تقوم السكرتارية بالمسؤوليات الخطابية والتنظيمية والمكتبية الأساسية لشركة أو قسم أو مسؤول تنفيذي. تقوم الشركات من جميع الأحجام بتوظيف السكرتيرات للمساعدة في إدارة المكتب الأمامي والتعامل مع المسائل الإدارية. واليوم عبر موقعنا نقدم لكم شرحًا لكل ما تحتاجه لتتعلم كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا.
كما أقدم لك: أفكار مشاريع نسائية عصرية بـ 1500 ريال أو أقل
محتويات المقالة
:: تعريف السكرتارية ::
- هناك افتراض خاطئ بأن وظيفة السكرتارية تتضمن الكثير من الأعمال الورقية والوثائق التي تتطلب ساعات طويلة من العمل أمام أوراق الطباعة والمستندات الطويلة.
- ولكن الحقيقة هي أن وظيفة السكرتارية قد تحسنت إلى حد أنها تتعامل فقط مع بيانات الأجهزة والبرامج التي يتم تخزينها كمستندات إلكترونية.
- لقد تحسنت بيئة العمل في دور السكرتارية كثيرًا وأصبحت متصلة بالشبكات المحلية التي تتيح لها الوصول إلى جميع الوثائق التنظيمية ذات الصلة. تم تشغيل محطات العمل بالتطورات التكنولوجية الحديثة حيث يتم تغذية جميع الأوراق في أجهزة الكمبيوتر والبيانات وتشغيلها إلكترونيا.
- تأتي هذه الوظيفة مع ميزة الاجتماع والتفاعل مع الإدارة العليا في وقت مبكر جدًا من حياتك المهنية، وبالتالي تمنحك الرضا الوظيفي الجيد والتقدير في بيئة العمل.
- يعد التفاعل مع كبار المسؤولين أحد فوائد كونك سكرتيرًا. وهذا بدوره سيؤدي إلى زيادة الاحترام بين الزملاء الآخرين وإضافة قيمة إلى سمعتك. يمكنك تعلم الكثير عن الصناعة أثناء التفاعل مع الإدارة، مما قد يساعدك على النمو مع الشركة.
:: كيف تصبح سكرتير ناجح ؟::
- غالبًا ما تكون واجبات السكرتير غير مرئية من قبل الجمهور، ولكنها يمكن أن تكون حيوية لمساعدة الشركة على البقاء منظمة وعلى المسار الصحيح.
- باعتبارك سكرتيرًا عصريًا، عليك أن تتحمل مجموعة واسعة من الواجبات والمسؤوليات. لن تتعامل فقط مع المكالمات الواردة ومذكرات رئيسك، بل قد يُطلب منك أيضًا كتابة رسائل ورسائل بريد إلكتروني وإجراء ترتيبات السفر والمساعدة في تخطيط الاجتماعات والمؤتمرات وإجراء الأبحاث وصياغة العروض التقديمية.
- سواء كنت سكرتيرًا لشخص واحد أو لمكتب بأكمله، فسوف تحتاج إلى أن تكون قادرًا على تقديم الدعم الإداري الفعال بإشراف محدود.
- نقدم لك هنا 5 من المهارات الأساسية التي تحتاج إلى إتقانها إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا محترفًا:
:1: إدارة الوقت ::
- ستساعدك مهارات إدارة الوقت المناسبة على تخطيط المهام والأنشطة بطريقة تمكنك من الوفاء بالمواعيد النهائية مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية.
- على سبيل المثال: إذا طلب منك رئيسك إعداد مستند تحتاجه بحلول الساعة 10:00 صباح يوم الاثنين، فيجب عليك التأكد من ذلك، وإلا فسوف تقع في مشكلة.
- إذا كان لديك مهام مهمة أخرى يجب القيام بها صباح يوم الاثنين، فأنت بحاجة إلى استخدام مهاراتك في إدارة الوقت لمعرفة كيفية تناسب كل شيء معًا.
:2: مهارة البحث ::
ستساعدك مهارات البحث عندما يتعلق الأمر بالعثور على معلومات مهمة، وهنا قد تحتاج، على سبيل المثال، إلى إجراء بعض البحث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب التمويل من قسمك، أو قد يُطلب منك البحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات رحلة عمل.
إذا لم تكن لديك المهارات البحثية اللازمة، فقد تفوتك تفاصيل مهمة، مثل أن رئيسك في العمل يحتاج إلى تأشيرة عمل وليس تأشيرة سياحية لرحلته.
