صفات السكرتير الناجح هي ما يؤهله للعمل بكفاءة أكبر من غيره، حيث تعتبر مهنة السكرتارية مهمة سهلة، حيث لا تحتاج إلى المزيد من الشهادات والمؤهلات لتحقيقها، في حين أنه من الضروري امتلاك عدة مهارات ومهارات متميزة. الصفات، لذلك يشرح موقعنا مهارات السكرتير الفعال.
محتويات المقالة
صفات السكرتير الناجح
من أساسيات نجاح المنظمة هو نجاح المدير الذي لا يتحقق إلا بنجاح فريق من الأمناء الناجحين، حيث لا يتحقق ذلك إلا بامتلاك العديد من الصفات التي تعتبر من سمات الرجل الناجح. سكرتير.
أولاً: الصفات المهنية
الصفات المهنية هي القدرة على القيام ببعض الأعمال التي تعزز مهنة السكرتير وتدعم عمه، لكنها لا تحسب على المستوى الشخصي
- القدرة على التعلم المستمر ومتابعة التطورات التي يتوصل إليها العلماء في المجال التقني.
- الحصول على مؤهل دراسي يتناسب مع مجال العمل.
- مهارات في العمل الأرشيفي.
- مهارات في صياغة الرسائل والمراسلات بشكل صحيح.
- -خبرة في مجال المكاتب وأعمال السكرتارية.
- المعرفة الكاملة بكيفية كتابة التقارير والتعامل مع البريد الورقي والإلكتروني.
- القدرة على العمل بشكل فردي وجماعي.
- تقبل آراء الآخرين وتقبل النقد والفهم وسرعة التعلم.
- القدرة على التفاوض والإقناع.
- الطموح: من صفات السكرتير الناجح أن يكون طموحاً.
ثانياً: الصفات الأخلاقية
يعتقد البعض أن الصفات الأساسية التي يتمتع بها الموظف لا تؤثر على بيئة العمل، في حين أن شخصيته وخصائصه تؤثر حتماً على بيئة العمل وعلاقاته الشخصية مع من حوله.
- أمانة.
- التزام.
- أمانة.
- تحمل المسؤولية.
- نزاهة.
- الموضوعية.
ثالثاً: الخصائص السلوكية
هناك بعض السلوكيات التي يجب على السكرتير الناجح أن يكون على دراية كاملة بها.
- ويجب أن يتمتع بالذكاء وسرعة البديهة في التعامل مع الظروف والمواقف التي يواجهها.
- أن يتميز بالقدرة على تنظيم مهامه وأداءها في وقت قصير.
- القيام بأكثر من عمل بتركيز ودقة.
- قوة الذاكرة والقدرة على حفظ المعلومات.
- أن تكون قادرًا على التواصل مع العملاء والمدير بلطف وذوق.
- الالتزام بالمواعيد واحترام الوقت والقدرة على إدارة الأعمال في الوقت المحدد.
- الاهتمام بالمظهر الخارجي والأناقة.
- – الطلاقة في الكلام وقوة الشخصية.
- الولاء للمنظمة والمسؤولين.
- المرونة والهدوء.
أنواع خدمات السكرتارية
تختلف وظيفة السكرتارية عن وظيفة خدمة العملاء أو الاستقبال، فهي تأتي تحت مسمى الوظائف الإدارية. وبالطبع يختلف الأمر حسب طبيعة المؤسسة، إلا أن صفات السكرتير الناجح تعتبر ثابتة في كافة التخصصات.
أولاً: الأمانة التنفيذية
وتتولى مهام أعلى من الأمين العام، وتختص بأداء المهام الإدارية الرسمية على شكل مشاريع كاملة، مثل: إصدار التقارير السنوية.
ثانياً: الأمانة العامة
وظيفتها هي القيام بجميع الأعمال المكتبية للمؤسسة أو الشركة بأكملها، وتقوم بهذا العمل بما في ذلك الرد على الهاتف أو تلقي المراسلات، وإدارة الشؤون المالية، وشؤون الموظفين، والتدريب.
- السكرتارية الخاصة: تتولى المكتبة العمل وتقديم خدمات العمل لشخص أو إدارة، وتعتمد على العمل السري، مثل مرافقة المديرين، والوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، وتنظيم جدول الأعمال، وحجز تذاكر الطيران، واستلام الرسائل المصرفية، وما إلى ذلك.
- مساعد خاصوظيفته تشبه وظيفة مدير المكتب، لكنه أقرب وأكثر مشاركة مع المدير في الأمور الشخصية. ويتابع مع مدير المكتب ويكلفه بالتفويضات المالية والأرقام السرية.
- مدير مكتبوهو المشرف والمسؤول عن الأمناء العامين والخاصين والتنفيذيين، الذي يسند إليهم المهام ويخطط عملهم ويقيم كل منهم.
واجبات السكرتير الناجح
السكرتير الناجح يجب أن يكون قادراً على التفكير والدراسة والتحقيق للحصول على منصب وظيفي أفضل، بالإضافة إلى الالتزام بالعمل الموكل إليه والقيام به على أكمل وجه لتقديم كل الدعم لمن حوله، بالإضافة إلى أداء بعض المهام التي تعتبر أساسية في كيانه الوظيفي.
- التواصل مع جميع إدارات المؤسسة أو الشركة.
- تحديد مواعيد وأماكن المقابلات وتنظيم أوقات الاجتماعات.
- تنظيم العمل وتوزيع المهام على الموظفين داخل المنظمة.
- كتابة التقارير الإدارية وطباعتها بشكل دوري.
- متابعة سير العمل وتنفيذ القرارات الإدارية.
- تخفيف العبء على المديرين وترتيب مواعيد عملهم.
- الترحيب بالضيوف والعملاء الجدد.
- استقبال ومراجعة المكالمات والرسائل.
- مراجعة الرسائل والمستندات قبل إرسالها.
- تعديل المستندات وإعدادها وتسليمها في الوقت المحدد.
- الإعداد وحضور الاجتماعات والمؤتمرات وإعداد تقرير موجز عن القرارات الناتجة عن الاجتماع.
تأثير المشاكل التي تواجهها الأمانة
لا شك أن وظيفة السكرتارية أصبحت مطلوبة في سوق العمل ولها مميزات نظراً لما تقدمه من أعمال، ولكن هناك بعض المشاكل التي تواجه السكرتارية.
- وجود أكثر من هيئة إدارية واختلاف آرائهم.
- – مشاكل في التواصل والتعامل مع الناس.
- عدم وجود خطة للتعامل بين الإدارات.
- – عدم التنسيق وضيق الوقت.
- التعامل مع العديد من العقليات المختلفة، مما يؤثر على التركيز والفهم.
- – عدم الراحة، مما قد يسبب عدم التركيز واتخاذ القرارات الخاطئة.
- عدم وجود خطة عمل.
- تكليف العديد من المهام غير المتوقعة أو غير المناسبة.
تعتبر السكرتارية من الأدوار الهامة في المؤسسات والشركات بسبب كثرة المهام التي يقوم بها المديرون. يساعد على تقليل العمل لديهم وتقديم الخدمات المناسبة في بيئة العمل.