كيفية إعداد خطة عمل إدارية

كيفية إعداد خطة العمل الإداري ، تعتبر خطة العمل بمثابة خريطة، يتم وضعها لتساعدك على السير في الطريق الصحيح، بهدف الوصول إلى الهدف المنشود.
فإذا تم الاعتماد على خطة عمل دقيقة وواضحة في العمل فإن ذلك سيقلل من مستوى المخاطر التي قد يتعرض لها العمل.

يحقق سير العمل المناسب عائد ربح تنافسي، بالإضافة إلى نجاح منقطع النظير بين العديد من الشركات الأخرى.

ولذلك سنوضح لكم من خلال الموقع “موقعنا” كيفية إعداد خطة العمل الإداري وأهدافها وفوائدها وبعض التعليمات عند إعدادها.

خطة عمل

خطة العمل ليست سوى استراتيجية تساعد في إيجاد العديد من الحلول للمشاكل التي تواجه العمل.
وأيضاً بهدف تعزيز وتطوير مهارات الموظفين، والعمل على زيادة قدرتهم على التركيز.

لا تعتمد خطة العمل عادة على حدود زمنية محددة، بل تختلف هذه الحدود حسب طبيعة العمل نفسه.

لقد تزايد الاهتمام بخطة العمل في الوقت الحاضر، وذلك بسبب ضغط متطلبات العمل في مجال الأعمال المتنوعة.
لقد أصبح التخطيط أمراً ضرورياً ولا غنى عنه لتحديد الأهداف والاستراتيجيات والأنشطة.
وما يجب فعله لتحقيق تلك الأهداف.

كيفية إعداد خطة العمل الإداري

ولمعرفة كيفية إعداد خطة العمل الإداري، يتم وضع خطة العمل الإداري من خلال وضع خطوات منظمة ومتعمدة ومحددة خالية تماماً من العشوائية.
ويتم ذلك من خلال إجراء دراسة لجميع العوامل الداخلية والخارجية المحيطة بالعمل، لما لها من تأثير فعال على العمل.
مراحل إعداد خطة العمل الإداري هي كما يلي:

• العمل على وضع تعريف دقيق لطبيعة العمل وأولوياته التي سترتكز عليها الخطة الإدارية.
• ولا بد من تحديد كافة الأهداف الرئيسية والثانوية، وهي الأهداف التي يسعى جميع القائمين على العمل إلى الوصول إليها.
• ومن الضروري تحديد الشركاء الذين سيشاركون في العمل، والعملاء الذين سيستفيدون من المنتجات.
• من الضروري جمع المعلومات وتحليلها بشكل دقيق وتحديد كافة التوقعات ومعرفة الإمكانيات المتاحة.
  والتي تتمثل في الإمكانيات المادية والبشرية.
• ومن الضروري وضع خطة بديلة، لاستخدامها في حالة وجود أي خلل أو خطأ في الخطة الأولى.
  تُعرف هذه الخطة في هذه المرحلة بالخطة ب.

» إقرأ أيضاً لمزيد من المعلومات: خطوات إعداد خطة تسويق منتج جديد ناجح (6 خطوات ناجحة)

إرشادات عند إعداد خطة العمل

هناك بعض الإرشادات الهامة التي يجب اتباعها أثناء إعداد خطة العمل، وهذه الإرشادات هي كما يلي:

• ومن المهم تجنب ذكر أكثر من اسم واحد في العمود المسؤول.
• ضرورة تعديل وتوافق مواعيد الإنجاز مع الجدول الزمني المحدد للمشروع.
• يجب أن يظل عمود تاريخ الإكمال الفعلي فارغًا حتى يأتي وقت التسليم الفعلي.

عناصر خطة العمل

هناك أربعة أنواع من عناصر خطة العمل، وهي كما يلي:

ملخص تنفيذي

الملخص التنفيذي هو الملخص الذي يتضمن اسم صاحب المشروع والهدف من المشروع.
وصف طبيعة ونوعية المنتجات أو الخدمات التي سيقدمها المشروع.

خطة التسويق

الخطة التسويقية هي الخطة التي تحتوي على كافة المعلومات عن جميع المنافسين، ومعرفة أفضل الطرق لجذب العملاء.

خطة الإنتاج

ويتم وضع خطة الإنتاج بعد الانتهاء من الخطة التسويقية، وذلك بعد أن يتمكن صاحب المشروع من الفهم الكامل لطبيعة السوق وجودة الخدمات.
ما يجب أن تقدمه ومعدلات الطلب عليه.

خطة مالية

تحتوي الخطة المالية على معلومات حول رأس المال المستخدم في التأسيس.
بالإضافة إلى معلومات حول الإيرادات التي من المتوقع أن يحققها المشروع.

» كما ننصحك بقراءة: دراسة جدوى تسويقية جاهزة

أهداف خطة العمل الإداري

يتم تطوير خطة العمل بهدف تحقيق العديد من الأهداف، ومن أبرز أهداف خطة العمل الإدارية ما يلي:

• المساهمة في التعرف على كافة الصعوبات والأمور الهامة التي قد تواجه صاحب العمل في مشروعه.
  ومن ثم يصبح أكثر استعداداً لمواجهة مثل هذه الصعوبات.
• المساعدة في الوصول إلى القرارات النهائية بشأن القيام بعمل جديد أو تحسين العمل الحالي.
  أو التوقف والتخلي تماماً عن فكرة العمل في المقام الأول.
• توفر خطة العمل الدعم لصاحب المشروع لتجنب ارتكاب الأخطاء.
  فهو يساعد على تقديم وصف كامل ودقيق للمنتجات أو الخدمات.
  بالإضافة إلى تقديم تعريف كامل لتوزيعها أو إنتاجها في منطقة جغرافية محددة حسب حجم المنافسة ومعدلات الطلب.

فوائد خطة العمل

تحقق خطة العمل العديد من الفوائد لأصحاب المشاريع والمنشآت. فوائد خطة العمل هي كما يلي:

الالتزام والبقاء وفيا لاستراتيجية العمل

الحفاظ على استراتيجية عمل متسقة هو الدور الأساسي لخطة العمل.
إن البقاء عليه يساعد أصحاب المشاريع في الحفاظ على استراتيجيتهم الخاصة.

ويتم ذلك من خلال تقليل الآثار السلبية التي تحدث نتيجة الروتين اليومي، بالإضافة إلى المساهمة في تحقيق النقاط الأساسية للعمل.

إدارة جيدة للفريق

وهو دور أساسي لخطة العمل، وذلك من خلال متابعة فريق العمل بشكل جيد، بالإضافة إلى دراسة جميع النتائج المتوقع تحقيقها.

توزيع المهام والمسؤوليات

ويتم ذلك من خلال توضيح طبيعة المسؤوليات التي تقع على عاتق جميع الأفراد، فكل شخص لديه مهمته أو مسؤوليته الخاصة.

» لمزيد من المعلومات اقرأ: دراسة الجدوى الاقتصادية وأهمية أي مشروع بالتفصيل

ضع توقعات للأفضل

ويتم ذلك من خلال تحسين وتطوير طبيعة التوقعات، والتي تتعلق بأشياء كثيرة مثل ظروف السوق وتكاليف البيع والعمليات التجارية.

وفي ختام موضوعنا حول كيفية إعداد خطة العمل الإداري، ننصح بالاستعانة بشخص لديه خبرة في وضع خطة عمل مناسبة للمشروع.