كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية الآن يتم التعامل بين الأشخاص المتقدمين للعمل وأصحاب الشركات عبر الإنترنت، حيث يقوم الأشخاص بإرسال رسائل بريد إلكتروني للأفراد داخل المؤسسات، لتوضيح بعض المعلومات، بالإضافة إلى إمكانية التواصل بين الأفراد عن طريق كتابة الرسائل، كما سنرى اليوم على موقعنا اليوم.

أقدم لكم اليوم أيضًا: كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما خطوة بخطوة

ما هو معنى البريد الإلكتروني ؟

• البريد الإلكتروني هو الصندوق الخاص بالشخص، والموجود على شبكة الإنترنت، ومن خلال هذا البريد الإلكتروني يمكن للأشخاص إرسال عدد من رسائل البريد الإلكتروني من وإلى الشخص.
• عندما يقوم الشخص بإرسال بريد إلكتروني لنفسه، يكون له عنوان فريد، مثل العنوان الموجود في المواقع الإلكترونية، ويجب على الشخص الذي يرسل الرسائل عبر البريد الإلكتروني أن يكون على علم بعنوان الشخص الذي يرسلها إليه، حتى يتمكن من الإرسال هو – هي.
• يعتبر البريد الإلكتروني الآن الوسيلة الرسمية لإرسال رسائل العمل الرسمية. على الرغم من توفر العديد من وسائل الاتصال، إلا أنها تظل الخيار الأول في التواصل المهني، لأن وسائل أخرى تميل نحو التعارف الشخصي، على عكس البريد الإلكتروني.
• لذلك يجب على كل شخص يبحث عن عمل أو التعرف على أشخاص من أجل العمل أن يكون لديه بريد إلكتروني حتى يتمكن من إرسال رسائل احترافية.

أنواع رسائل البريد الإلكتروني

يتميز البريد الإلكتروني بأنه أحد التقنيات المتقدمة التي أصبح يتم الاعتماد عليها رسميًا في المراسلات ومراسلات العمل والتقدم للوظيفة. لذلك يجب أن يكون لدى كل شخص بريد إلكتروني حتى تتمكن من استقبال وإرسال الرسائل. تشمل أنواع رسائل البريد الإلكتروني ما يلي:

1- البريد الإلكتروني الرسمي

يُعرف هذا النوع باسم “رسائل البريد الإلكتروني الرسمية”، وعادةً ما يكون هذا النوع من البريد الإلكتروني خاصًا بالعمل ومجموعات الأفراد الذين يتابعون منظمة عمل، أو حتى دراسة معينة.

في هذا البريد الإلكتروني يجب تسجيل بيانات صاحب البريد الإلكتروني بدقة ومهارة، لأن هذه المعلومات مرتبطة بعمله، ويجب تجنب إرسال رسائل غير مهمة عبر الرسائل الرسمية بشكل كامل.

2- البريد الإلكتروني غير الرسمي

هناك بريد إلكتروني آخر يعرف باسم رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية. هذا البريد الإلكتروني مخصص للأعمال غير الرسمية، والغرض منه هو التبادل الخاص مع الأصدقاء والأقارب، وهو عبارة عن محتوى ترفيهي.

ومن الجدير بالذكر أن إنشاء البريد الإلكتروني يهدف إلى الحفاظ على الخصوصية، حيث يمكنك من إرسال الرسائل والملفات بسرية تامة، وذلك من خلال وضع رقم سري فريد لا يعرفه أحد سواك.

خطوات إنشاء بريد إلكتروني جديد

بالطبع لكي تكتب بريداً إلكترونياً رسمياً باللغة العربية يجب أن يكون لديك بريد إلكتروني، وهناك عدد من الخطوات التي يجب تنفيذها من أجل إنشاء بريد إلكتروني وهي:

• عليك أن تختار اسماً فريداً لنفسك، وليس من الضروري أن يكون هذا الاسم هو اسمك، لأنك تستطيع اختيار ما تريد من الأسماء، بشرط ألا يكون هذا الاسم قد ذكره أحد على الإنترنت، لأنه لا يوجد تشابه، و لا تقلق. سوف يشرح لك جوجل هذا الأمر.
• بعد ذلك يجب عليك اختيار كلمة المرور الخاصة بك، ويجب أن تكون قوية، حتى يصعب على أي شخص اختراق حسابك.
• يجب أن يكون اسمك رمز “@” في نهايته، وبذلك تكون قد انتهيت من فتح بريد إلكتروني جديد، ويجب مراعاة عدم وضع فترة قبل أو بعد البريد الإلكتروني.

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية

البريد الإلكتروني الرسمي هو البريد الإلكتروني الذي يتم كتابته لأغراض العمل، وهناك عدد من الخطوات لكتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية بشكل صحيح وهي:

1- التعريف بالذات

يجب عليك التعريف بنفسك في البريد الإلكتروني الذي تكتبه، حتى يتم تذكرك ومعروفتك، لذا يجب أن تذكر اسمك، بالإضافة إلى مهنتك بشكل صحيح، وإضافة بعض التفاصيل عن نفسك.

