ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية وعيوبها

ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية وما هي عناصرها وأهدافها؟ وذلك لأن نظام الإدارة قد انضم إلى مصاف التطور التكنولوجي، بحيث تدار الشركات والمؤسسات إلكترونيا ببضع نقرات بالفأرة بدلا من المواجهة المباشرة. إلا أن الأمر ليس بهذه السهولة، حيث أن هذا النوع من الإدارة له طرق مختلفة في إدارته عن المعتاد، لذلك سنعرفك عليه اليوم عبر موقعنا. ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ يتضمن موضوعنا معلومات تلقي الضوء على الإدارة الإلكترونية الناجحة.

الادارة الالكترونية

ويمكننا القول باختصار أن الإدارة الإلكترونية هي الإدارة التي تسعى إلى استغلال الوسائل والأدوات التي توفرها التكنولوجيا. وذلك لتحقيق قيادة أسهل وأكثر مرونة مما يوفر وقت وجهد الكثير من الموظفين مما يحسن الإنتاج ويساعد على رفع كفاءة العمل.

ولكن تجدر الإشارة إلى أن الإدارة كتعريف علمي تختلف عن التطبيق العملي. وتطبيق التعريف المذكور على أرض الواقع يحتاج إلى فن ومهارة. وللحصول على أفضل النتائج الممكنة يجب أن تكون الإدارة محترفة وفنية حتى تحقق النجاح المتوقع.

يمكنك الاطلاع على: مفهوم الإدارة الإلكترونية وتعريفها

ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟

هناك العديد من خصائص الإدارة الإلكترونية والتي تختلف عن الإدارة الروتينية المعروفة، لذا سنوضح ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ وهذا على النحو التالي:

• توفير المعلومات: تعمل على توفير البيانات لموظفيها، ومن ثم استغلالها بالشكل الأمثل لزيادة كفاءة الشركة.
• تقديم يد العون للإدارة العليا للقيادة المثلى للمنظمة.
• التخطيط فيما يتعلق بالشركة.
• متابعة العملاء على مواقع التواصل الاجتماعي وعلى الموقع الإلكتروني للشركة.
• المتابعة مع موظفي الشركة لمعرفة مدى رضاهم عن المهام الموكلة إليهم.
• العمل على تقديم أفضل الخدمات الإلكترونية للموظفين.
• إجراء الحوار والمناقشة الإلكترونية بين عناصر العملية الإدارية لتحقيق التواصل السريع والفعال.
• إرسال تقارير حول كيفية تقدم الأعمال.
• الحفاظ على البيانات الإلكترونية المتعلقة بالمنظمة، ومن ثم توثيق ما هو مستحق منها.
• سلسلة الفروع: أي جعل فروع الشركة تعمل كسلسلة ذات روابط مترابطة، أي تحقيق المتابعة والتواصل بين فروع المنظمة.
• المرونة في الإجراءات والمعاملات.
• التكامل: يتم التواصل مع كافة أقسام الشركة مما يحقق التكامل بين أطرافها.
• العمل على تحسين الخدمات والإمكانيات الإلكترونية للشركة.
• السرعة في إنجاز المهام الإدارية المختلفة.
• الاستغناء عن مسألة الارتباط الوثيق بالمؤسسة الفعلية.
• استبدال البريد الوارد والصادر بالبريد الإلكتروني.
• سهولة الإجراءات.
• توفير الموارد البيئية كالورق على سبيل المثال، مما يساهم في تقليل ميزانية الشركة، وأيضاً ترشيد استهلاك الموارد.
• سهولة تنظيم وتحضير الاجتماعات واجتماعات العمل.
• الإبداع في عرض المحتوى.
• إن نجاح الإدارة الإلكترونية لا يعتمد على العناصر والأدوات الإلكترونية فقط، بل الأساس هو الاعتماد على العنصر البشري.
• مستوى عال من الشفافية.
• نسبة عالية من إتقان العمل، حيث تعمل الآلة جنباً إلى جنب مع العنصر البشري.
• الإدارة صفة مستمرة، وليست لفترة محددة فقط، أي أنها لا تتوقف على وقت محدد، لذا يجب عليها أن تسعى دائماً لتحقيق أفضل الخدمات والسعي للتطوير.
• تخلص من مساحة التخزين ثم استخدم المساحة لشيء آخر.

يمكنك أيضًا الاطلاع على: +10 أفكار تجارية ناجحة عبر الإنترنت

خصائص الهيكل الفني للإدارة الإلكترونية

وبعد أن ذكر ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ ولا بد من الإشارة إلى الخصائص التي يجب أن يتمتع بها الهيكل الفني لهذه الأقسام. إن توفر الأدوات التقنية والإلكترونية للإدارة الإلكترونية أمر لا بد منه، ولكن هذه أسس لا تفيد المبالغة فيها.

ويمكننا القول باختصار أن هناك خصائص أخرى يجب توافرها لنجاح الإدارة الإلكترونية تتعلق بالبنية التحتية، نذكرها كما يلي:

أولاً: فيما يخص المعدات

أي أن طريقة تركيب الأسلاك والكابلات يجب أن تكون صحيحة، وفي أماكنها الصحيحة، ومحمية، ويتم ذلك مع الأجهزة المكتبية، وكذلك مع الأجهزة التي تعمل بدون أسلاك لاسلكية، وذلك لضمان سير العمل بشكل صحيح ، دون أي مشاكل تقنية تضر بالمهام اليومية.

