كما يتم تحرير وكتابة المحاضر الجاهزة للطباعة في معظم الشركات والمؤسسات عند عقد الاجتماعات لدراسة ومناقشة أمر ما. يعتبر المحضر وثيقة رسمية لتوضيح محتوى وموضوع الاجتماع أيضاً، وهذا ما نتعرف عليه بالتفصيل من خلال التعرف على عناصر محضر الاجتماع أيضاً.
| ما هي أهم عناصر محضر الاجتماع؟ | تعتبر البنود التي عقد الاجتماع لمناقشتها من أهم عناصر محضر الاجتماع |
| هل من الممكن كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي قصير؟ | نعم، يمكن كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي قصير |
محتويات المقالة
التقرير جاهز للطباعة
ومن خلال ما يلي نتعرف على العينة المعدة للطباعة بالتفصيل:
في يوم…..الموافق…../…/…. تم عقد اجتماع ……
وفي نفس الوقت بالضبط…تحت رعاية…
وبحضور الاعضاء
1- ………. 2- ……………
3- ………… 4- …………
5- ………… 6- …………..
الأعضاء يعتذرون
1- ………..
2- …………
3- ………..
وذلك لمناقشة جدول الأعمال الذي تضمن البنود التالية:
1- ………..
2- ………….
3- ………….
وتم إطلاق مجموعة من القرارات والتوصيات بحسب المناقشات:
1- ……………
2- …………….
3- …………
كما اتفق الحضور جميعا على عقد اجتماع ثان يوم ….. الموافق …..
انتهى هذا الاجتماع في الساعة الواحدة بالضبط..
التوقيع ……..،……………،………….،………
تحت إشراف / ……………..
عناصر محضر الاجتماع
وفي إطار تحديد المحاضر الجاهزة للطباعة، لا بد من التعرف على أهم الأمور التي يجب أن يتضمنها محضر الاجتماع، وهو الوثيقة التي يتم تحريرها من قبل أحد الحاضرين في الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات.
ويتم كتابة هذه المحاضر أيضًا بعد انعقاد الاجتماع. لذلك، عند كتابة المحرض، لا بد من كتابته بصيغة الماضي، مع الإشارة إلى أعضاء الاجتماع بصيغة الغائب. ويتضمن محضر الاجتماع العناصر التالية:
- اسم مشرف الاجتماع .
- البنود التي عقد الاجتماع لمناقشتها.
- المقترحات والتوصيات المقدمة خلال الاجتماع.
- أسماء الحاضرين في الاجتماع، بالإضافة إلى أسماء الغائبين والمعتذرين.
- عنوان اللقاء.
- تاريخ اللقاء متضمنا اليوم والتاريخ والساعة بالتفصيل.
- مكان الاجتماع.
- اسم مسؤول الاجتماع.
ما هي الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج محضر الاجتماع؟
ومن الجدير بالذكر أن هناك مجموعة من المعايير التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع وهي كما يلي:
- العمل على تحرير البنود التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع بشكل تسلسلي حسب تسلسل عرضها في الاجتماع.
- تحرير كافة المقترحات المقدمة خلال الاجتماع، مع إدخال اسم الشخص مقدم هذا المقترح.
- تحرير كافة أسماء المسؤولين عن إصدار وتنفيذ القرارات أيضاً.
- اكتب الملاحظات الأكثر أهمية.
- تحرير السجل في الزمن الماضي.
- تجنب كتابة التقرير الذي يحتوي على أي أخطاء نحوية أو لغوية.
- تحرير التقرير بالحبر للتأكد من عدم العبث به أو التغيير فيه.
- ليس من الممكن كتابة رأي شخصي أو نقد من خلال المحضر الخاص بموضوع تمت مناقشته في الاجتماع، ولكن من الممكن تحرير الملاحظات حول السلوكيات.
- احفظ نموذج التقرير في الموقع المحدد.
- العمل على ترتيب نماذج كشف الدرجات السابقة حسب أقدمية كل نموذج.
- أظهر كيف تم اتخاذ القرار خلال الاجتماع.
ما هي أنواع المحاضرات؟
إذا تم إعداد تقرير للطباعة فإن أهم أنواع التقارير يجب أن تكون:
1- محضر الاجتماع
حيث أنها الوثيقة التي يتم من خلالها تحرير كافة البنود الواردة في الاجتماع، بالإضافة إلى القرارات التي تم التوصل إليها والمقترحات المستقبلية أيضاً، كما يقوم كل من رئيس الاجتماع وأعضائه بالتصديق على هذا المحضر.
2- محضر التدشين
وهي هذه الوثيقة التي يتم من خلالها الموافقة على ترقية جديدة للموظف والتي يتم فيها ذكر كافة الشروط والقواعد التي يجب الالتزام بها من قبل الطرفين. ويجب أيضًا أن يتم توقيع هذا التقرير من قبل الرئيس الإداري والتنفيذي للمشروع أيضًا.
3- تقرير التفتيش
وهي وثيقة يتم إعدادها من قبل المسؤول عن التفتيش، وتعتبر من السلطات القانونية التي لها تكليف مباشر من رئيس الاجتماع إلى أحد الأعضاء.
يعتبر محضر الاجتماع من أهم الوثائق التي يجب معرفتها، فهو يوثق كل ما حدث خلال الاجتماع ويمكن لأي من الأطراف المعنية الاطلاع عليه في أي وقت.