شرح الهيكل التنظيمي الإداري ومفهومه ومبادئه

يتطلب شرح الهيكل التنظيمي الإداري معرفة شاملة بمبادئ الهياكل التنظيمية وأنواعها وأهم خصائصها. يعد مصطلح الهيكل التنظيمي من المصطلحات التي لم يتفق الباحثون لها على تعريف واحد، إذ يرى بعض الباحثين أن الهيكل التنظيمي يختلف من منشأة إلى أخرى، لكن ذلك لا ينفي وجود بعض القواعد الأساسية. والتي لا تخلو من أي هيكل تنظيمي، وفي هذا الموضوع، ومن خلال موقع على شبكة الانترنت موقعنا وسنشرح لكم الهيكل التنظيمي الإداري بشيء من التفصيل.

شرح الهيكل التنظيمي الإداري

يعتبر الهيكل التنظيمي الإداري العمود الفقري لأي مؤسسة مهما كان نوعها ومجال عملها. كما يعتبر الخطوة الأولى في بناء المنظمات لما له من أهمية كبيرة في تحديد مستويات الإدارة المختلفة. كما أنه يساعد في توزيع المهام بشكل مناسب، والتي ترتبط بروابط السلطة التي تحدد من يعطي الأوامر ويتلقاها؛ ولذلك فمن المهم جداً شرح وتعريف الهيكل التنظيمي الإداري وعرض وجهات النظر المختلفة حوله.

كما يمكنك التعرف على: مفهوم التنظيم الإداري وأنواعه

مفهوم الهيكل التنظيمي الإداري

يُعرف الهيكل التنظيمي الإداري لغةً في المعجم الوسيط بأنه “رسم يوضح مهام ومسؤوليات كل جزء من المؤسسة أو الشركة”. أما تعريفاتها فهي متعددة وتختلف باختلاف آراء الباحثين وآراءهم. وبشكل عام يمكننا تعريفها على النحو التالي:

التسلسل الإداري للمنشأة أو الشكل التنظيمي الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطها الإداري ببعضها البعض، والعلاقات بين الأفراد، وكذلك خطوط السلطة والمسؤولية داخل المنظمة.

وعرّفها ماكس فيبر بأنها “مجموعة من القواعد التي تعطي الحق في إصدار الأوامر للأفراد دون غيرهم من أجل تقديم التوجيه والمشورة لهم”.

ويعرفها البعض بأنها مجموعة من الطرق التي تقوم بها المنشأة بتقسيم الأفراد داخلها إلى مهام محددة ومتميزة، ومن ثم تنسيقهم لتكوين خريطة رسمية تصف كيفية توزيع المهام والمسؤوليات على الأفراد، وبالتالي تحدد العلاقات الرسمية بين الأفراد. هم.

الهيكل التنظيمي الإداري هو الخريطة التنظيمية التي تقسم الأنشطة المختلفة في المنشأة وتحدد الموارد البشرية اللازمة لتلك الأنشطة التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف الموضوعة مسبقاً بأفضل صورة وبأقل تكلفة ممكنة. كما يحدد علاقتها التنظيمية مع بعضها البعض بما يضمن نوعاً من تدفق العمل ضمن هذه التشكيلات الإدارية. – القضاء على التداخل في الاختصاصات والصلاحيات.

الهيكل التنظيمي الإداري هو شكل وإطار للتسلسل الإداري للمنشأة سواء كانت شركة أو مؤسسة، ويوضح مواقع كل وظيفة وخطوط السلطة والمسؤولية داخل المنظمة مما يساعدنا في التعرف على الإدارات والوحدات داخل المنشأة والمسؤوليات والصلاحيات المكفولة لكل شخص داخلها.

يعرف محمود سلمان العميان الهيكل التنظيمي الإداري بأنه “الآلية الرسمية لعملية إدارة المنظمات من خلال تحديد خطوط السلطة والتواصل بين جميع الرؤساء والمرؤوسين داخل المنظمة”.

ومما سبق يمكن تفسير الهيكل التنظيمي الإداري بأنه أدوات يتم من خلالها تحديد مستوى الإدارات بما في ذلك الأجزاء الداخلية، حيث يتم توزيع المهام بشكل هرمي يحتوي على الأطر المناسبة للعمل، ويتيح تنظيم الأنشطة مع ضمان إمكانية مراقبتهم والإشراف عليهم لاتخاذ القرار المناسب. .

ومن التعريفات والشرح السابق يمكننا استقراء العناصر التي يجب أن تتوافر في أي هيكل تنظيمي، وهي ما يلي:

• الوضوح في المهام والتخصصات المختلفة داخل المنظمة.
• وجود وحدات إدارية مختلفة داخل المنشأة.
• وضوح نطاق الرقابة والإشراف وخطوط المسؤولية والسلطة.

