الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي

الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي من الأمور التي لا يعرفها أغلب الناس، حيث يشيع استخدام هذين المصطلحين في حالة الرغبة في دراسة مشروع معين، أو إنشاء مشروع، وهكذا موقعنا سوف نقوم بمراجعة ما هو الفرق بين كل من المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي.

الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي

يخلط الكثير من الناس بين مفهومي المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي، ولكن في الحقيقة هناك فرق بين كل منهما. يعتبر الهيكل التنظيمي مرجعا يمكن استخدامه لتحديد صلاحيات ومسؤوليات الموظفين.

أما الخريطة التنظيمية فهي عبارة عن مخطط بياني يمثل شكل المنظمة، ومن خلالها يتم التعرف على الموظفين وخبراتهم. وفي الفقرات التالية سنتناول بالتفصيل الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي بشكل منفصل.

1- الخريطة التنظيمية

الخريطة التنظيمية هي طريقة تستخدم لعرض مخطط تفصيلي يشير إلى الهيكل الذي يتكون منه المنظمة. تساعد هذه الخريطة على تنظيم أشياء كثيرة في المؤسسة، مثل:

• يساعد على تحديد المسؤوليات لكل موظف.
• كما أنه يحدد العلاقات بين الموظفين.
• يمكن أن يشير المخطط التنظيمي أيضًا إلى الطريقة التي تتعامل بها الإدارة مع الموظفين.

أنواع المخطط التنظيمي

وفي إطار التعرف على الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي، تجدر الإشارة إلى أن هناك أكثر من نوع من المخطط التنظيمي، وتتمثل أنواعها في الفقرات التالية:

1- الهيكل التنظيمي التقليدي

تعتبر الخريطة التقليدية وسيلة لعرض جميع الإدارات وجميع التقنيات المستخدمة في المؤسسة. وتتميز هذه الخريطة أيضًا بجمعها مجموعة من الموظفين الذين يتمتعون بخبرة عالية ومهارة ممتازة. ولكن من ناحية أخرى فإن التعامل مع هذه الخرائط يصعب التعامل مع جميع الإدارات.

2- الخريطة التنظيمية التقسيمية

تعمل هذه الخريطة على توضيح خطوط الإنتاج للشركات. تحتوي هذه الخريطة على العديد من الأقسام، لكن من أبرز عيوبها أنها تتطلب نفقات عالية.

3- مخطط تنظيمي مسطح

من خلال هذه الخريطة يمكنك الاطلاع على عدد قليل من المستويات، لكل من الموظفين والمديرين، حيث تعمل على إظهار القدرات والمهارات الخاصة، مما يدعم فكرة اتخاذ القرارات، ويمكن القول أن هذه الخريطة تستخدم في المؤسسات الصغيرة.

4- مصفوفة الهيكل التنظيمي

تعرض هذه الخريطة طريقة تقسيم الموظفين، ويكون التقسيم على أساس المنتجات التي تم تقديمها، أو على المشاريع المقدمة، ويكون على شكل تقارير ترفع إلى المدير المباشر.

تسهل هذه الخريطة التواصل مع الموظفين، كما تساعد على زيادة مرونة العمل.

خصائص ومميزات المخطط التنظيمي

بالإضافة إلى الحديث عن الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي، تجدر الإشارة إلى أن المخطط التنظيمي يتميز بعدة خصائص، وتتمثل هذه الخصائص في الفقرات التالية:

1- التوافق مع المشاريع الصغيرة

ومن الجدير بالذكر أنه من أجل تطوير الخريطة التنظيمية فمن الأفضل للمشاريع الصغيرة، لكي تعمل المنظمة بشكل منظم وفعال، حيث أن كثرة الطبقات تؤدي إلى تعقيد الخريطة مما يؤدي إلى نتائج سلبية من الهدف من تطوير الخريطة.

2- تقليل الوقت

من أهم مميزات المخطط التنظيمي أنه يساعد في اختصار الوقت وزيادة كفاءة العمل والقدرة على الإلمام بكافة تفاصيل العمل.

3- تطوير المتخصصين

ويهدف المخطط التنظيمي بشكل كبير إلى جمع الأشخاص ذوي الخبرة والمهارة العالية للعمل في مكان واحد، وذلك لتطوير عملهم وزيادة خبراتهم.

2- الهيكل التنظيمي

ومن أجل التعرف على الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي، لا بد من النظر إلى كل منهما. ومن الجدير بالذكر أن الهيكل التنظيمي للمؤسسة يشبه الهيكل العصبي في الجسم.

