هناك إقبال كبير على أفضل الرسائل الرسمية الجاهزة للطباعة والإستخدام، حيث أنها الوسيلة التي يتم من خلالها التواصل بين المؤسسات والشركات أو بين موظفي الشركة الواحدة، حيث يقوم الموظف بكتابة خطاب رسمي للتعبير عن مشكلة ما، اعتذار وطلب نقل وغيرها من أنواع الرسائل وعرضها على الموظف أو المدير المسؤول. المباشر، ويحدث العكس أيضاً من خلال استلام الموظف رسالة رسمية من مديره تحتوي على إشعار. ومن خلال هذا سنتعرف على أهم نماذج الرسائل الرسمية الجاهزة للاستخدام.
| ما هو الخطاب الرسمي؟ | هي الوثيقة التي يتم تقديمها إلى الجهة المختصة بالطلب |
| ما الفرق بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية؟ | الرسائل الرسمية لها معايير معينة في الكتابة، ويتم ذكر تفاصيل الرسالة والبيانات الشخصية، أما الرسائل غير الرسمية فهي تكتب بدون تنسيق محدد |
| ما هي العناصر التي تجعل أي خطاب مقنعا؟ | ابدأ بالتحية ثم اشرح الغرض من الحديث بطريقة مهذبة وأنيقة |
محتويات المقالة
أفضل الرسائل الرسمية جاهزة للطباعة والاستخدام
تستخدم الرسائل الرسمية للتواصل بين الشركات أو بين المدير وأحد موظفيه. فيما يلي عدة أمثلة على الرسائل الجاهزة للاستخدام:
| النموذج الأول
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. مع خالص تحياتي اقدم لك… السيد الأستاذ/……………………… مدير المؤسسة/……………………….. يشرفني أن أتمكن من التواصل مع شخصياتكم المميزة من خلال هذه الرسالة، وأغتنم هذه الفرصة لأعرب عن عميق امتناني لجهودكم الضخمة والمؤثرة في المنظمة، وأود أن أذكر بعض النقاط الأساسية المهمة في مسيرة العمل وهي …………………… أتمنى أن تنال هذه النقاط والمقترحات اهتمامكم. تحياتي الشخصية الصادقة المرسل إليه/……………………….. التاريخ/……………………………. التوقيع/…………………………… الختم/……………………………. |
| النموذج الثاني
تم التحرير بتاريخ ……../…/………………. بعد التحية…. إلى السيد الأستاذ ……………………. رئيس مجلس الإدارة…………………………… يشرفني أن أقدم لكم هذه الرسالة حتى نتمكن من استخدامها لتوضيح رغبتنا في المزيد من اتفاقيات التعاون بين الشركتين، خاصة أننا أولينا اهتماما كبيرا بما تمكنت شركتكم من إنجازه خلال الفترة القصيرة الماضية من الوقت. جميع الوظائف تعمل في مجال …………… خالص تحياتي وتقديري.. مرسل/…………………………. رئيس مجلس الإدارة/……………………………….. رقم الاتصال/…………………………………. بريد إلكتروني/……………………………. التوقيع………………………………………. / ختم الشركة……………………………/ |
خطابات الشركات الرسمية
استمراراً للحديث عن أفضل النماذج الرسمية الجاهزة للطباعة والاستخدام، هناك عدة أنواع من النماذج التي يتم كتابتها للشركات، والتي تتمثل في النماذج التالية:
| النموذج الأول
تاريخ اليوم…….. /………/……………….. خطاب مقدم من …………………….. مدير الوكالة …………………….. بعد التحية… السيد الأستاذ/ ……………………….. مدير الشركة …………………………. أوجه إليكم هذه الرسالة للتعبير عن تقديرنا للجهود غير المسبوقة التي تبذلها الشركة في مجال …………… مما يدفعنا إلى الحرص على التوصل إلى بعض الاتفاقيات التجارية بين الشركتين بما يحقق المصالح المشتركة للشركتين ، ونأمل أن يكون هناك تواصل فعال معنا في المستقبل. مع خالص التقدير والاحترام إمضاء………………………… هو اتمم………………………. |
| النموذج الثاني
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته السيد الأستاذ/ …………………….. مدير الشركة ……………………….. أود أن أشكركم من أعماق قلبي، ويسعدني أنكم نجحتم في إدارة الشركة بطريقة إدارية حكيمة وناجحة، وقد تقدمت بطلب زيادة حصة المنتجات الشهرية من منتجات شركتكم، مع العلم أنه سيتم مضاعفة الطاقة الإنتاجية للشركة والكمية والوقت المطلوب وغيرها من التفاصيل. خالص التحية والتقدير . مرسل/…………………………. مدير الشركة………………………. ختم وتوقيع الشركة ………………… |
