طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما خطوة بخطوة ليس بالأمر الصعب على الإطلاق. البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر انتشارًا للتواصل المهني لدى الكثير منا، ولأن اللغة الإنجليزية هي اللغة الأولى والأساسية في غالبية الأعمال والصناعات، لذلك من الضروري إتقان كتابة البريد الإلكتروني فيها، و سوف نتعلم عنها. معًا ومن خلال هذا المقال تشرح منصة موقعنا كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغتين العربية والإنجليزية بالخطوات.

أقدم لك اليوم أيضًا: نموذج سيرة ذاتية جاهزة لطلب الوظيفة

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة

على الرغم من أن البريد الإلكتروني عادة ما يكون أقل رسمية من الخطاب الرسمي، إلا أنه من الضروري كتابته بشكل احترافي، حيث تساعد كتابة بريد إلكتروني صحيح وواضح في تقديم انطباع رائع عنك للعملاء والزملاء وأصحاب العمل في جميع أنحاء العالم.

الطريقة خطوة بخطوة لكتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة هي:

1- ابدأ دائمًا بالتحية المهنية

• عند كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما، تأكد دائمًا من البدء بتحية احترافية. على سبيل المثال، نستخدم اسم عائلة المستلم في خطابات أكثر رسمية، مثل Dear MS Price و Dear Mrs. Price.
• إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه، وهو ما يحدث عادة عند التقدم لوظيفة، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو البحث عن اسم مدير التوظيف، أو المستلم المحتمل، ويعد LinkedIn وسيلة رائعة الموارد لهذا.
• إذا لم تكن متأكدًا من الاسم، فيمكنك استخدام المسمى الوظيفي الذي تخاطبه، مثل عزيزي مدير التوظيف، أو استخدام اسم الشركة أو الفريق، مثل عزيزي فريق أمازون للابتكار.
• تأكد أيضًا دائمًا من إرسال رسالة شكر عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مثل شكرًا لك على ردك السريع، أي شكرًا لك على الاستجابة السريعة، حيث أن إرسال رسالة شكر يجعل هذه الرسائل أكثر ودية واحترافية .

2- اشرح هدفك بوضوح

• تأكد من جعل هدفك في البريد الإلكتروني واضحا ومحددا، وتذكر أن البريد الإلكتروني عادة ما تتم قراءته بين الاجتماعات، لذا اجعل جملك واضحة وقصيرة، وابدأ بمناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة، وإحدى الجمل التي تساعدك على القيام بذلك أي أنني أكتب للاستفسار عن أنا أكتب للاستفسار أو أكتب للإشارة.
• إذا كانت رسالتك الإلكترونية تحتوي على معلومات تتطلب اتخاذ إجراء من جانب المستلم، فوضح ذلك بعبارات مثل هل يمكنك النظر في هذا من فضلك.

3- التأكد من استخدام المفردات بشكل صحيح

تتطلب جميع الصناعات مفردات مختلفة ومتخصصة. ستختلف رسالة البريد الإلكتروني لمتخصص تكنولوجيا المعلومات عن رسالة الطبيب، لذا ابحث عن المفردات الخاصة بمجال عملك واستخدمها بشكل مناسب.

ولا يفوتك التعرف على: نموذج لكتابة فكرة مشروع

4- احرص على أن تكون رسالتك مختصرة

• عادةً ما يتم تصميم رسائل البريد الإلكتروني بحيث يمكن قراءتها بسرعة، أو أثناء التنقل، لذا اجعلها موجزة وواضحة دائمًا. يعد إبقاء الرسالة قصيرة أيضًا طريقة سهلة لجعل رسالتك خالية من الأخطاء الإملائية، خاصة بالنسبة للمتحدثين باللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
• ومع ذلك، تأكد من إنهاء رسالتك ببعض الملاحظات المهذبة مثل شكرًا لك على مساعدتك، أو أتطلع إلى الاستماع إليك.

5- أنهي الرسالة بأدب

الخطوة الأخيرة في كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية ومهنية هي إنهاؤها بشكل مناسب، مثل جزيل الشكر أو خالص شكري.

6- التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية

قبل النقر على مربع الإرسال، تأكد من خلو البريد الإلكتروني من أي أخطاء إملائية، وتأكد أيضًا من استخدام القواعد النحوية بشكل صحيح، وذلك من خلال قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ، أو استخدام قاموس للمساعدة.

