كيفية عمل الخريطة التنظيمية

إن معرفة كيفية عمل المخطط التنظيمي يساعدك على تنظيم مسؤوليات المنظمة، فهو أحد الإجراءات التي يجب على المحلل الإداري القيام بها للحصول على بيانات الموظفين.

ولكن هناك بعض الإرشادات التي يجب اتباعها من أجل إنشاء شكل منظم وغير فوضوي لهذه المخططات، لذلك أدناه في موقعنا نوضح لك كيفية عمل مخطط تنظيمي.

كيفية عمل مخطط تنظيمي

إذا كنت تعمل كمحلل إداري، فمن الضروري معرفة كيفية عمل مخطط تنظيمي، وهو جزء لا يتجزأ من العمل، حيث يساعد في توضيح الأقسام التي تتألف منها تلك المنظمة، والسلطة والمسؤولية التي تساهم في الربط أجزاء المنظمة، حيث أنها المصدر الأساسي للمعلومات، وفيما يلي كيفية عمل المخطط التنظيمي:

1- مخطط تنظيمي غير تقليدي

هناك نوعان من المخططات التنظيمية التي يمكن عملها للمؤسسات، أحدهما يتطلب الطريقة التقليدية، والتي تتطلب الخطوات التالية:

1. يقوم المحلل الإداري بإعداد قطعة من الورق تكون مستطيلة الشكل وكبيرة الحجم.
2. ويبدأ برسم وترتيب وظائف الشركة على الورقة، وبالتالي جمع المعلومات.
3. وتستخدم قطع صغيرة من الورق على شكل دائري أو مستطيل، وترمز كل قطعة من الورق إلى مهمة أو وظيفة.
4. يتم وضع هذه الأوراق المقطوعة على الورق لتحديد مواقع الموظفين.
5. ويربط المحلل تلك القطع الصغيرة ويربط السلطة بالخطوط.

توفر طريقة الخريطة التقليدية مرونة في ترتيب الوظائف على الخريطة، حيث يمكنه تغيير الموقع الذي يريده، دون الحاجة إلى إعادة رسمه مرة أخرى.

2- الطريقة التقليدية

هناك أسلوب آخر شائع الاستخدام بين موظفي محللي البيانات، ويتم من خلال الخطوات التالية:

1. يقوم المحلل بإعداد ورقة مستطيلة كبيرة.
2. يتم رسم وظائف المنظمة مباشرة على تلك الورقة.
3. يتم رسم مستطيلات أو دوائر على الورقة بقلم الرصاص، والتي ترمز إلى الوظائف المتوفرة في الشركة.
4. وبعد الانتهاء من هذه الدوائر يقوم الموظف بإبلاغ المهام للهيئة، أما إذا أراد التجاوز يقوم بمسح الأجزاء التي تم رسمها ليعيد رسمها مرة أخرى.

عناصر المخطط التنظيمي

ومن الجدير بالذكر عند الحديث عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية أن هناك عناصر معينة يجب أن تتواجد في تلك الخريطة، وتتمثل هذه العناصر في السطور التالية:

• الهيكل التنظيمي العام للمؤسسة.
• خرائط تفصيلية للوحدات الجزئية التي تتكون منها المؤسسة.
• بيان تفصيلي بالتخصصات المتوفرة في مراكز العمل المختلفة.
• دليل الوصف الوظيفي ويتضمن بطاقة الوصف.
• الأوصاف الوظيفية والمواصفات والجداول.
• ترتيب الوظائف حسب الدرجات المالية والرواتب.
• بيان أنظمة العمل.

وقد يتضمن المخطط التنظيمي أيضًا أهداف المنظمة وفلسفتها في السعي لتحقيق تلك الأهداف، والسياسات الرئيسية للمنظمة، والدرجات الوظيفية والرواتب، بالإضافة إلى المعلومات الأساسية عن المنظمة.

نصائح لصنع المخطط التنظيمي

بعد أن تعلمت كيفية عمل الخريطة التنظيمية، تجدر الإشارة إلى أن هناك بعض الإرشادات التي يجب عليك اتباعها منذ بداية فكرة الرغبة في عمل الخريطة، لأنها تساعدك على التغلب على أي صعوبات قد تواجهك أثناء رسم الخريطة الخريطة، وإيصالها إلى الشكل الذي تحتاجه:

1- الجمعية

في الخطوة الأولى، يجب عليك جمع الأشخاص الذين يعملون بنفس المسمى الوظيفي في مربع واحد. سيوفر لك هذا الكثير من الوقت والجهد في مقارنة كل شخص بالآخر.

2- تسوية المربعات

ومن الخطوات التي تساهم في إنشاء المخطط التنظيمي، جعل مربعاته متساوية في الحجم، وأن تكون المسافات بينها متساوية، وهذا ما يمكنك فعله بسهولة باستخدام برامج الكمبيوتر.

