نماذج رسائل رسمية إدارية

أمثلة على الرسائل الإدارية الرسمية، كيف تكتب رسالة إدارية، وما هي مكونات الرسالة الإدارية؟ هناك أنواع عديدة من الرسائل الإدارية، وتحتوي الرسالة على بعض المكونات التي يجب عليك معرفتها قبل كتابة الرسالة. من المعروف أن كل منظمة توظف عدداً كبيراً من الموظفين، وبالطبع يحتاج هؤلاء الموظفون… إلى المراسلة فيما بينهم لصالح العمل، ويتم ذلك من خلال ما يعرف بالخطابات الإدارية. ما هي الرسائل الإدارية؟ وكيف يمكنك كتابتها؟ وهذا ما سنتعرف عليه في هذا الموضوع في موقعنا.

إذا كنت تريد مخاطبة شركة، فأنا أقدم لك هذا القالب الممتاز: قالب وتنسيق خطاب رسمي للشركة

مفهوم الرسائل الإدارية

الرسائل الإدارية هي رسائل يرسلها الموظف إلى موظف آخر في إطار عمل المنظمة. وتتميز هذه الرسائل بصيغة رسمية، أو يرسلها الموظف إلى مديره من أجل الحصول على بعض الاستفسارات.

وتعرف الرسائل الإدارية أيضًا بأنها أحد أشكال الاتصال التي تستخدم فيها الرسائل العادية أو حتى أشكال الرسائل الإلكترونية من أجل ربط أطراف الرسالة.

يمكن تعريف الرسائل الإدارية بأنها الوسائل التي تستخدم لنقل بعض التصورات عن أمور العمل، أو الأمور المقبولة لدى الإدارة، أو تستخدم لإعلام الموظفين بمواعيد الاجتماعات، أو تستخدم لتكليف بعض الموظفين ببعضهم العمل مهم.

يمكن الإشارة إلى الرسائل الإدارية على أنها اتصال رسمي بين طرفين بشكل رسمي، أو شخص خاص وهيئة رسمية، والعكس، بحيث يعملان على تحقيق أهداف وظيفية.

إذا أردت مخاطبة جهة حكومية أقدم لك: نموذج رسالة رسمية إلى جهة حكومية

أنواع المراسلات الإدارية

هناك عدد من أنواع الرسائل الإدارية نذكرها فيما يلي:

1- رسالة إدارية عامة

هي الرسالة التي تتم كتابتها من أجل العمل على تعزيز الاتصالات بين عدد من الإدارات، بحيث تحتوي هذه الرسائل على قدر من المعلومات يشبه الرسائل الرسمية.

كما تختلف الرسائل الإدارية حسب الغرض الذي كتبت من أجله، فالخطابات الإدارية التي تكتب للموظفين بشكل عام تختلف عن تلك الرسائل التي تكتب لأحد الإدارات الخاصة في المؤسسة.

2- المذكرة الإدارية

وهي أحد أشكال الرسائل الإدارية إلا أنها تتميز بصغر حجمها حيث لا تتجاوز حدود الصفحة الواحدة.

كما يتضمن أيضًا معلومات مباشرة يتم استخدامها في المهام اليومية، مثل إعطاء المهام لبعض الموظفين أو التذكير بمواعيد الاجتماعات.

3- التقرير الإداري

هي أحد أشكال الرسائل الإدارية التي تتضمن عدد من المعلومات سواء كانت مكتوبة أو شفهية يتم كتابتها لموضوع محدد، بحيث تعمل على توضيح كافة التفاصيل التي توضح الهدف الذي كتب من أجله التقرير الإداري .

يهدف هذا التقرير إلى مساعدة الشخص على اتخاذ عدد من الإجراءات في إطار العمل.

لتتعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة أقدم لك: كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة خطوة بخطوة

مكونات الرسالة الإدارية

قبل أن تقوم بكتابة الرسائل الإدارية عليك أن تتعرف على مكونات هذه الرسائل وهي:

• العنوان: هو بداية الرسالة. ومكتوب في أعلى الرسالة . يتضمن الرأس عنوان المنظمة وهو مفصل.
• الرقم: ويعرف أيضاً بالمرجع، وهو يشير إلى الموضوع الذي كتبت من أجله الرسالة، بالإضافة إلى الترتيب الخاص في دفاتر المؤسسة.
• التاريخ : يكتب في الجزء الأيمن من الرسالة متضمنا اسم مكان المرسل بالإضافة إلى كتابة اليوم والشهر والسنة.
• عنوان ومركز المرسل إليه: ويكتب في الجزء الأيمن من الرسالة ويكتب باللغة العربية، ويكتب في الجزء المقابل باللغة الإنجليزية.
• التحية الافتتاحية: هي افتتاح الرسالة الإدارية بإحدى كلمات الترحيب، مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
• موضوع الرسالة: موضوع الرسالة هو بعض الكلمات التي تشرح موضوع الرسالة.
• نص الرسالة: يتضمن الموضوع الذي أرسلت من أجله الرسالة، ويجب أن يكون مختصراً وواضحاً، ويستخدم كلمات بسيطة، ويتحدث عن جوهر الموضوع.
• التحية الختامية: وتتكون من كلمات خاصة بنهاية الرسالة، وتكون جملة ختامية متميزة.
• التوقيع: تنتهي الرسالة بتوقيع مرسل الرسالة ووظيفته.
• المرفقات هي بعض المستندات أو المرفقات المتعلقة بموضوع الرسالة، وفي حالة وجودها يجب ذكرها.
• الكتابة إلى أصحاب المصلحة: هؤلاء هم الأشخاص الذين تم إرسال الرسالة إليهم.

