يمكن استخدام تنسيق خطاب الدعوة لزيارة عامة إذا كنت تريد إرسال رسائل مطالبات مختلفة، ولكي تتمكن من جعل الرسالة أكثر تأثيرًا من أجل تلبية قبول الدعوة للزيارة، يجب الالتزام بمجموعة من الاستراتيجيات عند الكتابة، لذا سنتابع بعد ذلك عبر موقعنا الكشف التفصيلي عن ماهية الخطابات الرسمية. وغير رسمية.
محتويات المقالة
صيغة خطاب الدعوة للزيارة
تنقسم الرسائل إلى مجموعة من الرسائل غير الرسمية والرسائل الرسمية. على سبيل المثال، إذا كان الأمر يتعلق بكتابة تنسيق رسالة دعوة لزيارة صديق، فيجب كتابة الرسالة بأسلوب شبه رسمي إلى حد ما. تبدأ الرسالة بالتحية المعتادة حسب مستوى علاقتك بذلك الشخص، وكذلك باقي أجزاء الرسالة، والتي تأخذ الشكل العام التالي:
الاسم/ ……………………………………..
العنوان/ ……………………………………
الرمز البريدي المدينة/…………………….
رقم التليفون/ ………………………………….
بريد إلكتروني/……………………………………
التاريخ/ ……. / ………/ ………..
اسم المرسل إليه / ………………………………
عنوان المستلم: ……………………………………
الرمز البريدي للمرسل إليه/………………………
(نموذج التحية): عزيزي / عزيزي ………………………
الجملة التمهيدية (مقدمة الكلام)/…..
الفقرة الأولى/ (5 أفكار مدرجة في جميع الفقرات)
آخر الفقرات التكميلية لخاتمة الكلمة/……………
التوقيع/ ………………………….
وقد تختلف البيانات من حرف إلى آخر حسب طلب الزيارة الذي قد يكون زيارة عمل أو دعوة لزيارة لحضور أي من احتفالات الزواج وغيرها من الحالات، ولكن في كل الأحوال يمكن استخدام الصيغة السابقة يمكن مناقشتها في إعادة بناء أي من الحروف الأكثر تحديدًا للهدف.
يمكنك تحميل هذا النموذج من خلال الرابط التالي: نموذج خطاب دعوة الزيارة
كيفية كتابة خطاب رسمي
على الرغم من تعدد أنواع الرسائل في كثير من الحالات المختلفة حسب الجهة الموجهة إليها الرسالة، إلا أن الرسائل الرسمية تعتبر من أكثر الرسائل التي يتم اللجوء إليها في أغلب الأحيان، سواء للعمل أو لأي مؤسسة تجارية أو حكومية. ولذلك يجب عند كتابة الرسالة مراعاة ما يلي:
1- عنوان الرسالة الداخلية
يعتبر العنوان الداخلي للرسالة من أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة صيغة رسالة الدعوة لزيارة رسمية، حيث يجب أن تحتوي على عنوان الجهة الرسمية المراد إرسال رسالة الدعوة إليها سيتم إرسالها، بشرط ترك مسافة محددة بين العنوان الداخلي والترويسة التي تسبقه.
2- رأسية بداية الرسالة
وتتمثل بالحرف الأول الذي يبدأ به الحرف، والذي غالباً ما يتعلق بتسجيل بيانات الشخص الذي يرسله خارج الرسالة، حيث يتم اتباع الترتيب المناسب للبدء بالاسم، يليه العنوان التفصيلي، أي ويذكر اسم الشارع والمنطقة ثم يكتب الرمز البريدي.
في نهاية رأسية البداية خارج الرسالة يكتب التاريخ الذي تم فيه إرسال الرسالة في أسفل الصفحة على الجانب الأيسر مع ذكر اليوم والشهر والسنة.
3- كتابة السلام
ورغم أن الكثير من الناس يعتقدون أن “التحية” ليست ضرورية في الرسائل الرسمية، إلا أنها من أهم النقاط التي لا ينبغي إغفالها. ويتم كتابته بعد استكمال العنوان الداخلي مع ترك سطرين على الأقل.