هل تعلم: كيفية كتابة التقرير بشكل صحيح خطوة بخطوة

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية

هناك أيضًا طريقة خطوة بخطوة لكتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية، والتي يجب عليك مراعاتها عند كتابة البريد الإلكتروني، وهي:

• اشرح الغرض الرئيسي من البريد الإلكتروني في الفقرة الأولى من الرسالة.
• لا تبتعد عن الموضوع الرئيسي للرسالة.
• تجنب استخدام اللغة العامية في كتابة الرسالة.
• تجنب الكلمات الطويلة.
• التأكد من خلو البريد الإلكتروني من الأخطاء اللغوية.

وتجدر الإشارة هنا إلى أن العنصر المهم في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي للشركة هو معرفة كيفية عرض الأفكار بشكل صحيح، وذلك من خلال تنسيق الرسالة بشكل صحيح، ويمكن اتباع عدد من النصائح لمعرفة التنسيق الصحيح للرسائل الرسمية، و هو:

• العنوان: العنوان مكتوب باللغة الإنجليزية. يحتوي العنوان عادةً على التاريخ وعنوان المرسل. العنوان موجود على الجانب الأيسر في أعلى الرسالة. ويفضل عدم كتابة رقم الهاتف أو الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني في هذا العنوان.
• العنوان الداخلي: مكتوب باللغة الإنجليزية، ويحتوي هذا العنوان على عنوان واسم الشخص الذي يتلقى الرسالة. إذا كنا لا نعرف اسم الشخص، نكتب اللقب الخاص. يقع هذا العنوان أسفل العنوان الرئيسي بأربعة أسطر، ويتم تحديد ذلك عن طريق برامج كتابة النصوص.
• التحية: تكتب التحية أسفل العنوان الداخلي بعد ترك سطر واحد. يعتمد اختيار التحية على مدى معرفتك بالشخص الذي يتم إرسالها إليه. وغالباً ما تكون الرسالة مكتوبة بكتابة عزيزي، ثم اسم المرسل، ثم وضع الفاصلة (،).
• متن الرسالة: متن الرسالة هو أهم جزء فيها، ويتم كتابتها بعد ترك سطر واحد فارغ بعد السلام.
• الاختتام والتوقيع: يتم الاختتام بعد ترك سطر واحد فارغ بعد نص الرسالة. وفي الختام، عادة ما يكتب عبارة مهذبة مثل لك خالص الشكر، تليها إقالته. بعد ذلك يترك عدة أسطر فارغة ثم يكتب التوقيع. في بعض الأحيان يتم استبدال الخاتمة بجمل غير رسمية، مثل تحياتي الحارة. أو مع أطيب التمنيات.

إليك كيفية كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية

نصائح لصانعي المال لتحسين بريدك الإلكتروني

هناك عدد من النصائح التي تساعد في جعل بريدك الإلكتروني مثاليًا، ومنها ما يلي:

• يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ​​وواضحًا.
• التمييز بين النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية العمياء “Bcc”. يتم كتابة العناوين البريدية في النسخة الكربونية وذلك لإرسال نفس الرسالة لجميع المذكورين فيها. أما بالنسبة للنسخة الكربونية العمياء، فيتم إضافة عدة عناوين بريد إلكتروني، لكي ترسل لهم نفس رسالة البريد الإلكتروني، ولكن هذه العناوين لا يراها الآخرون، على عكس “cc” حيث يمكن للمستخدمين معرفة الأطراف المرسلة إليهم الرسالة تم ارساله.
• يجب أن تكون حذراً عند اختيار الرد أو الرد على الكل، لأنه إذا اخترت الرد على الكل، فإن جميع المذكورين في الرسالة سيرون الرد.
• يجب عليك التحقق من كافة المرفقات قبل النقر على مربع الإرسال. التعبير الجيد عن هذا هو تجدونه مرفقا. من فضلك جد المرفقات.
• احرص على التحلي بالأدب في جميع الأحوال، وتجنب تماما السخرية والفكاهة، لأن هذا التصرف قد يساء فهمه بسهولة.
• ابتعد عن استخدام الرموز التعبيرية والاختصارات: فالرموز التعبيرية المستخدمة في فيسبوك وتويتر ليست مناسبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. على سبيل المثال، لا تقم بإضافة وجه مبتسم أو أي رسم متحرك آخر لأن هذه التفاصيل تظهرك كشخص غير محترف.
• الاهتمام بصيغة الكتابة والإطار العام للبريد الإلكتروني، وذلك باختيار حجم ونوع الخط المناسب. يفضل عدم استخدام خلفية ملونة، ولكن إذا أردت استخدامها فاحرص على ألا تكون الألوان داكنة حتى لا يكون بريدك الإلكتروني داكنًا ويصعب قراءته.

وفي نهاية هذا المقال عن كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة خطوة بخطوة، أتمنى أن أكون قد تمكنت من شرح كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة بطريقة سهلة وبسيطة، وأنا في انتظار جديدكم الأسئلة والاستفسارات والمشاركة.