توزيع المهام على فريق العمل

لا شك أن العمل الجماعي أفضل بكثير من العمل الفردي، لأنه يساعد على تحقيق أهداف العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

توزيع المهام على كل فرد داخل نظام العمل يسهل تسهيل الأمور حسب إمكانيات كل فرد لإنجاز مهامه بشكل أفضل، ولذلك سنشرح لكم كيفية توزيع المهام على فريق العمل عبر الموقع “موقعنا”.

كيفية توزيع المهام على فريق العمل

يجب أن يتمتع مدير الفريق بمواصفات خاصة حتى يتمكن من توزيع المهام بين الفريق بحكمة وذكاء حتى يتم الوصول إلى الأهداف المرجوة بسرعة وكفاءة.

» إقرأ أيضاً لمزيد من المعلومات: ما هو تخصص الموارد البشرية في المنظمات؟

مواصفات مدير الفريق

• ويجب أن يتقن اختيار أعضاء فريق العمل من حيث خبرتهم السابقة ودرجة تعليمهم ومهاراتهم الشخصية والتوفيق بين مستوياتهم العقلية.
• كما يجب أن يكون قادراً على التخطيط والتحليل والموضوعية في اختيار أسلوب العمل وتوزيع الأدوار بمهارة.
• ويجب أن يحظى بثقة أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من استشارته في مهامهم واللجوء إليه عندما تكون هناك حاجة ملحة لذلك.
• يجب أن يكون لديه خبرة في التعامل مع الموظفين وتحفيزهم ومنحهم الثقة في أنفسهم وخبراتهم ومنحهم فرصة الابتكار ليكون لهم السبق في تطوير العمل.
• ويجب أن يكون قادراً على حل أي خلاف يحدث بينهما بذكاء، وعدم التفريق بينهم في المعاملة، وحسن قيادتهم.
• ويجب عليه أيضًا أن يكون قادرًا على الالتقاء بهم والاتفاق معهم على كيفية تحقيق أهداف العمل بشكل أفضل من ذي قبل والإشارة إلى حالات الفشل.
• وعليه أن يعطي توجيهات واضحة ويتدخل في الوقت المناسب حتى لا يخرج الفريق عن المسار الصحيح.
• لتكون قادرًا على مراقبة وتقييم التقدم وتحديد الأولويات ووضع معايير عادلة للأداء.
• ويجب أن يكون متفهماً ومتقبلاً لآراء أعضاء الفريق، خاصة إذا كانت في مصلحة العمل.
• أن تكون متقبلاً لتنوع رغبات واحتياجات أعضاء الفريق حسب طبيعتهم.
• يجب الإشادة بأعضاء الفريق عندما ينجزون ما يطلب منهم، مما يجعلهم أكثر استعداداً للعمل. كما أن هذا التشجيع يجعلهم يثابرون في كل عمل شاق وصعب.
• ويجب ألا يتعارض كلامه مع أفعاله، حتى يثق به أعضاء الفريق ويحترمونه.

فوائد إدارة فريق العمل وتوزيع المهام بينهم

• تقليل المنافسة الفردية من خلال التعاون بين أعضاء الفريق ودعم بعضهم البعض لتحقيق النجاح.
• توفير فرص تبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارة.
• اتخاذ القرارات في وقت واحد بدلاً من اتخاذها بشكل متسلسل باستخدام الأساليب التقليدية في العمل الفردي، وبالتالي تحقيق الاستخدام الأمثل للوقت.
• تحقيق النجاح المنشود بفضل التعاون والألفة بين فريق العمل.

» كما ننصحك بقراءة: كيفية إعداد خطة العمل الإداري وأهدافها وفوائدها

مواصفات فريق العمل الناجح

• المرونة في التعامل، حيث يتقبل كل عضو في الفريق آراء الآخر بما يخدم نجاح الفريق ولا يلتزم برأي واحد.
• تعتبر المشاركة من أهم الصفات، حيث يهتم أعضاء الفريق بالمشاركة في المهام بشكل فعال ودعم بعضهم البعض في أي مهمة قد يعيق أحدهم عن إكمالها.
• يجب على أعضاء الفريق أن يتحملوا ويواجهوا المخاطر والمشاكل.
• انفتاح أعضاء الفريق في تقديم المعلومات حول تخطيط العمل وتقبل وجهات النظر.
• الالتزام بتحقيق أهداف العمل والإخلاص والأمانة في العمل.
• الإبداع والابتكار في أساليب تحقيق أهداف العمل.
• يجب أن يكون أعضاء الفريق متحضرين في مناقشة الخلافات والصراعات، وأن يقبلوا وجهات نظر بعضهم البعض.
• هناك أهداف يسعى فريق العمل إلى تحقيقها على أكمل وجه. وتنقسم هذه الأهداف إلى مجموعة من المهام التي يتم تقسيمها فيما بينهم حسب خبرتهم. ويقوم الفريق بتنفيذ هذه المهام في المواعيد المحددة مسبقاً من قبل مدير العمل وبجودة عالية.

» لمزيد من المعلومات اقرأ: كيف تكون قائد فريق ناجح

أنواع فرق العمل ومهامهم

هناك عدة أنواع من فرق العمل، بعضها رسمي والبعض الآخر غير رسمي.

من خلال بعض التجارب التي تم إجراؤها، يفضل قادة فرق العمل الفرق الرسمية أكثر من الفرق غير الرسمية لأن خصائصها تشمل الاستقرار والاستمرارية في العمل وتنفيذ الأعمال الروتينية المتكررة.

كما تقوم فرق العمل الرسمية بمتابعة قواعد وإجراءات العمل، وإعداد التقارير اللازمة، ومتابعة التقدم في تحقيق الأهداف المرجوة، بينما تقوم فرق العمل غير الرسمية بإنجاز مهام محددة.

ومن الجدير بالذكر أن المدير يمكنه إدارة فريق العمل وتوزيع مهامه ومتابعته عن بعد من خلال بعض تطبيقات الكمبيوتر والموبايل مثل:

Asana، وSlack، وTrello، وScreen cast O-Matic، وBase Camp، وWhen I Work.

ومن خلال هذه التطبيقات يستطيع متابعة المهام والمشاريع مع فريق العمل، ويمكن لأعضاء الفريق متابعة بعضهم البعض دون إرسال رسائل بريد إلكتروني، وبالتالي يتم توزيع المهام بانتظام.

ومن خلال هذه التطبيقات يمكن لأعضاء الفريق أيضًا كتابة التعليقات والملاحظات حول آخر تطورات العمل وتحميل الملفات، حيث يتلقى كل عضو إشعارًا بذلك. ويمكن ربط بعض هذه التطبيقات مثل تطبيق Slack ببعض الخدمات الخارجية مثل Skype.

إذا كان لا بد من شرح بعض خطط العمل والمهام بالصور والفيديو، وإذا كان فريق العمل من المبرمجين والمصممين فيمكن ذلك من خلال تطبيق Screen Cast O-Matic.

يستطيع مدير العمل تنظيم مواعيد عمل الفريق من خلال تطبيق عندما أعمل مما يسهل عليه التواصل معهم ويزيل الأعذار.

وفي ختام موضوعنا حول توزيع المهام على فريق العمل فإن النظام والانضباط في العمل يشكلان مؤسسة قوية وناجحة.