جدول أسبوعي لتنظيم الوقت

الوقت من الأشياء الثمينة التي يمتلكها الإنسان، فهو يقود الإنسان إلى النجاح والتفوق في حالة حسن إدارته وسليمته، على العكس في حالة سوء إدارة الوقت.

نجد أن العديد من الأفراد يضعون أكثر من جدول زمني لإدارة وتنظيم الوقت من أجل إنجاز أكبر قدر ممكن من المسؤوليات والمهام سواء على مدار اليوم أو الشهر أو حتى العام.

ولكن قبل تنظيم ووضع جدول زمني يجب النظر إلى كافة المهام التي سيتم إنجازها خلال الوقت الذي سيتم تحديده من خلال الجدول الزمني، كما يجب أن يكون هناك تناسب بين قدرات الشخص والمهام المطلوب إنجازها خلال فترة محددة.

يتم إنشاء الجدول الأسبوعي بناءً على العناصر التالية:

1- التحكم بالوقت

الوقت ليس شيئاً مادياً يمكن المس به للتحكم والسيطرة، ولكن يمكن ذلك من خلال اتباع بعض الأساليب والأساليب التي تساهم في اقتناص الوقت وكسبه قدر الإمكان.
وبما أن الوقت من الأشياء الثمينة التي يصعب ويستحيل استعادتها بعد فقدانها، فيجب عليك التحكم فعلياً في وقت الفراغ الذي لديك.

2- حسن استغلال الوقت

وهي من الخطوات المهمة في تصميم جدول أسبوعي لتنظيم الوقت، حيث تتم هذه الخطوة من خلال وضع معايير مهمة تساهم في حسن استغلال كل دقيقة.

كما أن تنظيم الوقت يمكن الإنسان من زيادة معدل الإنتاج اليومي فوق المعدل المعتاد، لذا يجب الاهتمام بوضع جداول زمنية تستغل الوقت بشكل جيد بالقدر الذي يعود بالنفع على الشخص، مما يشعر الإنسان بالإعجاب والانزعاج. -الامتنان تجاه نفسه عندما ينجز قدرًا كبيرًا من المهام المطلوبة.

3- اتبع القواعد

تعتبر خطوة اتباع قواعد وقوانين وضع جدول أسبوعي لتنظيم الوقت من الأمور التي تؤثر بشكل كبير على نجاح تنفيذ الجدول، لذا يجب تحديد الفترات الزمنية اللازمة والمناسبة لإنجاز المهام المطلوبة.

وذلك لأنه لا يوجد عيب في إكمال مهمة معينة، كما أن البدء بمهام بسيطة ومرغوبة لدى الإنسان يساهم بشكل كبير في خلق حافز لإكمال الأجزاء الأخرى من المسؤوليات والمهام المطلوبة.

4- تحديد الأولويات وتحديدها

من خلال هذه الخطوة يتم تحديد مقدار وقت الفراغ المتاح دون عمل، وذلك من خلال تحديد الأولويات التي يتم القيام بها على مدار اليوم، حيث الأولويات هي المسؤوليات والمهام التي يتم القيام بها بشكل يومي خلال وقت محدد. مثال على هذه الخطوة:

إذا كان الإنسان يعمل من الساعة التاسعة صباحاً حتى الرابعة مساءاً فإن هذا الشخص يستهلك 7 ساعات من الوقت في عمله، لذلك تم تحديد الوقت المخصص لهذه الأولوية كل يوم.

5- تحديد وقت الفراغ

تعتبر هذه الخطوة من أهم الخطوات التي يتم من خلالها إنشاء جدول أسبوعي لتنظيم وتنفيذ نسبة كبيرة من المهام، لأنه من خلال تحديد وقت الفراغ طوال الأسبوع، فإن المهام التي يمكن إنجازها إلى حد كبير خلال هذا الوقت ستكون تسيطر عليها ومنظمة.

6- حدد المهام التي تريد إضافتها إلى وقت فراغك

بعد تحديد مقدار وقت الفراغ والوصول إليه، يجب عليك تحديد المهام الأخرى التي تريد إضافتها، سواء كانت مهام خاصة بمجال عملك أو دراستك أو مهام خاصة بالجانب الترفيهي، أو إعادة تنظيم المهام التي كانت كانت متوفرة سابقًا في وقت الفراغ الذي تم الحصول عليه.

7- تجنب تأجيل العملية

لدى بعض الأشخاص جداول زمنية متعددة لنفس الخطة، وذلك بسبب عملية التأجيل التي يتم اللجوء إليها عندما ينخفض مستوى الحماس والتحفيز.

ويتسبب ذلك في حدوث خلل في تنفيذ المهام التي تم تحديدها خلال فترة زمنية معينة.

قدر الإمكان عليك تجنب تأجيل المهام، لأن ذلك سيساهم في ضياع جزء كبير من الوقت لن يتم استعادته مرة أخرى.

