كيفية إعداد الميزانية الشهرية للمشاريع

تعتبر الميزانية الشهرية للمشاريع هي الخطوة الأولى التي يفكر صاحب العمل في اتخاذها بعد مرحلة التفكير في المشروع نفسه، لأنها ضرورية للحفاظ على رأس مال المشروع والعمل على تحقيق الربحية أيضاً. سنقدم لكم من خلال موقعنا كيفية إعداد الميزانية الشهرية للمشاريع والتي يجب أن تكون واقعية لضمان استمرارية المشروع.

إعداد الميزانية الشهرية للمشاريع

ميزانية المشروع هي وثيقة مالية تحدد النفقات التي تعتقد أنك ستنفقها على المشروع وجميع النفقات المطلوبة لتسليم المشروع. يتضمن إنشاء ميزانية المشروع ما يلي:

• القدرة على تحديد كافة العناصر التي سوف تكلفك المال.
• بناء صورة كاملة لما تحتاجه في المشروع.
• مبالغ واقعية سوف تدرجها في الميزانية.

أفضل طريقة يمكنك استخدامها لبدء إعداد ميزانية المشروع هي استخدام القالب عبر الإنترنت، وهو عبارة عن قوالب جاهزة لكتابة التفاصيل التي تريدها، بدلاً من إضاعة الوقت في إعداد جدول بيانات معقد.

يمكنك أيضًا قراءة: كيفية إعداد الميزانية العمومية

عناصر الميزانية الشهرية للمشاريع

إذا كنت تخطط للقيام بمشروع ما، فيجب عليك معرفة الميزانية الشهرية للمشاريع، ويجب أن تعرف ما يمكنك تضمينه في الميزانية.

أولاً: الإيرادات

تعتمد الإيرادات على حجم المبيعات التي قمت بها. ويشير إلى الأموال التي ينتجها عملك نتيجة للعمل، ويجب أن تتضمن الميزانية توقعات المبيعات المستقبلية للشركة.

في مشروعك أنت تقوم بإدخال الموارد ورأس المال، وتنتظر الإيرادات، لذا يجب أن تشير في ميزانيتك إلى توقعاتك للإيرادات المحتملة.

يمكنك مقارنة الإيرادات كل شهر حتى تقوم بإجراء التعديلات المطلوبة، ومؤشر توقعات الإيرادات الخاص بك هو مؤشر على نضجك الاقتصادي كلما اقترب من الواقع التطبيقي.

ومن الأفضل أن تجعل توقعاتك مبنية على الحد الأدنى، حتى لا تتفاجأ بالنتائج. ولعل حصولك على إيرادات أكبر من توقعاتك سيعزز ثقتك في نفسك وفي مشروعك.

يجب عليك تقدير حجم مبيعاتك بدقة، واعلم دائمًا أن الإيرادات هي تقديرات رقمية بحتة تعتمد على حجم مبيعاتك.

ثانيا: التكاليف

وهي نفقات يجب عليك الالتزام بدفعها حتى تحقق الإيرادات المرجوة. قد يكون لدى الشركة أو المشروع طرق قياسية في التفكير حول فئات التكلفة، ولكن بشكل عام هناك عدة طرق لتصنيف تكلفة مشروعك.

الطريقة الأولى

نقسم التكاليف إلى أربعة أنواع:

• التكاليف المباشرة.
• التكاليف غير المباشرة.
• تكاليف رأس المال.
• تكاليف التشغيل.

التكاليف المباشرة

إنها تشكل الجزء الأكبر من المشروع، وهي ببساطة الأشياء التي يتعين عليك شراؤها ودفع ثمنها لمواصلة المشروع أو تطويره.

التكاليف غير المباشرة

وهي تكاليف ممارسة الأعمال، وترتبط باستمرارية فريق المشروع، مثل الرواتب وتكاليف التأمين. وهي تكاليف امتلاك الموارد، وتشمل أيضاً تكاليف الإضاءة والتدفئة وغيرها، خاصة في المشاريع الجديدة.

