ما أهمية إدارة المشاريع وأهم صفات المدير الناجح

لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة؟ وكيف تتم إدارتها بنجاح؟ تعد المشاريع من أهم الوسائل التي تعمل على تنمية المجتمع، وقد أصبحت الجامعات والمعاهد تهتم بتدريس هذا التخصص فيها. وتنقسم الإدارة إلى قسمين، أحدهما للموارد البشرية والجزء الثاني للموارد المالية. ويعتبر مفهوما معقدا ويتطلب الكثير من الجهد البدني والفكري. ومن خلال موقعنا سنقدم لكم الموضوع. حول سبب أهمية إدارة المشروع.

ما هي أهمية إدارة المشاريع؟

في أي مشروع هدفه الحصول على الأرباح وتحقيق النجاح، تعمل الإدارة الصحيحة والفعالة على تحسين جودته. وتظهر أهمية الإدارة فيما يلي:

يمكنك أيضًا قراءة: كيف تدير مشروعك بذكاء؟

قياس مدى نجاح أو فشل المشروع

ويتم ذلك من خلال مقارنة النتائج المحققة بالأهداف المحددة قبل بدء العمل في المشروع.

الإشراف على العمل

من أهم مهام الإدارة مراقبة حركة العمل بشكل صحيح، حيث تضمن هذه الطريقة استمرارية المشروع واستقراره، وتحقيق الأهداف المرجوة وفق الجدول الزمني المحدد.

الإدارة المالية للمشروع

ومن المعروف باسم إدارة التكاليف والنفقات. يتم وضع ميزانية محددة لكل مشروع، لا يجوز أن تتجاوزها، لتحقيق الأرباح المطلوبة وتجنب الخسائر.

قيادة

إن إدارة المشروع بنجاح ودقة لتحقيق الأهداف ستساعد المدير على تحقيق الريادة في عمله، وأي عمل بدون إدارة يمكن تشبيهه بسفينة بلا دفة، إذ لا يمكن توجيهها أو التحكم فيها للوصول إلى الوجهة المطلوبة.

وضوح الأهداف والتركيز

ولإدارة المشروع بنجاح لا بد من وجود خطة مناسبة يتم من خلالها تنفيذ الأهداف. إذا عمل فريق العمل بمفرده دون وجود خطة لتوجيهه، فسوف يشعر بالضياع والتشتت، وسيصبح جاهلاً بما يجب عليه فعله. وهذا تحدي قوي يواجه كل مدير، خاصة في المشاريع التي تتطلب تغيير الأهداف.

خطط واقعية

تتضمن إدارة المشروع وجود خطة واقعية يمكن من خلالها معرفة مواعيد التسليم وخطوات العمل. وبدون ذلك، يصعب التوصل إلى تقدير نهائي للوقت والتكلفة والجهود المطلوبة.

إدارة المخاطر

أحد أشكال الإدارة الفعالة هو القدرة على إدارة المخاطر بشكل جيد لتجنب تحويلها إلى مشاكل. ويجب أن تكون الحلول البديلة متاحة في جميع الأوقات.

تنظيم العمل الداخلي

لإدارة أي مشروع بفعالية، يجب وضع سياسة تحدد شكل العمل في المنظمة.

نشر روح المنافسة

ويتم ذلك من خلال عمل فريقي عمل، وتوزيع المهام بينهم، وإعلامهم بالأهداف التي يجب عليهم تحقيقها. ثم يبذل كل موظف قصارى جهده للتفوق على الفريق المنافس.

خطوات إدارة المشروع

المشاريع هي مجموعة من الوظائف التي من خلالها يتم الوصول إلى هدف المشروع. تتضمن خطوات إدارة المشروع ما يلي:

إنشاء الفكرة الأولية

أي مشروع في العالم كان في البداية فكرة، وبالسعي والعمل عليه تحولت الفكرة إلى واقع ملموس.

وضع الخطط المستقبلية

وفي هذه المرحلة يجب تحديد الأهداف وتحديد الخطة المناسبة للبدء والانتهاء.

تحديد موارد المشروع

الموارد البشرية هي الموارد الأولى التي يحتاجها المشروع، لذلك عند وضع الخطة يجب تحديد حجم العمالة البشرية المطلوبة وأين سيتم توظيفها، ومن ثم يجب تحديد الموارد المالية اللازمة والتكاليف.

البدء في التنفيذ

هي المرحلة الأخيرة التي يبدأ فيها تشكيل الهيكل الإداري، وتعيين العمال والموظفين في أماكنهم المحددة مسبقاً، مع مراعاة إشراف الأشخاص على المهام والخطط التي تم وضعها، وذلك لسرعة إنجازها الأهداف وجني الأرباح.

يمكنك أيضًا قراءة: خطوات إدارة الأعمال الصغيرة لتحقيق النجاح

فوائد إدارة المشاريع

تحقق إدارة المشروع العديد من الفوائد للفرد والمنظمة، بما في ذلك:

المساعدة في تطوير الخطة

بدون وضع خطة محكمة للمشروع لن ينجح، فالإدارة القوية يمكنها إغلاق أي نقطة ضعف في الخطة، وهذا يوفر الوقت والجهد ويتجنب حدوث المشاكل.

خلق روح التعاون

يجب على الإدارة التنسيق بين الموظفين وخلق روح التعاون بينهم، فهذا يؤدي إلى تقدم المشروع وتحسين جودة الإنتاج.

التكامل بين الموظفين

الإدارة الناجحة تجعل الموظفين يعملون كشخص واحد لتحقيق الأهداف.

ترتيب المهام المطلوبة

لا يمكن إنجاز جميع المهام في وقت واحد، لذلك يجب ترتيب المهام حسب أهميتها وأولويتها.

التواصل بين الموظفين

يجب على أعضاء الفريق التواصل المستمر مع بعضهم البعض أثناء العمل ومناقشة الملاحظات المهمة، لأن روح الفريق لها دور فعال في تحقيق الأهداف.

متابعة المشروع

ويتم ذلك من خلال مراقبة الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة، وملاحظة ما إذا كان هناك نواقص أو تباطؤ في العمل أم لا.

يمكنك أيضاً الاطلاع على: مفهوم الإدارة الإلكترونية وتعريفها

الشروط التي يجب أن تتوفر في المدير الناجح

يجب أن يتمتع المدير ببعض الصفات التالية حتى يتمكن من إدارة المشروع بفعالية:

• لديه خبرة في مجال عمله لفترة من الزمن مما يسهل عليه فهم المشروع والمتطلبات التي يحتاجها.
• قدرته على التكيف مع ظروف العمل المختلفة.
• لديه القدرة على التواصل مع جميع الموظفين حتى يتمكن من تكوين فريق عمل جيد. يتمتع بالمرونة في إيجاد الحلول للمشاكل والعقبات وقادر على التعامل بالشكل المناسب.
• يتمتع بمهارات تنظيمية تساعده على إنجاز المهام في الوقت المحدد وبالتكلفة المطلوبة وبجودة عالية.

يمكنك أيضًا قراءة: نصائح لتجنب فشل المشروع

وبذلك نكون قد عرضنا أهمية إدارة المشروع وتحدثنا عنها بالتفصيل، وعرفنا الخطوات التي يمر بها المشروع من حيث التخطيط والتنفيذ، وعرفنا المهارات التي يجب أن يمتلكها المدير الناجح والفعال.