث يجب استخدام ورق أبيض أو أصفر فاتح للكتابة، ويجب أن تحتوي هذه الورقة أيضًا على شعار الجهة الموجهة إليها الرسالة الرسمية.

يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوباً ببرنامج Word، وأن يكون نوع الخط Arial وحجم 16. وإذا كان يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوباً باليد، فيجب استخدام قلم أزرق وليس أسود، حتى يمكن التمييز بين الأصل والنسخة.

يجب ألا تتضمن الرسالة الرسمية أي صور أو رسومات، ويجب ألا يضع الكاتب أي إطارات على الصفحة أثناء الكتابة، ويجب ترك مسافة مناسبة بين السطور أثناء الكتابة، حتى تظهر الرسالة واضحة ومنسقة.

3- شكل الرسالة

يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بالسلام على الجهة الرسمية الموجهة إليها الرسالة أو الشخص الموجه إليه، ثم إلقاء تحية (حسن وبعد تحية)، ثم كتابة اسم الشخص الذي يرسلها. بعد ذلك يتم عرض الغرض من الرسالة الرسمية بشكل مختصر، على أن يكون الغرض من الرسالة واضحا.

4- محتوى الرسالة الرسمية

يجب أن يكون محتوى الرسالة دقيقًا وواضحًا، ويجب أن تنقسم الرسالة الرسمية إلى عدة عناصر، لتوضيح الغرض الذي يريد المرسل توضيحه للمرسل إليه، سواء كان شخصًا أو جهة رسمية.

5- اختتام الخطاب الرسمي

وفي ختام الرسالة الرسمية يجب تقديم الشكر للجهة أو الشخص الموجه إليه الرسالة، مثل “خالص الشكر لكم”. يجب كتابة اسم المرسل والتوقيع، وإذا كانت هناك أختام رسمية فيجب وضعها في المكان الصحيح المخصص لها حتى تأخذ الرسالة صفة رسمية.

أهمية الخطاب الرسمي

• للكلام بشكل عام أهمية كبيرة في حياتنا سواء على مستوى العمل أو العلاقات الاجتماعية، فهو يعتبر وسيلة تواصل بين الأشخاص أو الجهات الرسمية.
• يعد الخطاب وسيلة التواصل الصحيحة بين الجهات الحكومية وبعضها البعض، أو تواصل الشخص مع المسؤولين في الجهة التي يعمل بها، خاصة في حالة الرغبة في تقديم شكوى أو اقتراح محدد.
• توفر الرسالة الرسمية الكثير من الوقت والجهد المبذول في الذهاب إلى الجهة الرسمية التي تقع على مسافة بعيدة.
• الخطاب الرسمي هو نوع من المستندات الرسمية التي يمكن الاحتفاظ بها لتوثيق أمور معينة.
• يستخدم الكلام للإعلان عن شيء ما، وهذا أكثر وضوحا في الخطب التجارية.

لتخلق علاقة جيدة مع مديرك وتقدم خطاب شكر وتقدير أدعوك لقراءة موضوعنا عن: نموذج خطاب شكر وتقدير للمدير العام

أنواع الرسائل الرسمية

1- الخطاب الإداري

الخطاب الإداري هو خطاب رسمي يصدره المدير الإداري يتضمن الإعلان عن أمور معينة أو توضيح تعليمات وقرارات محددة للموظفين داخل الهيئة.

2- الخطاب التجاري

الخطاب التجاري هو خطاب رسمي يستخدم في المؤسسات التجارية للإعلان عن منتج معين. يحتوي الخطاب التجاري في الأعلى على ما يسمى بالرأسية، وهي كل ما يتعلق بالجهة الرسمية مثل الاسم والنشاط التجاري والمكان والسجل التجاري والشعار والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف. ، و اخرين.

نصائح عند كتابة خطاب رسمي

• أثناء كتابة خطاب رسمي، يجب عليك استخدام كلمات واضحة ودقيقة.
• يجب على الكاتب ترتيب الأفكار بشكل منطقي، والتحلي بالصدق عند سرد المعلومات الواردة في الرسالة الرسمية.
• ويجب علينا الالتزام بالموضوعية وعدم استخدام الزخارف والكلمات الأدبية.
• يجب على الكاتب أن يسرد المعلومات التي تعزز غرض الخطاب بإيجاز ووضوح.
• في حالة كتابة خطاب رسمي رداً على خطاب سابق، يجب على المرسل أن يذكر في الخطاب الجديد رقم الخطاب وتاريخه ونبذة عن محتواه.
• يجب عليك اتباع منهج منطقي أثناء كتابة الرسالة الرسمية وتجنب إظهار المشاعر الشخصية.
• تنسيق وترتيب وجبة الإفطار بشكل واضح، مع الحرص على عدم الانتقال إلى البند الثاني قبل الانتهاء من البند الأول وتوضيحه بالكامل.
• في حالة كتابة رسالة رسمية ردًا على رسالة سابقة، يجب ترتيب الأفكار بنفس الترتيب كما في الرسالة السابقة.
• كتابة الرسالة على برنامج Word وإرفاق التوقيع والأختام الرسمية في نهاية الرسالة الرسمية.

وفي ختام المقال الخاص بنموذج وشكل الخطاب الرسمي لشركة ما، نأمل أن ينال المحتوى المقدم إعجابكم، حيث قدمنا ​​نماذج وتنسيقات مختلفة للرسائل الرسمية الموجهة إلى الجهات الحكومية، وننتظر تعليقاتكم على المادة. ترقبوا مقالات جديدة ومفيدة قريبا.