تكاليف رأس المال

وهو ما يتم دفعه عند شراء الأشياء الملموسة. قد تكون أصول شركة، وهي استثمار ضمن مشروعك ستستفيد منه خلال سنوات استمرارية مشروعك.

تكاليف التشغيل

يتعلق الأمر بإدارة المشروع وفريق العمل. وهي مماثلة لفئة التكاليف غير المباشرة. ويتم حسابها بشكل مختلف عن النفقات الرأسمالية لأنها تصل إلى حسابات الأرباح والخسائر، وتشمل تكاليف الموظفين وتدريبهم بالإضافة إلى أي رسوم صيانة ودعم روتيني.

يمكنك أيضًا قراءة: الفرق بين الميزانية العمومية للبنك والشركة

الطريقة الثانية

تقسيم التكاليف حسب أغراض إنشاء الميزانية إلى:

• تكاليف تسليم المشروع: هي كافة التكاليف التي يجب عليك دفعها حتى يصبح المشروع قابلاً للبدء، وذلك من خلال تحديد تكاليف كل جزء من العمل المتعلق بالتسليم. فإذا كان المشروع صغيراً نسبياً تكون التكاليف قليلة والعكس صحيح.
• تكاليف إدارة المشروع: تتعلق بتكاليف التشغيل بما في ذلك تكاليف الموظفين والأشياء الإدارية والتراخيص وبرامج الإدارة.

بمجرد الانتهاء من تكاليف المشروع، يجب عليك حساب جميع النفقات الشهرية التي ستدفعها دائمًا. هناك تكاليف لا يتم دفعها إلا عند إنشاء المشروع. التكاليف التي يجب عليك حسابها مع الإيرادات لحساب الربحية هي التكاليف الشهرية الثابتة والمتغيرة، مثل:

• البنود الثابتة مثل الإيجار والضرائب والتأمين والفواتير.
• وتعتمد المتغيرات على منتج المشروع، مثل شراء عدد مختلف من السيارات شهرياً إذا كان مشروعك تجارة سيارات مثلاً.
• تعتبر رواتب الموظفين تكلفة شبه متغيرة، لأنها قد تزيد حسب ساعات العمل الإضافية.

ثالثاً: الأرباح

الهدف الأساسي للمشروع هو تحقيق نسبة من الأرباح. يمكنك البحث عن مستشار مالي على الإنترنت مثلاً ليحدد لك ما هي الأرباح التي يجب أن تحققها بناءً على معرفة نفقاتك وإيراداتك.

هامش الربح يساوي إجمالي الإيرادات ناقص إجمالي النفقات، وبالتالي:

• إذا كانت الإيرادات = النفقات

بهذه الطريقة تكون قد حققت الاكتفاء الذاتي، لكن لا توجد نسبة ربح، لذلك هنا يجب عليك إجراء التعديل، إما العمل على تقليل حجم الإنفاق أو إيجاد طرق لزيادة الإيرادات، حتى تحقق الربح المطلوب.

• إذا كانت الإيرادات أقل من النفقات

الربح السلبي يعني أننا في حالة عجز في الموازنة. يجب عليك البحث سريعاً عن الخلل الموجود حتى تتمكن من تصحيحه، لأن هذا لا يعني عدم تحقيق الأرباح فحسب، بل يعني أيضاً أنك في طريقك لخسارة المشروع.

• إذا كانت الإيرادات أكبر من النفقات

الربح إيجابي، وبذلك يحقق مشروعك هدفه. ويعتبر فائض الفرق بين إجمالي المصروفات والإيرادات هو الربح الذي حققته.

مثال: تحقق هامش ربح 5% إذا كانت مصاريف المشروع 50.000 وإيراداته 55.000 وهكذا.