وذلك لأن الهيكل التنظيمي هو المسؤول عن الإشراف على جميع الوحدات التي تتكون منها المنظمة، أو المؤسسة، وبالتالي يمكن القول أن الهيكل التنظيمي هو المشرف العام على جميع المسؤوليات التي تتعلق بالمؤسسة.

كما يوفر الأساليب التي يمكن اتباعها لتقديم أفضل عمل وتطوير الإنتاج، بالإضافة إلى مراقبة النتائج ومتابعة طرق إنجاز العمل.

أنواع الهيكل التنظيمي

كما تعرفنا على أنواع المخطط التنظيمي، ولا بد من معرفة أنواع الهيكل التنظيمي، حتى نتعرف على الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي، وتتمثل الأنواع في الفقرات التالية:

1- هيكل تنظيمي بسيط

ويسمى أيضاً بالهيكل التنظيمي الهرمي، ويعتبر من أبرز أنواع الهيكل التنظيمي، لأنه يتميز بالعديد من المميزات، ومن أهم مميزات هذا النوع أنه بسيط، وغير رسمي، وغير رسمي. لا يتميز بالتعقيد.

هذه الميزات تسهل عملية اتخاذ القرار، ويتم الاعتماد على هذا النوع في بداية الشركة أو المشروع، حيث لا يوجد عدد كبير من الموظفين.

2- الهيكل التنظيمي الوظيفي

هذا النوع من الهيكل التنظيمي يتم من خلاله تنفيذ العمل في نفس المجال، ويمثل تجمع الموظفين في مكان واحد، ولكن الجدير بالذكر أنه يحمل بعض السلبيات، مثل أنه غير مرن، ولا تتناسب مع الظروف الخاصة بالمؤسسة، في حال تعدد المستويات الإدارية.

3- الهيكل التنظيمي المصفوفي

يصنف هذا النوع الموظفين حسب الوظائف والمهام التي يؤدونها. كما يوجد شخص يعمل على مراقبة كل مجموعة من الموظفين، ومن الممكن أن يكون هناك أكثر من شخص يرأس المجموعة.

وعلى الرغم من المزايا التي يتميز بها هذا النوع، إلا أنه يحمل بعض السلبيات، مثل عدم القدرة على تنظيم الأعمال.

4- الهيكل التنظيمي الميكانيكي

ويعتمد هذا النوع من الهيكل التنظيمي على وضع مستويات الإدارة في شكل هرمي، ويمكن القول أن هذا النوع هو النوع الأفضل. كما أنها تتميز بالرقابة وتعتمد على الشكليات ولكنها تعتبر بطيئة وغير مرنة.

5- الهيكل التنظيمي الحيوي

ويسمى هذا النوع بالبنية العضوية، ومن خلاله يتم تجميع عدة مستويات إدارية. كما يتميز بأنه قصير، ويتميز بسرعته في اتخاذ القرارات، ولا يتضمن الشكلية في التعامل، بالإضافة إلى المرونة، إلا أنه يعتبر أن سيطرته ضعيفة.

خصائص الهيكل التنظيمي

ولا بد من الإشارة إلى أن الهيكل التنظيمي في أي مؤسسة يحمل العديد من المزايا والخصائص، وتتمثل هذه الخصائص في النقاط التالية:

• يقوم الهيكل التنظيمي بتنسيق الأعمال وتجنب البيروقراطية والازدواجية.
• بالإضافة إلى أنه يعمل على تهيئة كافة الظروف الداخلية والخارجية للعمل، ويساعد في انسيابية الاستجابات لحاجة العمل.
• كما يحدد الهيكل التنظيمي جميع المسؤوليات للموظفين ويعمل على إنجاز المهام بسرعة.
• كما أنه يحدد المهام الهامة، من أجل البدء بها.
• كما أنه يهتم بتأمين التكاليف لجميع الشركات.
• ويمكن القول أن الهيكل التنظيمي يعمل على مراقبة المهام، من أجل إنجازها دون أي أخطاء.
• يتميز الهيكل التنظيمي بالشكليات، ويتم العمل كما هو دون إضافة أي إبداع.
• كما تعد المرونة في العمل من أهم سمات الهيكل التنظيمي.

هناك فرق كبير بين الهيكل التنظيمي والمخطط التنظيمي، وهو أمر مهم إذا كنت تريد تأسيس شركتك الخاصة، ويعتبر من أهم الأساليب الإدارية التي يجب مراعاتها في حالة تأسيس شركة جديدة.