3- كتابة اسم الوظيفة

قبل البدء بكتابة اسم الموظف لا بد من كتابة المسمى الوظيفي له، لأن المناصب هي التي تحدد الهيكل الوظيفي وليس الأشخاص. تساعدك هذه الطريقة أيضًا على تغيير مواقف الأشخاص دون الحاجة إلى تغيير الخطة بأكملها.

يمكنك أيضًا إنشاء ارتباطات تشعبية من المربعات إلى الخرائط والمستندات الإلكترونية الأخرى التي تصف، على سبيل المثال، مهام تلك الوظيفة.

4- وصف واجبات الشخص

أحد الأشياء التي يجب عليك القيام بها عند عمل مخطط تنظيمي للمؤسسة هو وصف مهام كل شخص. هناك بعض المنظمات التي قد يكون فيها الرئيس التنفيذي هو نفس نائب الرئيس للهندسة في شركة تكنولوجيا، على سبيل المثال.

ثم يقوم كل فرد في الوظائف الإدارية بتقديم التقارير إليه، وأفضل طريقة لإظهار هذه المهام هو وضع اسم الرئيس التنفيذي في خانتين على الخريطة، كل مرة تحت اسم وظيفته.

وهنا يمكنك أن ترى بوضوح فائدة تطبيق المخطط التنظيمي على شكل مناصب وليس على أسماء.

5- الخطوط المنقطة

أثناء عمل الخريطة التنفيذية، من المفيد إظهار العلاقات فيها باستخدام الخطوط المنقطة، لأنها تربط بين مربعين مركزيين. أحد هذه الأمثلة هو عندما يتم تحديد مهمة الموظف الذي يعمل تحت مسؤولية 3 مديرين.

ومع ذلك، حاول ألا يكون لديك الكثير من الخطوط المتقطعة داخل الخريطة، لأن المظهر النهائي سيكون فوضويًا للغاية. ومع ذلك، إذا كانت هناك حاجة لاستخدام العديد من الخطوط المنقطة، فاستخدم مخططات تفصيلية منفصلة.

6- اطبعه من الإنترنت

لقد اعتاد معظم الأشخاص على طباعة المخطط التنظيمي عبر الإنترنت، وهذا غالباً ما يساعد في التمكن من قراءة المخطط بوضوح والتفاعل معه، ولهذا السبب يجب عليك تحميل الخريطة على الإنترنت.

يمكنك أيضًا ربط بيانات الموظفين بعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم، مما يساعد في إرسال رسائل البريد الإلكتروني إليهم بسرعة وسهولة بمجرد النقر على اسم الموظف.

7- تقسيم الخطة الصغرى

إذا قمت برسم مخطط تنظيمي للمؤسسة وكان المخطط الناتج كبيرًا جدًا، فقد يؤدي ذلك إلى جعل النسخة ثقيلة على الكمبيوتر، أو قد تتطلب النسخة المطبوعة الكثير من الورق.

لذلك، إذا كانت المنظمة كبيرة وتحتاج إلى مخطط تنظيمي كبير، فمن الأفضل أن يتم تقسيم هيكل الشركة إلى مجموعات أصغر، على أن تكون كل منها منفصلة، ​​وأن يتم ربط المخطط الفرعي بالمخطط الأصلي.

مزايا المخطط التنظيمي

بعد التعرف على كيفية عمل المخطط التنظيمي لجميع المؤسسات، تجدر الإشارة إلى أن استخدام هذه الخرائط له أهمية كبيرة لنجاح المنظمة، إذ تتلخص مميزاتها فيما يلي:

• تساعد هذه المخططات التنظيمية في تصوير هياكل وعلاقات المنظمة.
• تحديد المستويات الإدارية في المنظمة.
• تسهيل عملية تحليل البيانات.
• معرفة سيطرة كل مدير على مسؤولياته.
• إنشاء خطوط اتصال جيدة.

عيوب المخططات التنظيمية

على الرغم من أن للمخططات التنظيمية العديد من الفوائد، إلا أن هناك بعض العيوب التي قد تجدها فيها، وهذه العيوب هي كما يلي:

• ولا تظهر الخرائط العلاقات غير الرسمية بين الإدارات والأفراد.
• يؤثر على الموظفين لأن واجباتهم يتم تفسيرها بشكل ضيق.
• وتميل المواقف الرسمية إلى الزيادة وعدم تشجيع التعاون غير الرسمي فيما بينها.
• قد تسبب هذه الخرائط سوء فهم بين الموظفين.
• قد يكون إعداد ومراجعة تخزين البيانات الضخمة أمرًا مكلفًا.

من أجل عمل خريطة تنظيمية، يجب تحديد مخطط كامل وبيان اسم الشركة وتاريخ الإعداد، ثم رسم المسمى الوظيفي واسم كل موظف في المؤسسة، وربط العلاقات بالخطوط المنقطة.