:3: مهارات الحاسوب ::
نظرًا لأن معظم عملك سيتم إنجازه على الكمبيوتر، فمن الضروري أن تكون لديك مهارات الكمبيوتر اللازمة، مثل الكتابة والمسح الضوئي والطباعة، واستخدام برامج مثل Microsoft Office.
:4: استخدام متصفحات الانترنت ::
إلى جانب مهارات البحث، ستساعدك مهارات الكمبيوتر الجيدة على أداء مهامك اليومية بسرعة وكفاءة أكبر. قد تكون مهارات الكمبيوتر المتقدمة أيضًا في صالحك عندما يتعلق الأمر بالتقدم لوظيفة.
:5: مهارات الاتصال / التعامل مع الآخرين ::
باعتبارك سكرتيرًا محترفًا، ستكون على اتصال دائم مع الآخرين، سواء شخصيًا أو عبر قنوات مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
لذلك عليك أن تعرف كيفية التواصل بشكل واضح ومهني ومهذب، بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع زائر أو عميل أو زميل أو رئيسك في العمل أو مقدم الخدمة.
اقرأ هنا: كيف تصبح مصمم أزياء ناجحاً
:6: تدوين الملاحظات ::
غالبًا ما يُطلب من الأمناء تدوين محاضر الاجتماعات، لذلك إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا محترفًا، فأنت بحاجة إلى التأكد من قدرتك على تدوين ملاحظات دقيقة، إما باستخدام الاختصار أو عن طريق نسخ التسجيلات الصوتية.
:: واجبات السكرتير الناجح ::
- يتمثل دور سكرتير الشركة في الاهتمام بالوظائف الإدارية والكثير من أعمال التوثيق الخاصة بالمنظمة. تشمل واجبات سكرتير الشركة أيضًا تحمل مسؤولية صيانة جميع المستندات الإلكترونية وجميع الإجراءات المكتبية المتعلقة بالأعمال بالإضافة إلى اتفاقيات العقود.
- هذا الدور الوظيفي مطلوب باستمرار حيث أنه يعتني بجميع العقود الرسمية والاتفاقيات الجديدة أو جدولة الاجتماعات المختلفة وجميع الإجراءات الإدارية للمنظمة.
- هناك فئات فرعية مختلفة من أعمال السكرتارية مثل التعليمية والطبية والثقافية والقانونية وما إلى ذلك. ساعات العمل لهذا الدور الوظيفي هي مكافأة للباحثين عن عمل.
- على الرغم من أن وظيفة السكرتير تختلف تمامًا عن وظيفة موظف الاستقبال، إلا أنهما يلعبان الدور الأمامي لأي شركة.
وإليكم أيضاً: أفكار لمشاريع نسائية صغيرة وناجحة
:: مميزات العمل كسكرتير للشركة ::
فيما يلي بعض المزايا القليلة لسكرتير الشركة:
- عندما يتعلق الأمر بوظيفة سكرتير الشركة، لا يوجد أي ضغط على المواعيد النهائية أو تلبية المتطلبات، على الرغم من أن هذا الدور الوظيفي له عمل إداري مهم يجب القيام به، إلا أنه ليس من الضروري القيام به خلال الحد الزمني المحدد.
- عندما يتعلق الأمر بساعات العمل، فإن وظيفة السكرتارية تعد خيارًا جيدًا لأنها تناسب ساعات العمل التقليدية وتتميز بأوقات عمل مرنة.
- تعتبر ساعات العمل غير الموثوقة مصدر قلق كبير للكثير من الباحثين عن عمل وهو مجال اهتمام جميع الموظفين حيث أن الجميع يريد تحقيق التوازن بين العمل والحياة، فهو مصدر قلق كبير للأشخاص الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت لحياتهم الشخصية ولكن في نفس الوقت الوقت يريد أن يزدهر. وفي حياتهم المهنية أيضاً.
- ستكون في وضع يسمح لك بتحديد جداول كبار المسؤولين أو الاتفاقيات أو العقود الجديدة الموقعة في مكتبك أو حتى تنظيم إجراءات جديدة للمكتب، وبالتالي، يمكن للأشخاص الذين يحبون تولي مسؤولية البيئة التفكير في التقدم لوظيفة سكرتارية في أعمالهم. حياة مهنية.
وفي نهاية رحلتنا مع كيف تصبح سكرتيرة ناجحة؟ لا بد أن نشير إلى أهمية وظيفة السكرتيرة في أي شركة، حيث أن لها العديد من المهام والمسؤوليات المتعلقة بنجاح أو فشل الشركة.