وفي النهاية يجب أن تكون تقديرات ميزانيتك متسقة مع التقديرات الواقعية حتى تكون الميزانية سليمة ويمكنك الاعتماد عليها.

بعد أن تقوم بحساب النتائج الفعلية، عليك مقارنتها بالتقديرات التي وضعتها في الموازنة وملاحظة الفرق عن طريق طرح النتائج المقدرة من النتائج الفعلية.

يمكنك أيضًا قراءة: الفرق بين الميزانية العمومية والمركز المالي والميزانية

نصائح لضمان نجاح ميزانية المشروع الشهرية

وفي سياق حديثنا عن ميزانية المشروع نذكر أن من المهام التي يجب عليك اتباعها حتى لا يحدث ارتباك أو خلل في ميزانية مشروعك:

• على صاحب المشروع أن يفضل ماله الخاص على رأس مال المشروع، حتى لا تختلط الأمور ولا يتكبد خسارة في أمواله الشخصية.
• يجب الاحتفاظ بأي فواتير أو مستندات لدفع التكاليف حتى يمكن الرجوع إليها عند الحاجة، مثل إجراء تعديلات أو طلب تفاصيل المعلومات.
• الالتزام بالخطة الاستراتيجية المتبعة في المشروع، بحيث يمكن تشخيص أسباب فشله في حال فشله.

الهيكل النموذجي للميزانية الشهرية للمشروع

قبل أن تقوم بإعداد الميزانية، عليك أولاً أن تعرف سبب إنشاء المشروع، وأيًا كان الشكل الذي تريد استخدامه لإعداد ميزانيتك، المهم أن تجيد استخدامه بما يعود بالنفع.

التأكد من عدم ارتكاب أية أخطاء في المعادلات والأرقام عند حساب بنود الموازنة من المبيعات والتكاليف.

كن مستعدًا دائمًا للمواقف الطارئة وغير المتوقعة. يجب عليك تضمينها في حساباتك. ويجب عليك أيضًا أن تكون مستعدًا لدفع الضرائب وفقًا لنوعها ونوع المنتج أو الخدمة التي تقدمها في مشروعك.

ميزانية المشروع لا تختلف كثيراً عن ميزانية الأسرة، إلا أن الأرقام والمعاملات المالية أكبر، لذا يجب عليك متابعة نفقاتك في المشروع باستمرار.

فوائد تتبع نفقات عملك

إذا كنت صاحب عمل، فيجب عليك متابعة نفقاتك المالية حتى لا تتفاجأ خلال موسم الضرائب على سبيل المثال. على الرغم من أن تتبع النفقات يعد مهمة أساسية وطبيعية، إلا أنه مفيد جدًا لأنه:

• يؤدي تتبع النفقات إلى تحسين إدارة أموالك في المشروع، خاصة إذا كان التدفق النقدي كبيرًا.
• فهو يساعد على التحكم في التكاليف ومعرفة ما تنفق عليه أموالك وكم، حتى تكون أكثر وعيًا والتزامًا بميزانيتك الشهرية.
• إن تتبع نفقاتك لا يساعدك فقط على توفير المال، بل يعمل أيضًا على استثمار صافي أرباحك في مجالات أخرى من العمل.
• من خلال الاحتفاظ بسجلات فواتير دقيقة، سيكون لديك كل شيء جاهزًا في الوقت المناسب لموسم الضرائب، وبالتالي سيكون لديك خطر أقل لخسارة الأموال.
• يحدد تتبع النفقات ربحية عملك بسرعة عن طريق حساب الفرق بين الإيرادات والنفقات. يبذل العديد من أصحاب الأعمال الكثير من الجهد في حساب الربحية لأنهم لا يملكون سجلات الدخل والإنفاق، وقد يعتقدون أن أعمالهم أكثر ربحية مما هي عليه في الواقع.

يمكنك أيضًا قراءة: ما الفرق بين قائمة الدخل والميزانية العمومية؟

بعد أن تحدثنا عن…