يتم تحديد مميزات وعيوب المخططات التنظيمية حسب الهيكل التنظيمي للشركة وكذلك نوعها حيث أنها لها نوعين الرئيسي والتكميلي واختيار كل مؤسسة أو شركة لشكل الخريطة سواء عمودي أو أفقي أو دائري، وذلك بحسب عدد الأقسام الموجودة فيه، ومن خلال موقعنا سنتعرف عليه. إلى إيجابيات وسلبيات المخططات التنظيمية.
محتويات المقالة
مزايا وعيوب المخططات التنظيمية
تستخدم المخططات التنظيمية على نطاق واسع في الشركات الكبيرة التي لديها هيكل تنظيمي ضخم. فهي تساعد في شرح المعلومات عن مستويات الشركة بشكل مبسط، كما أنها توضح الأدوار والقواعد والمسؤوليات وغيرها. لذلك يجب معرفة مميزات وعيوب المخططات التنظيمية وهي كما يلي:
1- مزايا المخططات التنظيمية
إن تنوع التخصصات في الشركة الواحدة يتطلب منها تنفيذ خريطة تنظيمية، لما لها من فوائد متعددة تعود بالنفع على الهيكل التنظيمي للشركة بأكمله. لذلك من المهم أن يتأكد مدير الشركة من إعداد الخريطة على يد متخصصين في العمل الإداري، حتى يحصل على مميزاتها بشكل جيد، وهي كما يلي:
- المخططات التنظيمية هي أدوات يتم من خلالها تحديد مسؤوليات كل فرد في الشركة. إنها بمثابة تقرير فعال يجب على جميع الموظفين الالتزام به.
- إنها أداة ملاحية مفيدة جدًا للشركات الصغيرة التي تحلم بتوسيع أعمالها.
- هناك بعض المؤسسات الكبيرة التي يصعب إدارتها بشكل كامل من قبل شخص واحد فقط، لذلك تعد المخططات التنظيمية ضرورية للحفاظ على مستوى الشركة لتجنب سقوطها.
- تقسيم هيكل الشركة حسب الإدارات والكفاءات والتخصصات مما يجعل كل منها يعمل بشكل جيد ليحافظ على مستواه على الخريطة مما يجعل الآخرين يعتمدون عليه للحصول على منصب مهم في الإدارة.
- من أهم مميزات المخططات التنظيمية سرعة حل المشكلات الفنية للشركة والتي تستمر في التصاعد حتى تصل إلى الدعم الفني الخاص بها.
- يساعد تنوع المخططات التنظيمية في سرعة ووضوح العمل في الشركة. هناك خرائط للقوى العاملة وأخرى للتوظيف. ولهذا السبب من المهم أن يتم تنفيذها وتوزيعها على كل شخص في المكان المناسب له.
- وساهمت هذه الخرائط في القضاء على مشكلة ازدواجية المهام التي كانت تهدر الوقت والجهد، مما ساعد إدارة الشركة على إسناد العمل الذي تريده إلى الموظف المناسب حسب موقعه على الخريطة.
- توضيح موقع كل موظف في المؤسسة بشكل منظم للتعرف على الشخص المسؤول عنه.
- تعتبر المخططات التنظيمية وثيقة يمكن من خلالها دراسة مدى تطور الشركة تاريخياً، فهي وثيقة للموظفين الموجودين في المنظمة.
2- عيوب المخططات التنظيمية
على الرغم من أن المخططات التنظيمية لها العديد من المزايا، إلا أنها تؤدي إلى اختلافات بين أقسام الخريطة، وهذا له تأثير عكسي على الشركة بأكملها. وهذا هو السبب وراء ظهور إيجابيات وسلبيات المخططات التنظيمية، وهي كما يلي:
- ومن عيوب الخرائط أن الفصل بين موظف وآخر هو أمر عنصري، ويظهر هذا بشكل أوضح في الأقسام عندما يكون هناك عدة موظفين متخصصين في نفس المجال، ورغم ذلك يكون لكل موظف وظيفة محددة، لذلك يتم عزل الاختلافات.
- ضعف الروابط المشتركة بين الأقسام أو التخصصات. فإذا كان هناك هدف تنظيمي يشترك فيه كل منهم من أجل تحسين معنويات الموظفين وأدائهم، فإن الخرائط تدمر ذلك، ويؤثر ذلك على مؤشر الهيكل التنظيمي بأكمله.
