الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي هو موضوع رحلتنا عبر موقعنا، فمهنة السكرتير والسكرتير التنفيذي تختلف عن بعضها البعض من حيث المهام التي يقوم بها كل منهما. ولذلك من خلال مقالنا سنوضح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام.

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

ويظهر الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي في المهام التي يقومان بها، لأن مهام السكرتير تختلف عن مهام السكرتير التنفيذي كما يلي:

1_ واجبات السكرتارية

• -مسؤول عن تنظيم حركة العمل داخل المكتب.
• وضع جدول زمني لتنظيم المواعيد والمقابلات للمدير.
• ترتيب الأوراق والوثائق الإدارية.
• الرد على جميع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكس.
• كن حاضرا أثناء اجتماعات العمل لتدوين جميع الملاحظات والنتائج.
• – الإشراف على تنفيذ الأوامر والقرارات من خلال متابعتها مع الإدارات الأخرى.
• كتابة التقارير لتوضيح الحالة العامة للعاملين والعمل.
• استقبال جميع الشكاوى المقدمة من الموظفين وعرضها على المدير.
• توصيل جميع مقترحات موظفي الشركة إلى المدير.
• مراقبة العمال والإشراف العام على حركة العمل.

2_ واجبات السكرتير التنفيذي

• إعداد التقارير والمراسلات.
• تنظيم المواد للعروض التقديمية.
• القيام بجميع الترتيبات المتعلقة برحلات المدير العام.
• توفير الإقامة لزوار الشركة من الخارج.
• تجهيز القاعات المناسبة لعقد الاجتماعات.
• المتابعة المستمرة لجدول أعمال المدير العام.
• تقديم تقرير عن نفقات الشركة إلى المدير.
• توفير كافة مستلزمات الإجتماعات.
• توفير الأثاث والاحتياجات المكتبية بأسعار مناسبة.
• إتمام صفقات العقود الدولية مع شركات الشحن.
• إنشاء نظام أرشيف إلكتروني وآخر ورقي.
• – القيام ببعض المهام المكتبية مثل التصوير والنسخ.
• ترتيب جميع بيانات البريد الإلكتروني والأرقام.
• وفي حالة غياب المدير يقوم السكرتير التنفيذي مقام المدير في إصدار القرارات والتعليمات.

الصفات المهنية للسكرتير والسكرتير التنفيذي

هناك بعض الصفات المهنية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير والسكرتير التنفيذي، وهي كما يلي:

• الحصول على مؤهل عالي في نفس مجال العمل.
• مهارة عالية في استخدام الحاسب الآلي.
• -خبرة في التعامل مع البريد الإلكتروني.
• العمل ضمن فريق واحد.
• أن يمتلك مهارات الإقناع والتواصل مع الآخرين.
• – المعرفة بإعداد التقارير وتنظيم الجداول الزمنية.
• القدرة على مواكبة التطورات التي تحدث في مجال العمل الإداري.
• أن يمتلك مهارات في التعامل مع الأجهزة المكتبية.

وفي نهاية مقالنا قد أوضحنا الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام التي يقوم بها كل منهما والصفات التي يجب أن يتمتع بها كل منهما.