مبادئ الهيكل التنظيمي الإداري

يتم استخدام الهيكل التنظيمي الإداري وفق مجموعة من المبادئ أهمها ما يلي:

• توضيح مسؤوليات العمل والعلاقات الرقابية أو الإشرافية.
• مساعدة القادة والمديرين في إدارة نمو المنشأة والتغيير بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
• مساعدة الموظفين على فهم كيفية تناسب عملهم مع الأهداف العامة المخططة للشركة أو المنشأة.
• تعزيز فعالية الاتصال داخل المنظمة.
• مبدأ تقصير خط السلطة ومبدأ الوظيفة
• مبدأ تقسيم العمل ووحدة الهدف.
• مسؤوليات متساوية مع السلطات والصلاحيات.
• الوحدة الرئاسية.
• توفير الدليل النظري للراغبين في العمل.

يعكس الهيكل التنظيمي في كثير من الأحيان الفلسفة الإدارية والمنهجية للقيادة التي تتولى مسؤولية الشركة أو المؤسسة. فمثلاً نجد أن تصميم مخطط الهيكل التنظيمي الإداري لإدارة الأعمال المستقلة يختلف تماماً عن مخطط الإدارة الذي يعتمد على السيطرة والسلطة.

يمكنك أيضاً أن تقرأ: ما معنى الشركة المساهمة وأنواعها وخصائصها

الهيكل التنظيمي الإداري

هناك 4 أنواع أساسية من الهياكل التنظيمية، وهي كما يلي:

• الهيكل التنظيمي الإداري الأفقي
• الهيكل التنظيمي الإداري الوظيفي من الأعلى إلى الأسفل
• ويعتبر الهيكل التنظيمي الإداري الهرمي هو الأكثر تعقيدا ويتم تصميمه من قبل الشركات والمؤسسات الكبيرة
• الهيكل التنظيمي الإداري على أساس أقسام الشركة وأقسامها.

خصائص الهيكل التنظيمي الإداري

يتميز الهيكل التنظيمي الإداري بمجموعة من الخصائص أهمها ما يلي:

• ترتيب المهام والوظائف حسب درجة أهميتها في تحقيق الأهداف.
• التخصص يعني توزيع الموظفين بحيث يؤدون مهامهم بشكل واضح وفي مجالات تخصصهم.
• التنسيق بين جميع أنشطة الشركة أو المؤسسة مع الحرص على عدم التكرار وتحقيق التكامل بين الوحدات والإدارات المختلفة.
• تجنب الإسراف وهدر الموارد.
• توفير نظام إشراف ورقابة فعال.

أهمية الهيكل التنظيمي الإداري

تكمن أهمية الهيكل التنظيمي الإداري في تحديد مستويات الإدارة داخل الشركات والمؤسسات، حيث يساعد في تحديد وظيفة كل فرد داخل المنظمة. وهذا يسهل على القادة والمشرفين قياس الأداء والعمل على تحسينه، بالإضافة إلى ترتيب العلاقات وتحديدها ومنح المسؤولين صلاحيات ضمن إطار مناسب لمنصب كل فرد.

الهيكل التنظيمي الإداري هو آلية فصل الإدارات والوحدات والأقسام وتحديد العلاقات بين العمليات داخل الشركة أو المؤسسة. ويعمل على تنظيمها بما يحقق الأهداف العامة المخططة. ويمكن ذلك من خلال تحديد التكلفة وحساب تكاليف كل مركز منشأة.

يمكنك أيضًا قراءة: ما هي مميزات وعيوب الإدارة الإلكترونية

مميزات الهيكل التنظيمي الإداري

يتمتع الهيكل التنظيمي الإداري بمجموعة من المزايا التي تجعله مناسباً ومفيداً في تنظيم عمل المؤسسات والشركات. وأهم هذه المزايا ما يلي:

• مراعاة بيئة العمل سواء كانت داخلية أو خارجية بما في ذلك تأثيراتها على سير عمل المنظمة، حيث أن الهيكل التنظيمي الإداري يجعل الخطة مرنة بما يمكنها من الاستجابة لكافة الظروف التي قد تطرأ.
• ترتيب عمل المنظمة حسب درجة أولوية كل مسئولية.
• يشمل الهيكل التنظيمي جميع التخصصات ويؤكد على الأقسام ذات الفوائد طويلة المدى.
• الاعتماد على مبدأ التخصص، حيث يستطيع كل موظف من خلاله أداء وظيفة واحدة مخصصة له حسب تخصصه، مما يضمن السرعة في تحقيق الأهداف العامة للمنظمة.
• يساعد على إنجاز العمل بجودة عالية وتكاليف منخفضة.
• يساعد الهيكل التنظيمي الإداري في تنسيق عمل المنظمة، حيث يحقق المخطط التنظيمي التكامل بين عمل المؤسسة أو الشركة دون الوقوع في الازدواجية في التنفيذ أو التكرار.

يمكنك أيضاً قراءة: نصائح لتجنب الفشل في ريادة الأعمال

وهكذا بعد أن قمنا بشرح الهيكل التنظيمي الإداري يمكننا القول أن وجود خطة للهيكل التنظيمي الإداري في أي منشأة سواء كانت شركة أو مؤسسة هو أمر مهم يضمن تحقيق الأهداف العامة للمنشأة. المؤسسة والتأكد من عدم وجود تداخل بين الوظائف، لذلك يجب على القادة والمديرين العمل على تصميم خطة للهيكل التنظيمي الإداري. ذات الصلة بمجال أعمالهم.