- معزولة عن العمل الجماعي في نفس القسم، فإن الغرض من الخريطة هو التنظيم الشامل وهذا يجعل الروابط المشتركة أضعف.
- إذا لم يكن هناك تنسيق جيد في الهيكل التنظيمي فهذا خطر كبير على المنظمة بأكملها، حيث أن منفذ الخريطة ما هو إلا فرد واحد وعدم معرفته بالهيكل الصحيح للمنظمة يؤدي إلى تدميرها، خاصة إذا كان يجبرهم على الالتزام بالخريطة التي نفذها.
- يحدث خلل في التواصل بين الأقسام، حيث يصبح كل قسم معزولاً عن الآخر، وهذا ما يجعل المنظمة تفشل سريعاً. تتطلب أقسام الشركة المتعددة منهم العمل معًا، لكن المخططات التنظيمية تجعل كل قسم يرغب في اتخاذ منصب معين.
- الصراعات للوصول إلى الأهداف. يتنافس كل تخصص على الخريطة على الميزانية والقضايا، مما يخلق الغطرسة بينهم. وهذا يعطي نتيجة سلبية بعد فترة من انفصال أقسام الهيكل الوظيفي.
أنواع المخططات التنظيمية
المخططات التنظيمية هي نظام متبع في المؤسسات والشركات المختلفة في عملها، حيث أنها تقدم عرضاً للهيكل التنظيمي للشركة، وهو سبب بنائها، كما أنها تحتوي على العلاقات الرسمية التي توجد بها من الأعضاء والموظفين والمدراء بمختلف مستوياتهم مع توضيح طرق التواصل مع بعضهم البعض بشكل دقيق. .
وذلك حتى يتعرف كل فرد على خطوط السلطة، بحيث يلجأ كل فرد إلى من فوقه عند حدوث أي خلل في التخصص الذي يتواجد فيه، حيث أنهما نوعان، نوضح كل منهما على النحو التالي :
1- الخرائط الرئيسية
وتشمل هذه الخرائط كامل الهيكل التنظيمي للمنشأة بما في ذلك الوحدات والإدارات المختلفة والموظفين وغيرها، ويمكن ذكر السلم الوظيفي وعوامل أخرى.
2- الخرائط التكميلية
وهي تتعلق فقط بإدارة المنشأة أو يتم تقسيمها حسب كل وحدة في المنظمة. وهو عرض لقسم التسويق المختص بذلك فقط، ولا علاقة له بترابط الأقسام مع بعضها البعض.
نماذج المخططات التنظيمية
هناك عدة أشكال للمخططات التنظيمية تساعد في تقسيم الهيكل الوظيفي للمؤسسات والشركات، وفي كل منها نجد مميزات وعيوب المخططات التنظيمية، حيث أن اختيار الشركة لشكل معين يعتمد على عدد الموظفين لديها، أو الطريقة الأسهل لعرض الخريطة فيما يتعلق بأعمال الشركة، وتتمثل في ما يلي:
1- الخريطة العمودية
ويتوزع هيكلها التنظيمي عموديا، أي من الأعلى إلى الأسفل. أعلى مدير في الشركة هو في المركز الأول، وبعد ذلك يتم تفرع المديرين حتى يصل أدنى مستوى توظيف في الشركة إلى الأخير. تعتبر المخططات العمودية هي الأكثر شيوعا لسهولة التنفيذ والقراءة.
2- الخريطة الأفقية
وهي تشبه في التوزيع الخريطة الرأسية، ولكن هنا يكون المسؤول الأعلى في المنظمة على الجانب الأيمن من الخريطة، ويستمر عرض السلم الوظيفي أفقيًا حتى تكون أصغر قيمة في الهيكل الوظيفي على الجانب الأيسر ، ويتم تطبيقه في الشركات والمؤسسات الصغيرة.
3- الخريطة دائرية
تأخذ هذه الخريطة شكلاً دائرياً وتحتاج إلى تنظيم جيد حتى يتمكن القارئ من فهم الهيكل التنظيمي للشركة. وتقع إدارتها الرئيسية في المركز، والإدارة التالية لها تقع في محيط الدائرة، وباقي الهيكل التنظيمي يقع خارج الشركة.
إن المزايا والعيوب العديدة للمخططات التنظيمية تتطلب من القائمين على تنفيذها أن يكونوا أكثر دقة في توزيع السلم الوظيفي للمنظمة. لذلك، من المهم اختيار الشكل المناسب للخريطة بالنسبة لك.