كيف تكتب وصف مختصر لنشاط المشروع

كيف تكتب وصفاً مختصراً لنشاط المشروع؟ كيف تنتقل فكرتك إلى التنفيذ؟ كتابة وصف المشروع هي المرحلة الأولى لتحويل الفكرة من الخيال إلى الواقع.

لذلك سنتعرف من خلال موقعنا على كيفية كتابة وصف مختصر لنشاط المشروع؟ بالإضافة إلى الأمور التي تؤدي إلى نجاح أو فشل المشروع، وأنواع دراسات المشروع، وغيرها من الأمور بالتفصيل.

كيف تكتب وصفاً مختصراً لنشاط المشروع؟

وتبقى الأفكار الإبداعية خيالا إذا لم تتحول إلى واقع مادي. الخطوة الأولى في تحويل فكرة المشروع من الأفكار إلى بداية التنفيذ هي صياغة كافة أركان فكرة المشروع. وللقيام بذلك، يجب أن تعرف كيفية كتابة وصف مختصر لنشاط المشروع.

يشمل هذا الوصف المختصر جميع جوانب المشروع (فترة تنفيذه، متطلباته، تكلفته، أهدافه، جودته، وغيرها)، بحيث يمكن كتابة وصف المشروع باستخدام عدة استراتيجيات، منها:

• طريقة الوصف التفصيلي لنشاط المشروع.
• أسلوب الوصف المختصر لنشاط المشروع.

سنجيب الآن على السؤال: كيف تكتب وصفاً مختصراً لنشاط المشروع؟ وذلك من خلال عرض طريقتين لكتابة المشاريع وأهم أركانهما وعناصرهما.

1- أسلوب الوصف التفصيلي لنشاط المشروع

هناك أسماء مختلفة لطريقة كتابة الوصف التفصيلي للمشروع. يمكن تسميتها بطريقة الوصف الفضفاضة أو فضفاضة المشروع موجز، ومهما اختلفت الأسماء فالاسم واحد.

وهي وسيلة تعبير إبداعية للتعبير عن المشروع وجوهره من خلال الوصف الشامل والإبداعي وتوضيح الأهداف شكلاً وكل ما يتعلق بأركانه. يتضمن الوصف التفصيلي للمشروع عدة محاور:

• ملخص.
• وتنقسم العناصر الرئيسية إلى ثلاثة أركان (مهمة، ومهمة جداً، وثانوية).

ولمعرفة كيفية كتابة وصف مختصر لنشاط المشروع بأسلوب فضفاض سنعرف كيفية صياغة عناصره.

كيفية كتابة ملخص المشروع

هذا الجزء من كتابة وصف المشروع يلخص المشروع ككل في عدة أسطر، نشرح فيها الرؤية والأهداف والمبادئ بشكل مختصر جداً، وذلك من خلال الرد على سؤال “لماذا قمنا بالمشروع؟” “

وهكذا يمكن لأي شخص أن يعرف قيمة المشروع عندما تقع ورقة ملخص المشروع أمام عينيه. وهكذا نعرف كيف نكتب وصف مختصر لنشاط المشروع؟

العناصر الرئيسية للمشروع

ذكرنا في الفقرات السابقة أن العناصر الأساسية للمشروع تنقسم إلى ثلاث فئات نوضح من خلالها طبيعة المشروع وهي:

• عناصر مهمة جداً: وهي العناصر التي لا يمكن الاستغناء عنها عند إنشاء المشروع، وقد تكون القيم الأساسية التي يعمل المشروع على تحقيقها.
• العناصر المهمة: هي عناصر مهمة للمشروع، ولكنها ليست بنفس قيمة العناصر المهمة جداً. العناصر المهمة جداً لا غنى عنها، حيث يقوم المشروع عليها.
  لكن الأهداف المهمة، على الرغم من أهميتها، قد يكون بها مجال للمرونة.
• العناصر الثانوية : وهي أهداف إضافية يستفيد منها المشروع بتحقيقها ولكننا نتوقف عندها مدة أطول من اللازم فهي إضافية للمشروع وتعتبر من مفاصل أركانه وبذلك نكون قد استوفينا أجزاء المشروع بأسلوب كتابة المشروع مع وصف فضفاض.