4- بيان الخطاب
ويعتبر هذا الجزء الأكثر أهمية في الخطاب، ويتناول كتابة المحتوى الأساسي والكشف عن الأسباب الأساسية التي من أجلها تمت معالجة كتابة ذلك الخطاب، سواء كان ذلك لدعوة أي من زيارات العمل أو غيرها من الأهداف.
5- خاتمة الخطاب
وفي نهاية كتابة المقال لا بد أن ننتقل بعد ذلك إلى كتابة بعض الجمل التي تعبر عن الشكر والعرفان والتقدير، والتي تكون بمثابة جمل ختامية تمدح متلقي الرسالة على اهتمامه الشديد. ثم ننتقل إلى ترك ختم كاتب الرسالة ليبدو الأمر أكثر رسمية، أو التوقيع إذا لم يكن هناك ختم. ثم ينتهي بكتابة التاريخ.
نصائح عند كتابة تنسيق الرسالة
بعد مراجعة شكل خطاب دعوة الزيارة بشكل عام، يمكننا أن ننتقل إلى تلخيص بعض النصائح الأساسية التي ستمكن من الالتزام والعمل على تحقيق الهدف المنشود وهو قبول طلب الزيارة الخاص بك. ومن بين هذه النصائح يمكنك اتباع ما يلي:
- قبل كتابة خطاب الدعوة يجب عليك أولا تحديد المرسل إليه لكي تعرف الطريقة التي سيتم اتباعها في الكتابة، حيث أن الطريقة المستخدمة في كتابة خطاب إلى جهة رسمية تختلف تماما عن تلك المستخدمة في كتابة خطاب الدعوة إلى صديق.
- لا تخالف أياً من العناصر الأساسية لكتابة الرسالة، خاصة إذا كانت الرسالة مرسلة إلى جهة رسمية.
- مراعاة التوقيت المناسب لإرسال الرسالة حتى تحظى باحترام وقبول الدعوة من قبل الشخص الموجه إليه.
- عند كتابة الرسائل الرسمية، يجب على المرء أن يتجنب تماما الكلمات الأدبية الشائعة التي لا تناسب هذه المواقف.
- عند التعامل مع تنسيقات الرسائل اليدوية، كان من الضروري التأكد من أن الكتابة واضحة بأسلوب سلس وسهل الفهم، وتم استخدام الحبر “الأسود” أو “الأزرق” لذلك.
- ولا ينبغي أن يرتكز بيان الخطاب على العواطف والأحاسيس الشخصية، بل يجب التطرق إلى تقديم الأدلة المقنعة وأن تكون صياغة الخطاب مبنية على التقارير.
- ولا ننسى أن الأفكار المراد إيصالها في الخطاب تكون واضحة ومنظمة قدر الإمكان، وهو ما يستخدم في كتابتها بصيغة أكثر إقناعا.
- وينبغي الحرص على جعل الرسالة أكثر وضوحا، مع الالتزام بترك مسافة بين كل فكرة يتم تقديمها. على سبيل المثال، يتم ترك مسافة حوالي ثلاثة أسطر بين خاتمة الرسالة والتوقيع، وهكذا.
- ولجعل الخطاب أكثر تأثيرا وإقناعا، لا بد من الاهتمام بالبحث المتعمق حول الأفكار التي سيتم نقلها، وذلك باستخدام الكتب والمقالات الأكاديمية وغيرها من المصادر.
- كما يجب أن يكون الخطاب قصيرًا ومحددًا إلى حد ما، بحيث لا تتجاوز الأفكار الواردة في بيان المقال خمسة أفكار كحد أقصى.
- الاهتمام بمقدمة الخطاب أو بداياته لجعله أكثر جاذبية للمجموعة الموجه إليها الخطاب، مما سيجعلهم متشوقين لمواصلة قراءة الخطاب.
تختلف طريقة كتابة خطاب الدعوة للزيارة باختلاف الجهة المراد إرسال الرسالة إليها، ومن هنا يستمر بناء محتوى الرسالة تدريجيًا، سواء وفقًا للمعايير الرسمية أو غير الرسمية.