في بعض الأحيان قد يكون من الضروري أن يقوم بعض الأشخاص بكتابة خطاب إلى جهة حكومية، لأي سبب كان، وبالتالي يجب تقديم هذه الرسالة بشكل رسمي. لذلك سنقدم اليوم عبر موقعنا بالتفصيل كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية.
لمزيد من المعلومات، راجع: نموذج رسالة اعتذار للمدير
محتويات المقالة
كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية
يجب أن يعلم كل منا أن هناك العديد من الأشخاص الذين لديهم الخبرة والمعرفة بكيفية كتابة الرسائل الرسمية. يمكن للمرء أن يلجأ إلى محامٍ لكتابة الرسالة بطريقة رسمية جيدة، ويمكن أيضًا اللجوء إلى كتاب العدل الذين يمكنهم أيضًا القيام بهذه المهمة، ولكن في بعض الأحيان قد لا يتمكن الكثير من الأشخاص من الوصول إلى مثل هؤلاء المتخصصين، وفي هذا الوقت يكون ذلك ضروريًا لتكتب الخطاب بنفسك، ولذلك لا تتأخر في تقديم الخطاب لتحصل على ما تريده من الجهة الحكومية المقدم إليها هذا الخطاب.
ولكن قبل أن نقدم لك الطريقة المثالية التي يمكن استخدامها في كتابة الرسائل، يجب علينا أولاً أن نعرف ما هي أنواع الرسائل الرسمية، حيث أن هناك مجموعة من أنواع الرسائل وهي:
- كتاب موجه إلى جهة رسمية، وصادر عن جهة رسمية أخرى.
- رسالة من أحد الأشخاص موجهة إلى جهة رسمية. على سبيل المثال، يعمل هذا الشخص لصالح جهة ويريد الحصول على خدمة من الجهة الأخرى.
- رسالة موجهة من جهة رسمية إلى أحد الأفراد.
نماذج الرسائل الرسمية
- يجب أن تكون الرسائل الرسمية مكتوبة على ورق أبيض عادي، أو يمكن استخدام ورق أصفر عادي، بالإضافة إلى ضرورة تضمين هذه الورقة الشعار الرسمي للجهة الرسمية التي صدرت الرسالة من خلالها. يجب أن يكون هذا الشعار هو الشعار الرسمي وليس مجرد نقوش.
- ويفضل أن تكون الرسائل مكتوبة على الكمبيوتر، بدلاً من الكتابة اليدوية. يجب اختيار نوع الخط المناسب للرسائل الرسمية. ومن أفضل الخطوط هو الخط Arial، ويمكن كتابته بالحجم المناسب. من الممكن الكتابة بحجم 16.
- إذا لم تتاح لك فرصة الكتابة على الكمبيوتر، يمكنك استبدالها بالكتابة اليدوية، وفي هذه الحالة يجب عليك كتابة الرسالة بالقلم الأزرق.
- يجب أن تترك مسافة بين السطور لا تقل عن سطر واحد ولا تزيد عن سطر ونصف، وتكون الكتابة على نصف الورقة.
خطوات كتابة خطاب رسمي بالتفصيل
- في البداية، يجب عليك كتابة صيغة رسمية وتبدأها بقول تحية وتحية. على سبيل المثال، تبدأ بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، ثم تنتقل إلى السطر التالي وتكتب اسم الشخص الذي تريد إرسال الرسالة إليه، ثم تكتب عبارة ” تحية طيبة وبعد”، وبعد ذلك ستكتب ما تريد في الخطاب.
- يجب عليك استخدام لغة قوية ودقيقة عند كتابة رسالتك، خاصة عند وصف طلبك. يجب أيضًا أن تكون مختصرة، وتوضح بوضوح كل ما تريد، ويجب عليك تقسيمها إلى نقاط محددة.
- وفي النهاية، بعد أن كتبت كل ما تريده في الرسالة، ستختتم الرسالة الرسمية بالتحية. ستكتب عبارة “شكرًا جزيلا”، وبعدها ستكتب عبارة “أرسلت إليك”، وستكتب اسمك أو اسم الجهة التي صدرت منها هذه الرسالة. إذا كان هناك ختم رسمي، سيتم الانتهاء منه. ضعها في أسفل هذه الرسالة.
نصائح لكتابة خطاب رسمي
- يجب أن يكون الخطاب الرسمي واضحًا، ويجب أن تكون دقيقًا في اختيار كلماتك.
- وينبغي أن يكون للخطاب مصداقية بحيث يقتنع من لا يعرف مستقبله بكل ما فيه.
- يجب عليك تجنب التعقيد أثناء كتابة الخطاب. لا تستخدم الآيات الشعرية أو الكلمات الشريرة الشريرة.
- يجب أن تحاول أن تكون مختصرًا قدر الإمكان، ولكن في نفس الوقت لا تحاول تشويه محتوى الرسالة أو تشويه السبب الذي من أجله ترسل هذه الرسالة.
- عند البدء بالرد على الرسائل الرسمية المختلفة عليك بالرد على كافة النقاط التي ذكرتها في الرسالة الأولى، ولا تنس أياً منها.
أنواع الرسائل الرسمية
الرسائل التجارية: يمكن القول بأن هذا النوع من الرسائل هو وسيلة إعلانية مهمة للمؤسسات الكبيرة، حيث تحتوي الرسالة على جميع المعلومات المهمة المتعلقة بنشاط الشركة التجاري، وليس ذلك فحسب، بل اسم ورقم السجل التجاري للشركة الشركة مكتوبة، وبالتالي فهي وسيلة إعلانية. يستخدم هذا النوع من الرسائل لأغراض تجارية مختلفة.
الرسائل الرسمية: يرتبط هذا النوع من الرسائل بالجانب الوظيفي، أو الجانب الإداري، ويختص بإصدار القرارات بشكل عام، أو الاستدعاء للأفراد.
وبهذا نكون قد قدمنا لك كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية. لمزيد من المعلومات برجاء التواصل معنا الآن من خلال التعليق أسفل المقال وسنوافيكم بالرد فورًا.