وبما أنه يجب أن تتعلم كيفية كتابة أنواع مختلفة من الرسائل أقدم لك: كيفية كتابة الرؤية والرسالة والأهداف والفرق بينهما

نماذج من الرسائل الإدارية الرسمية وكيفية كتابة خطاب إداري

في حال رغبة أحد الموظفين أو الإداريين أو حتى المجلس الإداري للمؤسسة بكتابة خطاب إداري، يجب عليه معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة هذا الخطاب، بالإضافة إلى التعرف على بعض النماذج الخاصة بالخطابات الإدارية الرسمية ، والتي تكتب على النحو التالي:

• في البداية يجب على المرسل التعريف بنفسه، ولا يقتصر ذلك على عدم معرفة المتلقي له. وحتى لو كان يعرفه شخصيا، عليه أن يقدم نفسه في بداية الرسالة.
• عند كتابة رسالة يجب عليك تجنب ذكر أي أمور خاصة تمامًا، حتى لو كانت الرسالة لشخص تعرفه، فمن الممكن أن يقوم أحد الموظفين بمراجعة رسالتك.
• يجب الرد على الرسالة في الوقت المناسب، لأن التأخير يعتبر إهمالاً، ويمكن أن يسبب التأخير مشاكل للمرسل إليه.
• تجنب كتابة الكلمات التي بها أخطاء نحوية تماماً، لذلك يجب إعادة قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها، بالإضافة إلى الحرص على تجنب الأخطاء الإملائية.
• تجنب استخدام الاختصارات والكلمات الغريبة غير المفهومة، حتى لا تؤدي إلى سوء الفهم من قبل المتلقي.
• استخدم عنوانًا واضحًا يشير إلى الموضوع الرئيسي للرسالة.
• تأكد من أن الرسائل مخصصة فقط للأشخاص المعنيين، حيث قد يكون لأشخاص آخرين آثار سلبية إذا لم تكن الرسالة مهمة بالنسبة لهم.
• تجنب ذكر المواضيع غير المهمة، واحرص على استخدام علامات الترقيم لأهميتها في فهم الرسالة والهدف منها.
• التأكد من كتابة توقيع الشركة حتى لا يحدث إرباك للموظفين.
• يجب الحرص على عدم استخدام أي من المعلومات السرية الخاصة بالشركة، حتى لا يتم استخدامها بشكل خاطئ من قبل المنافسين.
• يجب التأكد من حجم الملفات المرفقة بالرسالة حتى يتمكن المستلم من تنزيلها.

لكي تتمكن من تقديم رسائل إدارية ناجحة عليك أن تتعلم كيف تصبح سكرتيراً ناجحاً من خلال موضوع: كيف تصبح سكرتيراً ناجحاً؟

نماذج الرسائل الادارية

هناك عدد من النماذج للرسائل الإدارية وهي كما يلي:

1- نموذج خاص لطلب الملف الإداري

• اسم الشركة مكتوب :
• ثم اكتب التاريخ الذي تم إرسال الرسالة فيه.
• يُكتب اسم المرسل إليه: (للسيد المير)
• ابدأ بالتحية.
• ثم قم بكتابة الموضوع (مثلا أطلب ملفا إداريا، وأطلب المساعدة اللازمة في توفير الملف).
• وختام الرسالة تحية (مع خالص احترامي وتقديري).
• اكتب اسم الموظف الذي أرسل الرسالة.
• توقيعه.

2- نموذج خاص بطلب تأجيل الاجتماع

• تأجيل الاجتماع مكتوب في الجانب العلوي.
• كتابة التاريخ : ……………
• إلى السيد المدير العام أو المدير الإداري : ……………………….
• بعد التحية : ………..
• وبعد ذلك يتم طلب تأجيل الاجتماع مع ذكر الأسباب التي أدت إلى تأجيل الاجتماع.
• المشرف على اللقاء : ……………
• توقيع المرسل: ……………….

3- استمارة طلب الصيانة

• هذا النموذج خاص بالحصول على طلب صيانة ويتم إرساله إلى رئيس قسم الصيانة والهندسة.
• نبدأ بالتحية: ……………تحياتي
• كتابة التاريخ : ……………
• الموضوع: طلب صيانة أجهزة حاسوبية في (قسم الكتابة)، وبعد ذلك يتم كتابة أسباب طلب هذه الأجهزة.
• بعد ذلك يتم كتابة بعض البيانات عن أجهزة الكمبيوتر مثل (نوع الجهاز، نظام التشغيل، وبناء على ذلك سيتم اتخاذ الإجراءات المناسبة).
• وانتهى بالتحية: (مع فائق التقدير والاحترام)
• كتابة اسم الموظف المرسل:
• توقيع المرسل:
• وبذلك يستطيع الشخص كتابة عدد من الرسائل بناءً على النماذج السابقة مع بعض التغييرات حسب ما تحتويه الرسالة.

وفي نهاية رحلتنا مع نماذج من الرسائل الإدارية الرسمية وكيفية كتابة خطاب إداري، أتمنى أن نكون قد وفقنا في تقديم ما تبحثون عنه في هذا الصدد، كما أدعوكم للتعرف على المزيد من المواضيع التي يتناولها كل احتياجات الموظف…