2- أسلوب الوصف المختصر لنشاط المشروع

هذا هو أسلوب تقديم الخطوط العريضة فقط لماهية المشروع، ولا تهتم هذه الطريقة بالتوسع في المشروع وأهدافه.

ولا يفضل استخدام هذه الطريقة في حالة المشاريع الإبداعية الجديدة من نوعها، كما قد تكون مناسبة في حالة المشاريع المعروفة والمنسوخة.

عناصر مهمة عند كتابة المشاريع

هناك عدة عناصر يجب توضيحها بشكل تفصيلي، حيث تتعلق هذه العناصر بهل سيتم إنشاء المشروع أم لا. هذه العناصر هي:

• كتابة ميزانية المشروع: كلما كانت الميزانية أكثر تفصيلاً، كلما كان المشروع أقرب إلى التنفيذ. لا نضع ميزانيات للمشروع بشكل عام سائل، بل يفضل أن تكون مفصلة بأرقام محددة.
  مع الأخذ في الاعتبار أنه كلما ارتفع سقف الأحلام، زادت الميزانية المحتملة لتنفيذه، وكلما زادت ميزانية تنفيذ المشروع اقترب المشروع من استحالة التنفيذ.
• الجدول الزمني للمشروع: كلما تم شرح المشروع بالأرقام والتواريخ والأوقات، كان من الأسهل على مؤسس المشروع قياس أدائه ونسبة نجاح خطط تنفيذه على أرض الواقع.
  ولذلك يفضل العمل بشكل تفصيلي ودراسة أكبر عدد ممكن من الأبعاد والعناصر المتعلقة بالمشروع لسهولة مراقبة تنفيذه على أرض الواقع. ومن خلال مراعاة هذه العناصر السابقة نستطيع صياغة المشروع بالشكل المناسب وتكوين رؤية واضحة لتنفيذه.

كيفية كتابة خطة عمل المشروع

وسنبين الآن كيفية صياغة خطة عمل تفصيلية للمشروع، حيث تختلف عن النسختين السابقتين في أنها أكثر شمولاً في منهجية سير المشروع على أرض الواقع، ولا تقتصر على أهدافه وأنشطته، حيث أنه يتكون من عدة عناصر:

• وصف مختصر: تختلف هذه النقطة عن طريقة كتابة المشروع بالشكل المختصر في المنهجية، حيث تتضمن منهجية ذلك الوصف تغطية عدة نقاط وهي اسم المشروع، والأسلوب التنظيمي للمشروع، والأدوار من فريق المشروع.
• المنتج المقدم للمشروع: لا نقصد بمنتج المشروع أنه يقتصر على المنتج المادي في حالة المشاريع التسويقية فقط، بل يشمل أي منتج يقدمه المشروع.

إذا كان المشروع مركزاً تدريبياً وتعليمياً فإن المنتج المقدم هو المعرفة والمهارات، ونذكر عند هذه النقطة المزايا التنافسية للمنتج المقدم وحجم مبيعاته والأرباح المتوقعة.

• نقاط قوة المشروع: نعمل على العصف الذهني لصياغة نقاط القوة الداخلية للمشروع والتي تميزه عن أي مشروع آخر.
• نقاط الضعف في المشروع: وهنا يجب أن يكون صادقاً مع نفسه لدراسة كافة نقاط الضعف الداخلية التي قد تهدد تقدم المشروع أثناء تنفيذه. العمل على التفكير في حلول وخطط بديلة.
• الفرص المتاحة: هذه دراسة تحليلية تشبه صياغة نقاط القوة للمشروع ولكنها تختلف عنها في أن عوامل القوة الخارجية التي تأتي للمشروع من البيئة المحيطة هي التي تحفز نجاحه.
• التحديات: كما أن هذه الدراسة قريبة نسبياً من نقاط الضعف، إلا أنها تمثل تحديات خارجية تهدد تنفيذ المشروع من الناحية البيئية، مثل: جائحة فيروس كورونا الجديد.
• الخطة التسويقية: تتكون الخطة التسويقية من اختيار السوق المناسب لمنتج المشروع، وتحديد الفئة المستهدفة للمنتج، ودراسة كيفية الإعلان عن المنتج.