| النموذج الثالث
تحياتي أستاذي ……………. رئيس الشركة ……………… أتقدم بكل الاحترام والشكر والتقدير لشخصكم الكريم، وأود أن أوضح تطلعي إلى استكمال العديد من بروتوكولات التعاون المشترك بين شركتكم وشركتنا بما يحقق الإزدهار المنشود والتقدم لكلا الشركتين. وإنني أتطلع إلى سماع ردكم على هذا الاقتراح في أقرب وقت ممكن. المرسل ………………………….في اليوم ……………………….أرقام الهاتف ……………………….. البريد الإلكتروني ………………………… توقيع المرسل ……………………………… |
خطابات رسمية للجهات الحكومية
لتتمكن من كتابة أفضل الرسائل الرسمية الجاهزة للطباعة والاستخدام، هناك عدة نماذج يمكن الأخذ منها إذا كنت تريد إرسال خطاب رسمي إلى إحدى الجهات الحكومية. هذه النماذج هي:
| النموذج الأول
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. السيد الاستاذ / ……………………… مدير القسم ……………………. بعد التحية. أطلب وبشكل عاجل نقلي من قسم عملي الحالي إلى فرع آخر أقرب إلى مكان إقامتي، حتى أتمكن من مواصلة العمل والممارسة اليومية دون ضغوط جسدية ومالية، وأتمنى الرد السريع. مع كل الشكر والتقدير.. المرسل / ………………………… موظف في فرع ………………………. رقم التليفون……………………………… بريد إلكتروني……………………….. التوقيع…………….. |
| النموذج الثاني
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته… تاريخ اليوم…….. ……..……………. المرسل / ………………………… إلى مسؤول القسم / ……………………………. السيد……………………………….. ويسعدني جدًا أن أعرب عن امتناني وتقديري لك. أريد أن أخبركم أنني أكملت التعلم اللازم للعام الجديد ولدي الخبرة الكافية لأكون مؤهلاً للترقية إلى منصب أعلى، لذا لم تصدر الوكالة ترقيتي بعد. أطلب منك أن تقرر هذا حتى تتمكن من نقله بسرعة إلى المستوى الوظيفي المطلوب. وهنا أود أن أتقدم لكم بجزيل الشكر والتقدير، مع إرفاق كافة المستندات المؤيدة. التوقيع………………………………… |
| النموذج الثالث
التاريخ…….. /………/……………….. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. السيد الفاضل مدير الدائرة ………………………. أريد أن أكتب إليكم لأعرب لكم عن خالص شكرنا على جهودكم المتميزة، وأود أن أتحدث عن مجموعة من الاقتراحات والنقاط المتعلقة بعملية العمل، مثل /……………………… .. والتي ستؤخذ منها هذه الاعتمادات. يمكنك تطبيقها قدر الإمكان. . مع كل الشكر والاحترام المرسل/…………………………موظف في القطاع/………………….. قسم/………………………… فرع………………………. التوقيع……………………….. |
أنواع الرسائل الرسمية
لتقديم أفضل الرسائل الرسمية الجاهزة للطباعة والاستخدام، يرجى التعرف على أهم أنواع الرسائل التي يتم تقديمها إلى الجهة المعنية حسب نوعها والغرض منها. أنواع الرسائل الرسمية هي كما يلي:
- خطاب استقالة.
- كتاب رسمي لتقديم الشكوى.
- خطاب تفويض رسمي.
- خطاب إخطار المبيعات.
- رسالة تحتوي على رسالة.
- خطاب استلام خطاب.
- خطاب توصية رسمي.
شروط كتابة الرسالة الرسمية
لتتمكن من كتابة أفضل الرسائل الرسمية الجاهزة للطباعة والإستخدام يجب أن تكون على دراية بجميع الشروط والمتطلبات وهي:
- اكتب التاريخ بالصيغة التالية: يوم/شهر/سنة.
- إضافة وسائل التواصل المتعلقة بالشخص المرسل مثل العنوان أو عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.
- يجب أن يكون محتوى النموذج هادفًا وليس مطولًا.
- كتابة العبارات بصيغة الجمع للاحترام، واستخدام المفردات والعبارات الصحيحة والمناسبة.
- استخدم المفردات التي تناسب طبيعة الشركة.
- التأكد من أن النموذج لا يحتوي على أي أخطاء إملائية في البيانات.
- الاهتمام بقواعد اللغة العربية وعلامات الترقيم.
الرسائل الرسمية هي وسيلة التواصل بين الشركات وبعضها البعض، أو بين الموظفين والمسؤولين. لذلك يجب تقديم الخطاب الرسمي بالشكل الذي يليق بصاحبه، ومن الضروري أن يتضمن جميع بيانات المرسل والمرسل إليه.