ما هي مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية؟ ما هي المهارات التي تقدمها؟ تعتبر الإدارة الإلكترونية من التقنيات الحديثة التي تهدف إلى تغيير شكل الإدارة التقليدية. ويعتمد على استخدام بعض التطبيقات وأجهزة الكمبيوتر، ويهدف إلى التخلص من المعاملات الورقية التقليدية. هذا النوع من الإدارة يسهل على العملاء والموظفين التواصل، لذلك يجب معرفة كافة مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية. وهذا ما سنتعرف عليه في هذا الموضوع عبر موقعنا.
محتويات المقالة
مزايا وعيوب الإدارة الإلكترونية
تعتبر الإدارة الإلكترونية من أحدث التقنيات الموجودة والتي تساعد على حل جميع مشاكل العملاء، وذلك من خلال إسناد بعض المهام للموظفين العاملين في هذا القسم، وسوف نتعرف على أهم مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية كل منها على حدة.
1- مزايا الإدارة الإلكترونية
ومن أهم مميزات الإدارة الإلكترونية ما يلي:
- يعد التخلص من الفساد الذي يحدث في الإدارات التقليدية من أهم ما تقدمه الإدارة الإلكترونية، وذلك بسبب انتشار البيروقراطية في الإدارات الأخرى.
- تستطيع الإدارة الإلكترونية تقديم كافة الخدمات للعملاء بأقل جهد ممكن وأقل تكلفة ممكنة.
- تتيح الإدارة الإلكترونية للمدراء القائمين عليها العمل بشكل أفضل، وذلك لأنهم يتبعون كافة الأساليب المتاحة لأداء العمل، بالإضافة إلى أنها تساعده على التركيز على مهام العمل فقط، على عكس المعاملات الورقية المملة.
- من أفضل ما يميز الإدارات الإلكترونية أنها دقيقة للغاية، لذا نادراً ما تحدث أخطاء فيها، كما أنها سريعة للغاية في تخزين البيانات.
- تستطيع الإدارة الإلكترونية إرسال النتائج المطلوبة في أقصر وقت ممكن.
- تمكنت الإدارة الإلكترونية من إظهار الشفافية في أداء العمل وطريقة التعامل مع العملاء وخاصة عملاء الخدمات التعليمية.
- يمكن للإدارة الإلكترونية أن تلبي كافة رغبات واحتياجات العملاء، بما يلبي احتياجات العميل إلى أقصى حد.
- يمكن معرفة ما إذا كانت بضاعة أو أشياء أخرى قد وصلت إلى المستفيد دون الذهاب إلى المؤسسة الإلكترونية.
- تمكن الإدارة الإلكترونية من التخلص من الاكتظاظ الذي حدث في المنظمات التقليدية، حيث يستطيع العميل الحصول على كافة الخدمات التي يريدها من خلال الكمبيوتر.
2- عيوب الإدارة الإلكترونية
يعتقد الكثير من الأشخاص أن استخدام الإدارة الإلكترونية ليس له سلبيات أو أضرار، ومن الجدير بالذكر أنه على الرغم من الفوائد العديدة للإدارة الإلكترونية إلا أنها تعاني من سلبيات كثيرة، وهي كما يلي:
- ارتفاع معدل البطالة هو أحد أكبر الأسباب التي تسببها الإدارات الإلكترونية. ورغم أن الإدارة الإلكترونية توفر العديد من فرص العمل، إلا أنهم إذا تم استبعادهم من وظائفهم فإنهم غير مؤهلين لأي عمل آخر.
- للعمل في الإدارة الإلكترونية لا يشترط إلا موظفين مؤهلين، مما يزيد من بطالة غير المؤهلين، على عكس الإدارات العادية التي توفر فرص عمل لجميع المستويات.
- من الممكن أن تعاني الإدارة الإلكترونية من اختراق أحد الهاكر وبالتالي من الممكن أن يقوم بحذف بعض ملفات العملاء المهمة، بالإضافة إلى قدرته على إتلاف الأجهزة مما يسبب مشكلة للإدارة في استرجاع بيانات العملاء .
- تتعرض الأقسام الإلكترونية للتجسس من قبل الكثير من الأشخاص، بغض النظر عن مدى خصوصية وسرية هذه المعلومات للعميل.
- الهاكرز هم الأشخاص الذين يحاولون اختراق الإدارات الإلكترونية بكل الطرق غير القانونية.
- تعاني الأقسام الإلكترونية من شلل في وظائفها مما يؤدي إلى تعطل بعض الخدمات.
- كما تعاني الإدارة الإلكترونية من ضعف التواصل بين العميل والموظف، على عكس التواصل الذي يحدث في الأقسام التقليدية التي تتيح للعملاء التواصل المباشر.
- الاستخدام المستمر للشبكات يؤدي إلى حالة من العزلة والانطواء لدى العميل والموظف، مما يؤدي إلى ضعف التوافق الاجتماعي والنفسي بينهما.