8- لا تماطل في الوقت

يجب الاهتمام بهذه الخطوة من أجل تصميم جدول أسبوعي لتنظيم الوقت، حيث تضمن هذه الخطوة تجنب مماطلة الوقت الذي تم تحديده في الجدول، أي أن المهام المتقاربة في الوقت يتم تنفيذها في نفس الوقت .
ولكن هذا لا يعني القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت. مما يقلل من جودة المهام التي سيتم إنجازها ويؤثر على إحدى المهمتين لصالح الأخرى، أو يفشل في تنفيذ كليهما.

9- تجنب القيام بالأشياء المفاجئة

ويجب الحرص على التأكد من عدم وجود تداخل بين المهام التي تم وضعها في الجدول الزمني المراد تنفيذها وأية أمور أخرى تظهر فجأة، حتى لا تتسبب في تعطيل نجاح وتنفيذ المهام.

يمكن تقليل ذلك من خلال السماح للأشخاص الذين يتعاملون معك طوال اليوم بمعرفة الالتزامات والمهام التي يجب إكمالها خلال يومك.

سمات وخصائص الزمن

يتميز الزمن بمجموعة من الصفات والخصائص التي تدل على طبيعته. وعندما نتعرف على هذه الخصائص سنتمكن من التعامل مع الزمن بالشكل الصحيح، حيث تتمثل هذه الخصائص فيما يلي:

يمر الوقت بمعدل ثابت ومحدد.
لا يتم حفظها أو سرقتها.
لا نحتاج إلى المال لنحصل عليه، لكننا سنخسر الكثير بفقدانه.
الوقت لا ينتظر أحدا ليحصل عليه. إما أن نتركها أو نستثمرها.
يتحرك الزمن وفق نظام معين لا يمكن تعديله أو تغييره.
وهو العامل الأساسي لإنجاز المهام.
الوقت شيء غير ملموس ولا يمكن الاحتفاظ به أو تخزينه.
وهو عامل مهم يحدد مدى تقدم دولة ما عن أخرى.

فوائد إدارة الوقت

ويمكن تمثيل الوقت كأداة حادة، قد تكون مفيدة لصاحبها أو ضارة، حسب طريقة استخدامها. وكذلك إذا تم الحفاظ على الوقت واستغلاله بشكل جيد، فإنه سينجح في تنفيذ العديد من المهام.

لكن إذا تم تجاهله فإن ذلك سيؤدي إلى خسارة نسبة كبيرة من الإنجازات التي كان من الممكن تحقيقها، إلى جانب الشعور الدائم بالفشل.

هناك مجموعة كبيرة من الفوائد التي يمكن الحصول عليها عند تنظيم الوقت وإدارته، ومنها:

العمل على خفض مستوى الضغوط النفسية.
الشعور بالراحة والتحكم في المسؤوليات.
زيادة القدرة على العمل.
إنجاز نسبة كبيرة من المهام خلال فترات زمنية مناسبة.
ضبط نمط الحياة اليومي.
زيادة الثقة بالنفس، نتيجة القيام بالمهام والمسؤوليات المطلوبة.
موازنة الأشياء.

التعليمات الواجب اتباعها عند تنفيذ الجدول الأسبوعي

من أجل تنفيذ جدول إدارة الوقت الأسبوعي، عليك اتباع مجموعة من النصائح والتعليمات التي من خلالها يتم ضمان نجاح وإتمام جزء كبير من الجدول:

إعداد الأدوات التي من خلالها يتم إعداد وتصميم الجدول.
عند تحديد وقت الاستيقاظ من النوم، يجب تحديد هذا الوقت بشكل صحيح، لأن تصميم الجدول يعتمد بشكل كامل على هذه النقطة.
تم تصميم الجدول من خلال البدء بتسجيل الوقت واليوم والتاريخ. ويجب أن يتم تصميم هذه الخطوة بعناية فائقة، لتجنب أي تعطيل في تنفيذ المهام المحددة.
أحضر ورقة غير تلك المخصصة للجدول، ثم قم بتدوين كافة المهام والأشياء التي يجب القيام بها على مدار اليوم أو الأسبوع، من لحظة استيقاظك حتى العودة للنوم مرة أخرى.
ويجب أن يتضمن الجدول وقتاً للاسترخاء بين مهمة وأخرى، لتجنب الشعور بالملل والتعب عند أداء المهام المطلوبة. ليس من الضروري أن يكون الوقت المخصص للراحة كبيرًا حتى يستفيد منه الجسم، حيث يمكن للجسم والعقل أن ينقطع عن أداء المهام ثم يعود إليها مرة أخرى، حتى لو كان مقدار الوقت المخصص للراحة في حده الأدنى.
ومن المستحسن إنهاء الجدول بكتابة شيء مهم، والذي يجب القيام به في بداية اليوم التالي.

نحن دائما في سباق مع الزمن. فإما أن نربح بإتمام المهام المطلوبة، أو نربح الوقت بضياعه دون الاستفادة منه.