ثانياً: فيما يتعلق برمجة

ويشمل ذلك ما يتعلق بالبرامج وطرق أنظمة التشغيل والتطبيقات والخدمات المقدمة للموظفين، وكذلك العملاء، حيث يجب أن يكون كل ذلك مثاليًا، حتى يسير العمل بأفضل طريقة ممكنة. أي خطأ بسيط في برمجيات الشركة سيكون له تأثير ملموس على الخدمات والمهام.

يمكنك أيضًا قراءة: ما هي التجارة الإلكترونية وأنواعها ومميزاتها وعيوبها؟

أساسيات مهام الإدارة الإلكترونية

ومهما اختلفت الشركة في الخصائص أو المميزات التي يجب أن تتميز بها الأقسام الإلكترونية، نذكر بعض مهام الإدارة الإلكترونية على النحو التالي:

أولاً: التخطيط

أي الخطة الأساسية التي يجب أن يتبعها العمل. هناك نوعان من الخطط:

• الخطط قصيرة المدى: أي الخطط اليومية والأسبوعية والشهرية التي يجب على الشركة اتباعها.
• الخطط طويلة المدى: وهي الخطط التي تتعلق بفترات طويلة، مثل سنة، وخطة الشركة بعد خمس أو عشر سنوات، وهكذا.

ثانياً: التنظيم

بناءً على الخطة التي يتم وضعها، يجب أن يكون لدى الإدارة رؤية واضحة للمهام المطلوبة والمدة المطلوبة لأدائها، ومن ثم توزيع المهام على الموظفين المناسبين، ومتابعة حركة العمل، ومواعيد الإنجاز لهذه المهام .

ثالثاً: الإرشاد والتوجيه

بمعنى أن الإدارة يجب أن تكون عاملا محفزا للعاملين في المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الإدارة توجيه وإرشاد الموظفين في كيفية تنفيذ المهام، ومساعدتهم في تنمية المهارات العامة التي يحتاجها العمل، ومن أهمها: (مهارة الاتصال، إدارة الوقت).

رابعاً: المتابعة

بعد تنفيذ المهام السابقة، يجب على الإدارة المتابعة للتأكد من أن سير العمل يسير كما هو متوقع، وذلك لتصحيح أي خلل يحدث، ومن ثم إيجاد حلول له لا تؤثر على سير العمل والأهداف النهائية المتوقعة.

يمكنك أيضًا قراءة: كيفية إنشاء موقع إلكتروني والربح منه

أهداف الإدارة الإلكترونية

الأهداف هي النقاط الأساسية التي ستتحرك عليها المنظمات؛ ولتحقيق أهدافها، يجب أن تبقى الأهداف نصب أعيننا دائماً، حتى لا نحيد عنها، وبالتالي نحقق أفضل فعالية ممكنة.

لكل شركة أهدافها الخاصة، ولكن الأهداف العامة التي تشترك فيها جميع الأقسام الإلكترونية هي:

• التطوير: أي تحسين طريقة تنفيذ العمل من خلال ربط عناصر العملية الإدارية في جميع الأوقات.
• رفع مستوى الخدمات: أي الخدمات التي تقدمها الشركة للموظفين، وكذلك للعملاء.
• إشعال جذوة المنافسة: من خلال الإدارة الإلكترونية يتم الوصول إلى شريحة أكبر من الجمهور مما يغذي المنافسة بين الشركات.
• تقليل التكاليف الإدارية: أي النفقات الإدارية مثل النقل والورق وغيرها.

أنواع الإدارة الإلكترونية

وللإدارة الإلكترونية عدة أشكال، ولا يمكن أن تكون هذه الإدارة إلا أحد الأشكال التالية:

• الحكومات الإلكترونية.
• الشركات الالكترونية.
• الوزارات الالكترونية
• التجارة الإلكترونية.

كل هذا وأكثر، فمفهوم الإدارة الإلكترونية واسع، ويمكن أن تندرج تحت هذا المسمى عدة جهات تختلف عما سبق، فقد تكون الإدارة الإلكترونية هي موقع المدرسة الإلكتروني، وهكذا.

يمكنك أيضًا الاطلاع على: كيفية إنشاء متجر إلكتروني وإعداده بالكامل

عيوب الإدارة الإلكترونية

على الرغم من الفوائد العديدة التي تعود على المنظمة التي تتمتع بالإدارة الإلكترونية، إلا أن هناك بعض العيوب، والتي نذكرها فيما يلي:

• إن مصطلح الإدارة الإلكترونية ما زال جديداً، وهو ما يرفضه البعض ويستهجنه البعض الآخر، مما يعطل عجلة العمل.
• – غياب مفهوم الوصف الوظيفي بسبب تداخل المسؤوليات والمهام.
• وستكون مشكلة ضعف الإنترنت عاملاً مؤثراً جداً في تحقيق الاتصال الإداري الفعال.
• التكلفة الكبيرة المطلوبة لتنفيذ هذا النظام.
• فقدان مفهوم التشريع المتوافق مع الأوضاع المختلفة.
• لا بد من الدقة في أدق التفاصيل لضمان جودة سير العمل. إلا أن هذه المهمة شاقة وقد تحمل نتائج سيئة، لأن الموظف يشعر بأنه مراقب طوال الوقت، مما يؤثر سلباً على أدائه.
• الأرشيف الإلكتروني للإدارة الإلكترونية قد يتعرض للاختراق في أي لحظة مما يشكل خطراً على الشركة ومصالحها.
• قد يؤدي ضعف التحصين من الناحية الأمنية إلى حدوث أضرار غير مرغوب فيها للمؤسسة بأكملها.
• تعزيز الاعتماد على الدول الأجنبية مع سيطرة الدول الغربية على التكنولوجيا..