من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال

هناك ثلاثة أنواع من المستندات التجارية الأكثر شيوعًا، وتستخدم في العديد من الشركات والمصانع والعديد من الجهات الرسمية، ولكن تختلف هذه المستندات من حيث طبيعة عمل كل منها، وسنتعرف عليها من خلال موقعنا.

أحد أكثر أنواع المستندات التجارية شيوعًا

ومن الجدير بالذكر أن المستندات التجارية هي إحدى المستندات التي تصدرها الجهات الحكومية الرسمية، وذلك حسب طبيعة القرار الذي صدرت من أجله. وأشهرها ما يلي:

الرسائل التجارية

خطاب العمل هو إحدى الوثائق الرسمية التي يتم إصدارها وكتابتها بشكل وأسلوب محدد. يتم الاعتماد على هذا النوع عند مخاطبة شركة أو مؤسسة أو جهة بصفة رسمية، أو يتم استخدامه أثناء التعامل مع عملاء الشركة نفسها.

بالإضافة إلى ذلك يمكن استخدام هذه الرسائل في حالة رغبة العميل في الاستفسار عن أمر ما يدور في الشركة أو عن خدمة ما، ويمكن استخدامها في التقديم على وظيفة مع إرفاق السيرة الذاتية للشخص المتقدم عن طريق العمل خطاب. ويمكن استخدامه عند تحديد تكاليف الشخص. الشركات أو الشروط الخاصة بتقديم تلك الخدمة.

كيفية كتابة رسالة عمل

ومن الجدير بالذكر أن الرسالة التجارية هي إحدى الرسائل التي لها أسلوب محدد في الكتابة، وهي كالتالي:

• قسم الخطاب إلى عدة فقرات رئيسية واترك مسافات بين الفقرات.
• اختر نوع الورق المناسب لكتابة الرسالة.
• قم بكتابة جميع المعلومات الخاصة بشركتك في البداية.
• ويجب إدراج تاريخ اليوم الذي سيتم فيه إرسال الرسالة، وهو على يسار الرسالة.
• كتابة معلومات المرسل إليه بشكل واضح وكامل.
• ويجب اختيار تحية مناسبة في الرسالة للجهة التي سترسل إليها الرسالة مثل “لمن يهمه الأمر، سيدي العزيز أو أستاذي العزيز”.
• من الضروري اتباع الأسلوب الصحيح للكتابة.
• يجب استخدام الضمائر الشخصية.
• يجب أن يحتوي الخطاب على المعلومات المفيدة بشكل صحيح وموجز.
• يمكنك استخدام الفعل النشط.
• ومن المهم استخدام أسلوب مهذب عند التحدث.
• اختر خاتمة تتضمن التحية.
• يجب توقيع الرسالة.
• كتابة البيانات المتعلقة بالتواصل معك مثل البريد الإلكتروني.
• يجب إضافة الأحرف الأولى من الرسالة.
• وينبغي تجنب تكديس الأوراق.
• الآن عليك أن ترسل الرسالة.

تقارير العمل

يعد تقرير العمل أحد أكثر أنواع مستندات الأعمال شيوعًا. هي وثيقة لتوضيح البيانات حول بعض الأعمال، بالإضافة إلى وضع المعلومات على شكل نقاط. ومن الجدير بالذكر أن كتابة تقرير العمل تختلف من جهة إلى أخرى حسب طريقة كتابته.

هناك من يصدرها شفهياً، وآخرون يصدرونها ورقياً، وهو الأكثر احترافية. ومن الجدير بالذكر أن التقارير قد تكون للشكاوى أو لتقديم المقترحات، بالإضافة إلى أنها قد تكون لعرض العديد من الخطط التطويرية للشركة. كما يجب أن يتضمن التقرير مدى نجاح عملية الإنتاج في العمل.

كيفية كتابة تقارير العمل

ومن الجدير بالذكر أن هناك طريقة تتبع في كتابة تقرير العمل وهي كما يلي:

• يجب تحديد الأهداف في البداية وقبل الدخول في سياق التقرير.
• ويجب تحديد الأطراف المشاركة في التقرير سواء الموظفين أو العاملين أو الإدارة العليا.
• اتباع أسلوب مبسط في عرض التقرير وكتابة المحتوى بشكل احترافي لتحقيق الهدف المنشود.
• ومن الضروري مراجعة الأفكار التي تم طرحها في التقرير، وكتابة الأفكار بطريقة منظمة.
• يجب أن يركز التقرير على الأفكار الرئيسية وعدم تناول الأفكار الفرعية.

عناصر كتابة تقرير العمل

هناك بعض العناصر التي يجب اتباعها في كتابة تقرير العمل الصادر عن الجهة الرسمية، وهذه العناصر هي كما يلي:

• الصفحة التي يوجد بها العنوان.
• المقدمة
• ملخص تقرير.
• جدول المحتويات.
• الجداول والرسوم البيانية.
• الاستنتاجات.
• التوصيات.
• خاتمة.

رسائل البريد الإلكتروني

ومن الجدير بالذكر أن هذه الطريقة أصبحت الأكثر رواجاً بين رجال الأعمال، بالإضافة إلى كونها إحدى الطرق التي يعتمد عليها الكثير من المهنيين لتبادل الأعمال والتقارير، كما أنها اشتهرت أيضاً نظراً لشعبية عصر التكنولوجيا و تطور تقني.

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني

ومن المعروف أن كافة المستندات التجارية لها أسلوب كتابة موحد، مما يسهل على القارئ أو المتلقي فهم تلك الرسائل والاستفادة منها. طريقة الكتابة هي كما يلي:

• اختر عنوان بريد إلكتروني جيد يجذب الانتباه، ولا تترك هذا المربع فارغًا حتى لا يتم تحويل البريد إلى صندوق البريد العشوائي.
• يجب عليك اختيار العبارات المناسبة أثناء الكتابة.
• ومن الضروري اتباع الطريقة القصيرة أو السلسة في الكتابة، وتجنب الكلمات أو الجمل المعقدة لتسهيل الفهم على القارئ.
• ترك مسافات بين الأفكار المكتوبة.
• من الضروري أن تبدأ بتحية أو كلمات مهذبة.
• يجب أن يتضمن البريد عبارات الشكر.
• يجب عليك مراجعة البريد الإلكتروني بعد كتابته للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية.
• اكتب خاتمة جذابة.

هناك العديد من المستندات التجارية، وهي وسيلة التواصل بين الجهات أو العملاء والتي تتطور في الوقت الحاضر.