- من المهم أن تتواصل مواقع التفتيش مع الإدارات لمنع التلاعب بها، إلا أن الإدارات الإلكترونية تقضي على هذا التواصل مما يسبب الكثير من التلاعب بالإدارات.
مفهوم الإدارة الإلكترونية
تعتبر الإدارة الإلكترونية من أحدث الأساليب المستخدمة، حيث تقوم فكرتها الأساسية على تحويل العمل الإداري من النظام اليدوي التقليدي الذي يعتمد على العامل البشري إلى نظام إلكتروني آخر أكثر دقة وسرعة، ويعتمد في عمله على الأجهزة والبرمجيات مما جعل العديد من المؤسسات التعليمية والحكومية تجربها.
ولأنها تتميز بسرعة اتخاذ القرار، بالإضافة إلى تقليل التكاليف مقارنة بالإدارة التقليدية، فإنها تتميز أيضًا بتوفر كم هائل من المعلومات في جميع التخصصات المختلفة.
مهارات الإدارة الإلكترونية
وبعد الحديث عن مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية نذكر المهارات المطلوبة، حيث أن الإدارة الإلكترونية لديها العديد من المهارات التي تميزها، ولكي تتمكن من المشاركة في العمل الإداري الإلكتروني يجب أن تتعرف على مهارات الإدارة الإلكترونية وهي على النحو التالي:
- الإدارة الإلكترونية لديها القدرة على نقل واستقبال وإرسال الملفات الإلكترونية.
- الإدارة الإلكترونية تجعل من الممكن استخدام مشاركة البريد الإلكتروني.
- لديه القدرة على استخدام التطبيقات المختلفة التي يمتلكها الكمبيوتر، مثل الوسائط المتعددة، وقواعد البيانات، وبرامج معالجة النصوص، وبرامج الرسم.
- كما يمكن للإدارة الإلكترونية توفير برامج الدردشة عبر الإنترنت، وتمكنك هذه البرامج من التواصل مع أشخاص آخرين عبر شبكات التواصل الاجتماعي.
- يمكن للإدارة الإلكترونية استخدام محركات البحث المختلفة.
- كما يوفر إمكانية القيام بكافة أعمال الصيانة والتركيب لأجهزة الكمبيوتر المختلفة، بالإضافة إلى صيانة ملحقاتها.
- لديه القدرة على استخدام الكاميرا الرقمية بالإضافة إلى استخدام الماسحات الضوئية.
عناصر الإدارة الإلكترونية
تتكون الإدارة الإلكترونية من عدة عناصر، منها 3 عناصر أساسية، وهي كما يلي:
- الأجهزة الإلكترونية: وتعتبر أحد العناصر الأساسية للإدارة الإلكترونية، وتشمل الأجهزة الإلكترونية كلاً من أنظمة التشغيل والمكونات المادية للكمبيوتر، بالإضافة إلى جميع ملحقاتها.
- صانع المعرفة: وهو يمثل العنصر الثاني للإدارة، ودوره هو محاولة تنمية نوع من الثقافة الجديدة في الإدارة الإلكترونية.
- أدوات البرمجة: وهو العنصر الثالث للإدارة الإلكترونية ويمثله برامج إدارة المشاريع وقواعد البيانات وبرامج البريد.
مواجهة سلبيات الإدارة الإلكترونية
وبعد أن تعرفنا على مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية لا بد من معرفة كيفية التغلب على السلبيات التي قد تواجهك أثناء التعامل مع هذه الإدارة من خلال ما يلي:
- يجب عليك استخدام نظام فعال وآمن لضمان خصوصية معلوماتك.
- يجب عليك اختيار الأنظمة السهلة، أو الأنظمة المبنية على الأنظمة المفتوحة، وذلك لضمان التطوير المستمر والفعال للبرمجيات.
- يجب أن يعرف الموظفون مزايا الإدارة الإلكترونية، بالإضافة إلى معرفة النتائج التي حققتها من أجل دعم متطلبات العمل.
- يجب على الإدارة تدريب العاملين بشكل جيد حتى يكون مستوى الإدارة عالياً، ليتكيف مع متطلبات العمل.
تحويل الإدارة من يدوية إلى إلكترونية
يمكنك تحويل النظام اليدوي التقليدي إلى نظام إلكتروني ذكي، ويتم ذلك من خلال ثلاث مراحل مهمة، وهي كما يلي:
- يجب عليك نقل جميع البيانات المكتوبة على الورق إلى أجهزة الكمبيوتر.
- ثم تقوم بجمع تلك البيانات من أجهزة الكمبيوتر ووضعها كشبكة ضخمة من المعلومات المختلفة، مما يسمح للإدارات بتبادل البيانات والمعلومات.
- وفي النهاية، يجب تحويل جميع المعاملات الورقية القديمة إلى معاملات إلكترونية يسهل الوصول إليها وسرعة تنفيذها، بالإضافة إلى تقليل تكلفتها بشكل كبير.
على الرغم من أن الإدارة الإلكترونية لها بعض العيوب، إلا أن الإدارة الإلكترونية تظل أفضل من الناحية التكنولوجية من الإدارة التقليدية.