الدراسة التنفيذية للمشروع

بعد أن قطعنا شوطاً طويلاً من الدراسة التخطيطية للجزء الأول من الإجابة، كيف تكتب وصفاً موجزاً لنشاط المشروع؟ وسوف ننتقل إلى مرحلة أخرى من المشروع وهي مرحلة دراسة التنفيذ، وذلك من خلال دراسة عدة نقاط مثل:

• استراتيجية الانكماش: هي الدراسة الاستراتيجية لتقليص مساحة المشروع، سواء المنطقة الإنتاجية عن طريق خفض الإنتاج بشكل مؤقت، أو مساحة الانتشار عن طريق تركيز نقاط تواجد المشروع في مناطق محددة، وذلك لعدة أسباب قد تشمل العمل على رفع مستوى جودة.
• استراتيجية التوسعة: وهي الاستراتيجية المعاكسة لاستراتيجية الانكماش حيث أن خطة تنفيذها تتمثل في توسيع مساحة تواجد المشروع لتغطية مساحات أكبر وزيادة الإنتاجية.

(التوسيع والانكماش) ​​من أهم استراتيجيات التنفيذ للمشاريع التي من الأفضل التخطيط لها خلال مرحلة صياغة فكرة المشروع.

الدراسة التسويقية للمشروع

في هذه المرحلة التخطيطية نبتعد جزئياً عن الدراسة التخطيطية الداخلية للمشروع والمنتج المقدم، لنوجه أنظارنا نحو المجتمع الخارجي لدراسة كل ما يهتم به ويحتاجه، لوضع خطة تسويقية تتضمن عدة عناصر، منها:

• دراسة العميل: تشمل هذه الدراسة كل ما يتعلق بالعميل (الاحتياجات، العدد، الوصف، مركز التواجد…) ومن خلال دراسة هذه العناصر نعمل على وضع منهجية لكيفية تلبية كل ما يبحث عنه العميل وجذبه إلينا منتج.
• الدراسة التنافسية: تعتمد هذه الدراسة على تحليل عمل جميع المشاريع التي قد تشكل منافسة لمشروعنا، من خلال تواجدها في نفس المساحة المكانية أو تقديم نفس المنتج أو منتج مشابه.

نقوم بدراسة عدة عناصر منها (منتجات المنافس، خدمات المنافس الإضافية، نقاط قوة المنافس، نقاط ضعف المنافس…).

• الحملة الترويجية: هي دراسة كيفية الإعلان عن المنتج على شكل حملة ممنهجة تصل إلى الفئة المستهدفة من العملاء، من خلال وسائل الإعلام المتاحة لدينا مثل (شبكات التواصل الاجتماعي، الإعلانات الورقية، المعارض…).

الدراسات النهائية للمشروع

بعد أن عرفنا كيفية كتابة وصف مختصر لنشاط المشروع، وكيفية التخطيط الأساس للمشروع، وصياغة الخطة الإعلامية والتنفيذية، وصلنا إلى المرحلة النهائية من المشروع، والتي تتمثل في النقاط التالية:

• تحديد الموقع: تحديد مركز التواجد المناسب للمشروع مع المنتج المعروض والعملاء المتوقعين.
• تحديد الشراكات: عند الدخول في مرحلة تنفيذ المشروع، نواجه مرحلة تحويل الفكرة إلى واقع ملموس. وتتطلب هذه المرحلة وجود شراكات مع المصدرين والموردين لتغطية الاحتياجات اللوجستية للمشروع.
• تحديد مجلس الإدارة..