2- تجنب مناقشة الأمور الشخصية

يجب أن تنتبه إلى تجنب الحديث بشكل كامل عن أي شيء شخصي عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي، وذلك لتجنب أي إحراج أو أن يراها شخص آخر. يجب عليك مناقشة الأمور العامة المتعلقة بالمهنة.

3- الرد على الرسائل في الوقت المناسب

احذر من التأخر في الرد على رسائلك، فالانتظار لفترة طويلة للرد على الرسائل يؤدي إلى تكوين صورة سيئة عنك.

4- تجنب كتابة الكلمات بشكل غير صحيح

عليك مراجعة رسالتك دائماً، فوجود الأخطاء فيها يضعف قوتها ويجعلها رسالة ضعيفة، والأخطاء قد تفقد معنى الكلمات.

ويجب عليك أيضًا تجنب الأخطاء النحوية، لتجنب سوء فهم الجمل. لذلك يجب عليك المراجعة بعناية، حتى لا تسوء صورتك لدى من تصلهم الرسالة.

5- تجنب استخدام الكلمات والمصطلحات الغريبة

يجب أن تكون رسالتك مكتوبة بالتفصيل وبشكل واضح، حيث لا يمكنك شرح الكلمات والمصطلحات التي يصعب فهمها.

لذلك يجب عليك التأكد من أن كلامك مناسب للشخص الذي ستتلقى الرسالة، بالإضافة إلى ملاءمة هذه الرسالة مع نوع العمل الذي تتقدم به.

6- أكتب عنوان واضح للرسالة

يجب عليك كتابة عنوان واضح ومفهوم للرسالة، لأن الشخص الذي ترسل إليه الرسالة بالتأكيد سيكون لديه مئات الرسائل. لذلك، لكي تتجنب إرسال رسالتك إلى السبام، يجب عليك كتابة عنوان واضح لجذب متلقي رسالتك.

7- اختصر رسالتك دون تحريف المعنى

يجب عليك إرسال كلمات مختصرة ومعبرة. يجب أن تتحدث عن الموضوع الذي أرسلت الرسالة من أجله. يجب الابتعاد عن الكلمات غير المهمة، بالإضافة إلى كتابة الكلمات بطريقة منظمة.

8- أكتب توقيعك الخاص

يجب عليك إنهاء رسالتك بتوقيع خاص بك. من المهم أن تنهي رسالتك بشيء يهمك. يجب عليك رسم توقيعك بطريقة تناسب نوع الوظيفة والمؤسسة التي ترسل إليها الرسالة.

9- الكتابة بخط واضح

يجب أن تجعل رسالتك واضحة وتحتوي على كلمات كبيرة. يجب استخدام خط كبير، مع تجنب استخدام الألوان في الكلمات أو الزخرفة. يجب أن تكون رسالتك باللون الأسود، لأنها تناسب الرسالة الرسمية.

10- اذكر المرسل إليه مع المرفقات

إذا كانت رسالتك تحتوي على بعض الملفات، فيجب عليك الإشارة إلى هذه المرفقات في كلماتك حتى يتذكرها المرسل إليه.

تأمين حساب البريد الإلكتروني الخاص بك

يجب عليك تأمين حسابك بشكل جيد حتى لا يتمكن أحد من الوصول إلى معلوماتك ورسائلك. في حالة وصول شخص ما إلى بريدك الإلكتروني بشكل غير صحيح، يجب عليك تغيير كلمة المرور الخاصة بك وإنشاء رقم قوي آخر. خطوات تغيير كلمة المرور هي:

• يجب عليك فتح حساب Gmail الخاص بك، والانتقال إلى الإعدادات، ثم كتابة كلمة مرور البريد الإلكتروني القديمة.
• ثم تقوم بتغييرها إلى كلمة المرور الجديدة، وذلك بكتابة كلمة أخرى أكبر وأصعب من الأولى.
• يجب عليك الحفاظ على رسائلك ومعلوماتك عبر البريد الإلكتروني من خلال حمايتها من أي اختراق، ويفضل الاعتماد على جوجل لحماية بريدك الإلكتروني عن طريق إرسال رسائل نصية، أو على البريد الإلكتروني عندما يتم الدخول إلى بريدك الإلكتروني على جهاز آخر غير جهازك، أو عندما قمت بتسجيل الدخول إلى الحساب. بشكل عام، يمكنك بسهولة الحفاظ على حسابك والحفاظ على سرية معلوماتك.

وفي نهاية رحلتنا مع كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية، أتمنى أن ينال موضوع اليوم إعجابكم زوارنا الأعزاء. كما أقترح عليك المزيد من المواضيع المميزة التي نأمل أن تنال رضاك ​​دائمًا عبر موقعنا. دمتم بخير.